办公室工作实务之会前准备工作课件

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1、办公室工作实务之会前准备工作第二小组组长：胡凯文组员：王超、任文正、王涵、吴思思、杜婕妤、姜鹏、周梦媛、何嘉泳、于晓雪、王银龙PPT制作：杜婕妤讲解：于晓雪情景案例案例1完整版宏利公司准备在本市的黎明大厦召开大型的新产品订货会。参加的有本单位、外单位的人员。总经理让秘书部门负责安排，会上要放映资料电影，进行产品操作演示，而公司没有放映机，租借放映机的任务交给了总经理助理李强。会议的召开时间是8月9日上午十点整，而资料电影放映时间是十点十五分。李强打电话给租赁公司，要求租赁公司在9日九点四十五分必须准时把放映机送到黎明大厦

2、的会议厅。9日上午，会议开幕前，宏利公司的秘书们正在紧张地做着最后的准备工作。李强一看，已经九点五十分了，放映机还没有送到。李强马上打电话去问，对方回答机器已送出。眼看着各地来宾已经陆续进场，李强心急如焚。他马上请租赁公司告知送货员的联系方法，电话打通了，可是就是不见对方接起。随即，李强向总经理报告了这一情况，得到总经理指示，有可能把资料放映的时间往后推移半个小时或一个小时。然后，李强又联系了新的租赁公司加急送一台放映机。。任务分析对于案例中出现的租赁问题秘书还应注意：（1）租借会议厅应全面考虑内外部环境和设施，包括噪声问题

3、、停车场等；（2）不能仅凭借电话联系，应实地查看；（3）重要设备应考虑多准备一套备用设备（或是两套方案）。会前准备工作主要有以下几个方面1、拟定会议预案2、会议目标、议题的确定3、会议议程、日程的确定4、会议工作分工与会议成本核算5、会场布置及文件准备6、会议通知的拟写和发送7、会前检查会议策划的基本要素会议要素会议主题与议题会议场地与会议室布置会议发言人会议通知事务安排会议专业活动住宿安排餐饮活动学术访问安排社会活动安排会议附设展览会议的可进出行会议场地（一）大会议室与小会议室（二）休息室（三）厅堂（四）登记台（五）办公室

4、（六）展览场地（七）存储区请欣赏会议场地布置的图片教师型亦称而字形E教室型叠层U型董事会长方形会议室中空-椭圆形会议基本设施的布置（1）讲台桌式、立架式或者其他配有音响系统的优质讲台。水杯、文具笔、纸张、镭射笔、通道的照明问题，线缆隐密性。讲台中间挂会议名称。①站立式讲台②有灯光的讲台（2）话筒无线话筒：微型话筒；固定立式话筒（3）写字板及水笔配合投影仪，也要备有彩色水笔公司大楼会议室谢谢欣赏展示完毕