商务与管理沟通-15new

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1、下载第15章资料分析和报告撰写迪安娜·考卡乐(DianeKokal)，CustomResearch公司执行副总裁www.customresearch.com迪安娜·考卡乐曾经为很多公司撰写关于风俗的研究报告，诸如《财富》500强中的麦当劳，通用电气，夸克麦片和卡夫食品等公司。CustomResearch公司是一家为客户提供市场调研的服务公司。它们曾获得1996年度国家MalcolmBaldrige质量奖。申请该奖项时，迪安娜是主创人员之一。在我们CustomResearch公司(CRI)，分析资料和写作报告全都从同客户的第一次谈话开始。然后，开始搜集资料以前，我们先确定使

2、用什么方法比较合适，并列出报告的原始大纲。这里，回答问题用的资料和问题一一对应，保证搜集资料时有的放矢。因为报告没有固定的格式，所以你自己要选定写作格式，但要保证文章的协调顺畅。假如报告由不同的人在不同的时间分头完成，一定要保证最终的文稿风格统一、文字流畅。为了使报告生动，最好将搜集到的信息编辑成故事或案例。首先，理解这些材料；其次，根据事先准备好的写作大纲，对材料进行编排；最后，撰写报告。标题可以将信息有机地安排在一起。不是仅仅重复这些材料(A产品比B产品受欢迎率高出70％)，而是利用标题等辅助手段将材料中的信息传达转译出来(A产品是胜利者)。报告的格式帮助不同的读者寻

3、找到他们各自需要的信息。CRI的报告开始都有一段“总裁的话”，这是总结给公司总裁或市场副总裁看的。这里有调研项目简述、主要的结论和建议等。总裁如果赞成这些总结性的结论，一般就没有必要阅读细节了。然后是详细内容，为市场调研或市场营销经理写的。这部分包含更详细的信息和分析，是决策时不可缺少的依据。最后，编辑和复读！报告应该精确。而且，应该没有任何错误。一个数据的错误会影响整个报告的可信度。好的报告提供了一个有趣、准确和简练的分析问题的环境。认真的分析，顺畅的文笔，以及效果极佳的文稿设计等因素共同作用就会创作出有效力的报告。无论写的是两页半的备忘录还是长达250页的、包含报告可

4、能的各个组成部分的正式报告，道理都是一样的。第14章中讲述了撰写报告的前两个步骤：(1)确定问题所在。(2)搜集不要的信息和资料。本章将要完成后面三个步骤的讨论：(3)转译资料。(4)对信息进行组材设计。(5)撰写报告。另外一些对撰写报告很有指导意义的章节包括：第10章、第13章、第16章和第17章等。介绍分析和传达含义的附录C以及介绍Toulmin逻辑的附录D同样很有帮助。15.1报告撰写的时间表为了提高时间利用率，在动笔之前应好好考虑报告的各个组成部分。开篇部分大多数是原下载第15章资料分析和报告撰写355改始建议书中的文字，修改一般不大。即使调研尚未结束，有6部分的

5、内容实际上已经可以动笔了：目的，范畴，假设，方法，标准和定义。为撰写建议书所进行的阅读实际可以帮助形成参考书目的最初稿。问卷和面谈中提出的问题的稿子可以作为附录。记录和分析资料过程中，可以同时写一份总附录，将问卷回收到的答案、搜集到的数据和表格，以及完整的参考书目清单等一并列入。如果附录的排页是独立于报告的，可以在报告完成之前先行完成附录部分。附录A的页码会是A－1，A－2等；附录B的页码是B－1，B－2等。扉页和过渡部分在建议内容明朗化后即可完成。资料分析完成后，摘要、正文、结论和建议等即可逐次完稿了。还要列明的是表格目录和插图目录。当撰写的是长篇报告时，还要把每一部分

6、的标题列出来。将那些对读者很重要，作为重要证据的或花费了你很多时间的内容加适当的标注。重要的部分应先写。那样，时间就不会全花在探讨问题的背景和历史上了。相反，报告会有血有肉，内容充实。丰田公司的报告大多数公司决定新车型的变动方案都通过开会的方式。出现跨越部门分工的问题时，谁发现问题，谁负责撰写报告，分析问题并建议可行的解决办法。这些报告简明扼要，都在1-2页的篇幅。有时，口头汇报附加一个电话汇报就可以了。收到报告的人认真阅读后，用另外一个报告回复。几个报告的回合，大部分问题都解决了。假如问题依然存在，涉及各方会面。此时，大家都已经认真思考过同样的问题了，写作要求的精度有利

7、于集中大家的思维过程。这样，即使开会，时间短，成效显著。资料来源：DurwardK.Sobek,II,JeffreyK.Liker,andAllenC.Ward,“AnotherLookatHowToyotaIntegratesProductDevelopment,”HarvardBusinessReview76,no,4(July/August1998),38-40.15.2报告中的资料分析要想保证好报告中所必须的严谨逻辑，对搜集到的资料进行分析是必要的。15.2.1确定资料来源确定资料来自可靠的渠道。运用第14章中介绍的策