档案著录规则

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1、范文范例指导参考中华人民共和国档案行业标准档案著录规则Bibliographicaldescriptionforarchives中华人民共和国档案行业标准档案著录规则DA/T18-1999(代替GB/T3792.5-85)中华人民共和国国家档案局1999-05-31批准　　1999-12-01实施________________________________________1范围　　本标准规定了单份或一组文件、一个或一组案卷的著录项目、著录格式、标识符号、著录用文字、著录信息源及著录项目细则。　　本标准适用于各类档案的著录。对于某些内容和形式极其特殊的档案，可遵照本标准制定细则。　

2、　本标准不包括以全宗和类别为对象的著录，也不包括目录组织的方法。2引用标准　　下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。本标准出版时，所示版本均为有效。所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。学习资料整理分享范文范例指导参考　　GB/T3792.1-1983文献著录总则　　GB/T7156-1987　文献保密等级代码　　GB/T9704-1988　国家机关公文格式　　GB/T15418-1994　档案分类标引规则　　GB/T3860-1995　文献叙词标引规则　　DA/T1-1992　　　档案工作基本术语　　DA/T19-1999　

3、　档案主题标引规则3定义　　本标准采用下列定义。3.1著录　　在编档案目录时，对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。［DA/T1中5]3.2著录项目　　揭示档案内容和形式特征的记录事项。包括题名与责任说明项、稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体形态项、附注与提要项、排检与编号项。3.3条目　　又称款目，档案著录的结果，是反映文件或案卷内容和形式特征的著录项目的组合。3.4著录格式　　著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。3.5档案目录学习资料整理分享范文范例指导参考　　按照一定的次序编排而成的条目汇集，是档案管理、检索和报道的工具。4著录项目　　档案著录项目共分七

4、项，每项分若干著录单元(小项)。4.1题名与责任说明项4.1.1正题名4.1.2并列题名＊4.1.3副题名及说明题名文字＊4.1.4文件编号＊4.1.5责任者4.1.6附件＊4.2稿本与文种项4.2.1稿本＊4.2.2文种＊4.3密级与保管期限项4.3.1密级＊4.3.2保管期限＊4.4时间项4.5载体形态项4.5.1载体类型＊4.5.2数量及单位＊4.5.3规格＊学习资料整理分享范文范例指导参考4.6附注与提要项4.6.1附注＊4.6.2提要＊4.7排检与编号项4.7.1分类号4.7.2档案馆代号＊4.7.3档号4.7.4电子文档号4.7.5缩微号4.7.6主题词或关键词4.84.

5、1～4.7中有“＊”号者为选择著录项目或单元(小项)。5著录用标识符5.1为识别各著录项目、单元(小顶）及其内容，添加如下规定的标识符。　　－　置于下列各著录项目之前：　　　　稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体形态项、附注项。　　＝　置于并列题名之前。　　：　置于下列各著录单元之前：　　　　副题名及说明题名文字，文件编号、文种、保管期限、数量及单位、规格。　　／　置于第一个责任者之前。学习资料整理分享范文范例指导参考　　；　置干多个文件编号之间、多个责任者之间。　　，　用于相同职责、身份省略时的责任者之间或同一责任者的不同职责、身份之间。　　＋　置于每一个附件之前。　　[]

6、　置于下列著录内容的两端：　　　　自拟著录内容、文件编号中的年度、责任者省略时的“等”字。　　()　置于下列著录内容的两端：　　　　责任者所属机构名称、责任者真实姓名、责任者职责或身份、外国责任者国别及姓名原文、中国责任者时代、历史档案中的朝代纪年、农历、地支代月、韵目代日转换后的公元纪年。　　？　用于不能确定的著录内容，一般与“[]”号配合使用。　　-　用于下列著录内容之间：　　　　日期起止和档号、电子文档号、缩微号各层次之间。　　…　用于节略内容。　　□　用于每一个残缺文字和未考证出时间的每一数字。未考证出的责任者及难以计数的残缺文字用三个“□”号。5.2著录用标识符使用说明5.

7、2.1除“题名与责任说明项、排检与编号项”外，各项目连续著录时，其前均冠“．—”。如遏回行，不可省略该标识符。但各项目另起段落著录时则可省略该标识符。5.2.2学习资料整理分享范文范例指导参考“．—”符占两格，在回行时不应拆开；“；”和“，”各占一格，前后均不再空格。5.2.3如某个项目缺少第一个单元(小项）时，应将现位于首位的单元原规定的标识符改为“．—”。5.2.4凡重复著录一个项目或单元时，其标识符也需重复。5.2.5不著录的项目或单元，其标识符应连