质量记录保存期限规定

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1、质量记录控制程序1电器公司质量记录分类及保存期限规定20质量记录控制程序1范围本文件规定对质量记录进行控制和管理的程序和要求，为证实质量体系有效运行和产品、过程、服务等符合规定要求而提供必要的客观证据。本程序适用于本公司产品、过程及质量管理体系运行的所有记录的控制。2相关文件Q/KMHWQP4-01-2011《文件控制程序》3术语本程序采用GB/T19001-2008《质量管理体系基础和术语》及Q/KMHWQMS2011质量手册中的术语和定义。4职责管理者代表负责对质量记录的指导、检查，并确保贯彻实施。质检部应规定质量记录种类、表格和

2、填写方法，并对所使用的质量记录予以控制和负责质量记录的归口管理。职能部门、生产单位负责管理本部门质量记录的日常管理。负责本部门质量记录活动，对质量记录进行收集、整理、标识和编号，建立控制台帐，每年六月和年底将质量记录目录清单传递给质检部。过程检查的质量记录由各生产单位在测绘项目工程完成后进行编目，装订、造册，交质检部汇总。5控制程序5.1质量记录是为已完成的质量活动或达到的质量结果提供证据的文件，是质量控制和质量改进的重要依据，也是纠正和预防措施的依据，它是整个质量体系证实性文件。本公司的质量记录可以采用书面形式，也可以存入计算机磁盘

3、或硬拷贝。5.2质量记录的填写1质量记录的填写要及时、真实、完整。内容包括质量记录的名称、标识、记录人员、审批人员的签字及日期等。记录表格栏目应填写完整，如因某种原因不需填写的栏目可用单线划去。字迹应清晰，不得随意涂改。若记录产生笔误时，可用单线划改，划改后应有划改签名并注明日期。记录未经批准不得修改。5.3质量记录的标识及编号规定5.3.1质量记录用编号进行标识，发生质量问题时有可追溯性，能通过质量记录查明情况，找出原因和责任者，并针对性地采取纠正和预防措施。5.3.2质量记录的编号质量记录表(报告等)左上方的编号:QR××－××－

4、××××发布年份本章条质量记录序号标准章条号质量记录标识如QR4.2.3-01-2011为文件控制的第一个记录《质量管理体系文件总目录》。质量记录表（报告等）右上方的编号：××－××－××××质量记录填写年份质量记录流水号部门编号如XZ-03-2011为行政办2011年填写的该类质量记录的第三个记录。注：质量记录右上方的编号，是为了区分不同部门、不同日期的同一记录而设置的。C)每个部门都有一个部门编号，各部门代号规定如下：2A公司领导XZ行政办CW财务部RL人力资源部SC生产经营部ZJ质检部JK技术开发部DL地理信息中心GT国土规划部

5、5.4质量记录的保存、保护质量记录应贮存和保管在防潮、防火、防虫蛀和防鼠害的环境中，以防损坏、变质和丢失。质量记录应放在易于存取的架子上，应便于存取和避免丢失。5.5质量记录的检索为便于存取的检索，各职能部门、生产单位年底按质量记录的保存期限进行装订、编目，要求如下：各职能部门、生产单位每年的12月底前各自按标准的章条顺序、记录日期及相同保存期限的质量记录进行装订造册；装订成册的记录须有：——封面应包括记录名称、装订日期、保存期限、部门等项目；——汇编成册的记录第二页应列出全部记录的目录。汇编成册的记录存放应合理、有序，便于存取和检索

6、；各部门应将所有记录目录传递给质检部汇总；5.6质量记录的借阅按Q/KMHWQP04-01-2011《文件控制程序》5.9文件的借阅规定执行。5.7质量记录的保存期限规定如下：一般记录保存期为3年；保存五年—永久的质量记录有：检查记录、设计书、检查验收报告、技术总结、人员培训记录。合同要求时，在合同期内其质量记录超过了上述期限时，可延长相关质量记录的保存期。35.8质量记录格式的更改各职能部门、生产单位可根据工作需要提出质量记录格式的更改，并报公司质检部审核和归口管理。5.9质量记录的销毁处理质量记录如超过保存期或其它特殊情况需要销毁

7、时，按Q/KMHWQP4-01-2011《文件控制程序》中5.7文件的作废和销毁规定执行。由质量记录管理人员填写“文件、记录销毁申请及执行表”经管理者代表批准后，由授权人执行销毁。需作资料保留的，经记录管理部门负责人批准后，由质量记录管理人员盖“留用”印章后，可留用。5.10公司保留质量记录清单见附录A《公司质量记录目录清单》。4公司质量记录目录清单QR4.2.3-02-2011序号记录名称编号保存期限备注1质量管理体系文件总目录QR4.2.3-01-2011长期保存2公司质量记录目录清单QR4.2.3-02-20113年3文件会签表

8、3年QR4.2.3-03-20114文件领用审批表QR4.2.3-04-20113年5受控文件发放、回收登记表QR4.2.3-05-20113年6文件发放登记表QR4.2.3-06-20113年7文件复制登记表QR4.2