ed2-002 记录管理程序

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1、文件编号ED2-002文件名称版本号A密级普通记录管理程序修改号00发行日期2011-04-14页次/页数6/6长怡科技有限公司记录管理程序文件编号:ED2-002文件版本:A控制状态:受控本审查单位□总经理室□业务中心□物流中心□财务中心□行政中心□营运中心□外销部□内销部□市场部□关务运输部□人事行政部□售服部□品保部□仓储部□PMC部□工程部□采购部□资管部核准:作成:审核:长怡科技版权所有，未经核准不得任意复制，印列，修改。文件编号ED2-002文件名称版本号A密级普通记录管理程序修改号00发行日期2

2、011-04-14页次/页数6/6文件内容变更记录序版本修改日期变更原因变更内容1A2011/04/14新建长怡科技版权所有，未经核准不得任意复制，印列，修改。文件编号ED2-002文件名称版本号A密级普通记录管理程序修改号00发行日期2011-04-14页次/页数6/61.目的：确保本公司各项记录之完整性，并被妥善保管，需要时能迅速调阅，并作为日后追溯的依据，以证明各项委外加工生产作业符合本公司既定要求和顾客规定要求，保证本公司管理体系得到有效运作。2.范围：适用于本公司所有管理体系所产生之记录：即与本公司

3、质量/环境体系有关产品和原/辅材料的采购、制造（包括样件制作生产、试生产、批量生产等）、检验和试验及校准、仓储、包装到交付各阶段作业的记录（包括顾客指定的记录和供货商提供的记录及以硬拷贝或电子媒体等形式存在的记录）。3.职责：3.1.文控中心：负责质量/环境记录的管理及监控，负责编制《记录控制一览表》，备案各类记录的样本。3.2.各职能部门：负责相关记录的标识、收集、编目、归档、储存、防护、保管、处理和销毁等管理。4.定义：4.1.（质量）记录：是指公司按照（质量）体系文件实施过程中的档化的证据和记下的结果。

4、5.作业内容：5.1.记录表单的设计新增：表单由各使用部门设计新增，经部门主管核准后填写《内部联络单》，交文控中心列入《记录控制一览表》及由文控中心提供表单编号并附样管理，按程序文件中的要求使用。5.2.记录表单的编码：5.2.1.表单编码按《文件资料管理程序》执行。5.2.2.各部门使用的记录表单必须与《记录控制一览表》附样中规定的表单一致。5.3.记录表单的收集5.3.1.文控中心编制《记录控制一览表》，将本公司所有与体系运行有关的记录汇总，包括名称、编号（版本）、保存期、使用部门等内容，交管理者代表核准

5、，并汇集备案记录的原始样本。5.3.2.文控中心每季度一次将《记录控制一览表》的最新版本和样式与相关部门之文件数据管理员校对，以使相关部门明确正在使用的表格是否最新、是否已改变版本。5.3.3.各部门记录负责人每月底对各项记录进行整理、保管。5.4.记录表单的填写：5.4.1.不得用铅笔、红色笔书写填写，可采用黑、蓝颜色的钢笔、圆珠笔或水性笔等填写，字迹要正确、清楚，不得遗漏、不得随意涂改。修改应能准确识别并有签字或签章。长怡科技版权所有，未经核准不得任意复制，印列，修改。文件编号ED2-002文件名称版本号

6、A密级普通记录管理程序修改号00发行日期2011-04-14页次/页数6/61.1.1.记录填写要完整、详细：须及时填报（包括填写人、审核人签名栏），不允许采取错报，虚报和瞒报等弄虚作假行为，填写人、审核人不可代签别人的名字。如有不需填写的项目，可在该栏内以“N/A”表示。如该表格填写行以下部分完全空白不需填写时，应注明“以下空白”字样。1.1.2.各种记录填写的内容需更改时，应由采用单杠划去原数据，更改者在更改处签字。1.2.记录的保管/防护1.2.1.凡电子媒体的记录、保管与防护，相关单位按《文件资料管理

7、程序》执行。1.2.2.各部门记录的保存期限按《记录控制一览表》上规定要求执行。记录的保存需归类放置，标识明确，以便他人查找。（传真纸须影印后再存档）。1.2.3.记录的防护须注意保管环境（如防火、防水等），避免受潮、损坏、遗失；对于电子媒体的记录应至少备份一份。1.2.4.各部门的数据管理员必须把所有记录分类，依日期顺序整理好，存放于通风、干燥的地方，所有的记录保持清晰，各部门按规定的期限保存记录。1.2.5.文控员在发放档时需抽看各部门记录的保存情况，如发现保存不规范现象，应立即指出要求进行改善并报告上司

8、。1.2.6.质量部内部查核时需查看各部门记录是否按规定填写，是否有错填、漏填、填写假数据等现象，如有，则需要求其作出改善，并列入查核报告。1.2.7.文控中心每半年检查各部门是否依记录的保存期限定期清理，如有逾期未清理现象则出报告至上级，并进行相应的处罚。1.3.记录的使用、发放、查阅、借阅:1.3.1.文控中心根据《记录控制一览表》发放经批准的记录表单样式给所需部门，“表单样式”上必须加盖“文控