秘书考试之三级秘书部分教学课件

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1、第一章会议管理　　　　　第二章第一节会前筹备学习目标：了解各种会议筹备方案和应急方案的内容、拟定要求和基本程序，了解会务筹备情况检查的方式和程序，具备与领导沟通会议有关事宜的基本能力。学习内容：拟定各种会议的筹备方案、检查会务的筹备情况、审核会议文件、与领导沟通会议的有关事宜和拟定会议的应急方案。一、会议筹备方案的拟订(一)、会议筹备方案的内容1、确定会议的主题与议题2、确定会议的名称3、确定会议的议程4、确定会议的时间和地点5、确定会议所需设备和工具能满足会议的需要6、确定会议文件的范围并做好文件的印制或复印工作7、确定会议与会代表

2、的组成8、确定会议经费预算9、确定会议住宿和餐饮安排10、确定会议的筹备机构(二)、会议筹备方案的作用1、确保会议的周密组织2、确保会议服务质量和沟通协调到位3、确保领导的意图得以贯彻执行(三)、电话会议及视频会议的知识1、电话会议1)电话会议交流信息的特点A.方便灵活，准备时间短，回复迅速，电子通信会议中花费最少的B.缺少身体语言，难以进行互动交流，缺少文本，难以传递大量细节信息C.可以搭配使用其它通信方式D.适用于分公司不远、规模不大的企业2)电话会议信息工作的要求A.准确发出开会信息B.认真分发会议书面信息材料C.合理安排会场信

3、息传输设备D.按时接通电话E.通报出席情况F.做好会议记录2、视频会议1)视频会议的特点A.实现声音和图像同时传送B.打破空间的限制C.节省时间、费用D.交流效果较好E.局限：初始准备时间较长、初始投入成本较高，互动效果差，交流不够广泛2)视频会议信息工作的要求A.发出开会信息B.分发文件信息资料C.布置会场D.设置与检查会场信息传输设备E.做好会议信息准备F.采用先集中后分散的形式G.汇总情况信息(四)、远程会议筹备方案的特点1、节省时间和金钱、可以做永久记录、交流更加直接与简短2、筹备会议方案时与先与电信公司沟通，包括会议的日期、

4、起止时间、参会人数等3、会议资料寄给与会人员，以便使他们有时间准备会议讨论4、专人负责远程会议设备(五)、会务机构分工的要求1、根据会议的规模和类型组织人员队伍2、会务机构要分工明确、责任到人3、加强协调、定期沟通(六)、工作程序1、组建会议筹备委员会2、分成筹备小组3、形成筹备方案4、领导审核方案二、检查会务的筹备情况(一)、会务筹备情况检查的主要内容1、会议准备是否充分2、会议期间能否排除各种干扰3、环境条件与用品准备4、文件材料的准备情况5、会场布置情况的检查6、会议保卫工作的检查1)确保会场内所有设备线路、运转及操作规范的安全

5、可靠2)确保会场内消防设施齐全有效3)确保会场的防窃听装置灵敏高效4)确保会场的防盗设施处于运行状态5)检查进出会场人员的身份，尽量不须与会议无关人士进入会场7、检查的其他内容1)颁奖大会——奖品、颁奖顺序2)选举会议——票箱、投票、计票3)现场会——参观现场、参观顺序、线路4)摄影座次(二)、会务筹备情况检查结果的形式1、书面形式2、口头形式3、协调会形式(三)、会务筹备情况检查的方法1、听取会议筹备人员的汇报2、会前现场检查1)确保所有事项都条理清晰2)注意气味3)设立入场登记台4)佩戴徽章、名牌5)准备接待休息室6)安排接待、服

6、务人员(四)、工作程序1、开会检查的程序1)自我检查，将检查结果上报领导小组2)领导小组经过协调确定汇报会的时间和地点，并发出协调会通知3)召开筹备检查协调会，听取汇报，现场解决各种需要协调的问题4)汇报会后以电话、现场指导等方式对检查中发现的问题予以催办和落实2、现场检查的程序1)制定现场检查路线和确定现场检查的重点，并通知有关筹备部门2)将现场检查的项目制成检查单，以便记录和汇总3)按既定的检查路线和项目注意现场核对，对达到和未达到预期要求的准备项目要有明确记录4)对未达到检查要求的项目整理出整改和修订意见，以电话、文件或会议等形

7、式及时通报给相关筹备部门予以纠正(五)、注意事项1、会务筹备情况检查的汇报材料1)汇报材料实现要认真核实，根据会议筹备方案的预先设计进行比较和检查2)突出问题，提出对策，注重实效3)有量化检查的数据，不能过于笼统2、对检查所发现问题的纠正1)先对问题的性质和范围进行分析，确定问题对会议质量的影响程度2)找出问题产生的原因，寻找解决问题的方法3)在人、财、物等方面为纠正偏差做好相应准备4)责任到人，抓紧落实，并及时将纠偏的结果进行通报三、审核会议文件(一)、会议文件的类型1、有关会议立项方面的文件2、有关会议筹备工作的文件3、有关会议内

8、容的文件4、有关会议宣传报道的文件5、有关会议管理与服务方面的文件6、不同载体的信息材料7、各种形式的文件材料1)指导文书2)主题文书3)程序文书4)参考文书5)管理文书6)成果文书7)宣传、传达文书(二)、会议文件审核