鑫辉企业公文公章管理制度

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1、鑫辉企业公文公章管理制度 一、公文审批1、审批公文按以下原则办理：凡以公司名义行文交由总经理审批。紧急情况下如总经理外出由主持工作的副总审批，但应向总经理报告。2、若收到交通局来文，要及时登记，送主要领导阅批。3、以总经办名义发文，由总经办主任审阅。二、文件处理要严格公文处理程序。1、公文处理包括公文的办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。要坚持实事求是、精简、高效原则，做到及时、准确、安全。2、凡交通局或其他单位来文，文员要认真做好签收、登记工作。3、经审核，对符合规定的公文，文员应及时送主管公文处理工作的领导批示后办理。4、未经登记、分办的公文，一般不予办理

2、。特殊情况下直接送领导阅批公文，总经办要及时补办登记手续。5、文员收到交办的公文后，按要求及时办理，不得延误、推诿。6、送领导批示或转交各部室办理的公文，文员要负责催办，要做到紧急公文跟踪催办，重点公文重点催办，一般公文定期催办。157、传阅的文件在阅者手中时间不得超过三天，急件当天办理，领导外出前，由文员负责督促将文件处理完毕。外出期间，急需办理或处理的文件，由其他他领导代行办理，避免文件积压，提高工作效率。8、行文应注重实效，言简意赅，文件起草，由秘书负责，应坚持以下方面的原则：（1）符合国家的法律、法规及其他有关规定。（2）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，

3、直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。（3）正确使用文种。（4）引用人名、地名、数字等要引文准确。引用公文应当先引标题，后文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。（5）应当使用国家法定计量单位。（6）公文中的数字，除发文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修饰色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。9、文件起草成型送领导审批签发前，秘书要对文件进行认真审核。审核的内容：是否需要制发文件，是否符合国家的法律、法规要求，方针、政策结构是否合理，语言是否合语法要求，文种使用、公文格式等是否符合规定。10、公文正式印制

4、前，文员应认真校核，重点是：有无错别字，审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全等。文件签发后，文员认真登记编号，计算印制份数，避免浪费。1511、文件缮印字迹要务求清晰、整洁、排列匀称，印制要分清主次缓急，急件先印，密级较高的文件应专人打印。12、文件打印好后，要认真加盖印章，加盖印章应距正文2至4毫米，端正、居中下压成文时间。13、公文处理完毕后，及时整理（立卷）、归档。14、文员要认真做好各类会议记录，并按要求进行整理。三、公文管理1、公文管理包括文件的登记、传阅、分发、归档等一系列相关的、衔接有序的工作程序。2、总经办收到来文后，应及时进行登记办理，急件要立即办理。3、传

5、阅文件应根据批办要求，进行办理，不得延迟。4、文件传阅时间不宜过长，送领导的文件原则上时间不超过3天，急件不得过夜。尽量避免横传文件，以防文件丢失。5、需要各部室办理的文件，时间一般不超过三天，特殊情况下或难度较大的不得超过一个星期。6、严格加强催办制度，采取多种方式进行催办，对急需办的文件，应单独进行登记，以便及时催办。7、文件收回后，要及时进行整理、清退，以便查阅、归档。8、严格文件销毁工作，对过期的文件，由总经办登记、造册，按程序上报后统一销毁。9、文件或信件的办理工作一定要做好、做细，力求高效、安全、稳妥地传阅。15四、公章管理印章是公司经营管理活动中行使职权，明确公司各

6、种权利义务关系的重要凭证和工具，印章的管理应做到分散管理、相互制约，为明确使用人与管理人员的责权，特制定如下条例：各类印章的具体管理条例：(一)印章的刻制刻制按公司业务需要由部门提出申请，公司领导批准后，由行政办统一办理。印章刻好后由行政办办理印章登记手续，填写《印章管理登记表》（附件1）备案并留好印章样图。1、新公司成立，基本印章（公章、合同章、法人私章、财务章）的刻制，应由指定的印章管理人员负责刻制，后交由行政办备案，并从刻制之日起执行相关使用条例。2、因业务发展需要申请各职能部门专用章时，由需求部门填写《印章制发申请表》(附件2)经总经理核准后送交行政办刻制。（二）印章的保

7、管和使用1、印章的保管通过总经理授权赋予一些部门对其部门（专业）印章的保管权和使用权。由被授权人在总经办签字领取印章，指定专人保管。2、印章的使用任何部门在启用印章前，均需与公司行政办办理领取手续，接受相应的责权告知，填写《印章签收单》（附件3）并备案（已经开始使用的需自通知当日补办理领取手续）。15印章一经签收，所有责任由接收人承担。（1）公章：公章由公司行政经理或行政办保管。各部门有需盖公章的文件、通知等，须先到行政办领取并填写《印章使用申请表》（附件4），经由上级领导核准后