自治区林业和草局视频会议工作规程

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1、自治区林业和草局视频会议工作规程第一章开机第一条检查网线是否已经连接，视频设备、电视电源是否插入电源插板。第二条打开电视遥控器电源开关，将视频输入信号切换到与视频会议终端相应视频源。第三条打开视频会议终端遥控器电源开关，启动视频会议终端，摄像头进行自检，听到视频会议终端发出的声音，看到会场图像，等待主会场呼叫。第四条检查话筒连接线并将麦克风放在合适的位置。第二章会议发起第五条范围：自治区林草局机关及合属办公事业单位、驻乌各直属单位、各地州林草局、天西、阿山、天东林管局、各县市林草局和林管分局。第六条发起：会议范围内的各单位各部门

2、均可根据工作需要，作为发起单位填写《林草系统视频会议申请表》（附件1）或会议文件，提请召开会议。第七条审批：全区会议或跨地州市会议由局办公室报局党委领导批准。各地州市林草局、天西、阿山、天东林管局及其所属单位专题会议由发起单位报地州林草局、天西、阿山、天东林管局主要领导批准。批准后，将《林草系统视频会议申请表》或会议文件、《林草系统视频会议告知单》（附件2）报林业宣传信息中心，同时将《林草系统视频会议告知单》报当地电子政务办。第三章会议通知第八条全区或跨地州的会议。由林业宣传信息中心根据局领导批示或会议文件，按照会议发起单位的要

3、求，在工作群中发出会议系统调试、组会通知，通知内容主要为：会议名称、参加会议单位、调试时间（一般提前1天）、组会时间（一般会前2小时）、技术保障电话。第九条专题会议。部分地州县市、直属单位发起的专题会议由发起单位及其联系人发出会议通知，林业宣传信息中心配合，会议通知的内容及调试的时间可适当缩减。第十条参会单位联系人接通知后1小时内，应在工作群中反馈信息，并向单位领导汇报。未反馈通知信息的，地州及直属林业单位由林业宣传信息中心会议联系人负责核查，县市及林管分局由地州林草局、天西、阿山、天东林管局视频会议联系人负责核查。因特殊原因无

4、法参会及调试的，联系人应以文字方式向会议发起单位及林业宣传信息中心报告。第四章调试流程第十一条开机。各参会单位联系人按技术规程和会议通知调试时间开机，查验设备运行及网络链接情况。第十二条调试。主会场现场负责人按技术规程逐一测试系统情况，特别是音频、视频是否正常。第十三条反馈。设备及网络运行正常的，参会单位联系人现场示意。发现故障的，参会单位联系人应在工作群中或电话联系技术保障人员，及时排查并向发起单位及现场负责人汇报情况。第十四条报告。测试完成后，现场负责人要以文字方式向会议发起单位报告测试情况及建议。第五章组会流程第十五条查验

5、。一般于会前2小时，主会场现场负责人、参会单位联系人按调试流程查验系统情况。参会单位联系人应在工作群中反馈系统运行情况。第十六条启验。一般于会前1小时，主会场现场负责人关机并重新启动会议系统，检查会议系统及参会单位运行情况。第十七条组会。一般于会前半小时，主会场现场负责人在工作群中通报系统情况，并向发起会议单位报告会议准备情况。第六章会务管理第十八条工作职责：各单位视频会议联系人负责所属单位会议联络、设备管理工作。地州及天西、阿山、天东林管局的视频会议联系人还负责所属县市、下属单位的会议协调工作。工作人员调整的，要负责将新工作人

6、员加入工作群中，并做好技术培训工作。第十九条工作报告：调试、组会过程中，各单位会议联系人或技术人员需填写《林草系统视频会议系统调试、组会记录表》（附件3）《林草系统视频会议系统运行记录表》（附件4）。会议结合后，主会场会议联系人要将会议记录表一式3份，报会议发起单位、林业宣传信息中心各1份，发起单位备档1份。第二十条工作群。视频会议联系人加入工作群后名称应更改为：单位名+本人姓名+手机号（如*州*县张*13……或*局*分局王*13……）。第二十一条故障。会中出现掉线、音视频卡顿等问题的，应及时向现场技术人员报告。未能解决的，由故

7、障单位联系人以文字方式报告至林业宣传信息中心。发现视频会议设备或链路故障的，故障单位联系人可直接联系技术人员，查明原因，无法现场排除故障，以书面方式并签名后，报单位领导、林业宣传信息中心。同时，及时联系设备供应商和网络运商。第二十二条工作纪律。工作人员要严守会议纪律，切实做服务工作，不向无关人员发布会议内容，严格保密纪律，不在工作群中讨论与会议无关的事宜。第七章注意事项第二十三条会议结束后视频会议终端必须先关终端设备开关，再拔电源插头。   第二十四条视频会议终端尽量不要随便搬动，频繁拔插设备上的连接线。第二十五条摄像头调整使用

8、遥控器，禁止用手掰动。第二十六条视频会议终端和摄像机不用时用布遮住，做好防尘，防水。第二十七条注意避免视频会议终端和摄像机直接阳光曝晒。附件1林草系统视频会议告知单致：自治区林业和草原局林业宣传信息中心业务应用实施单位***地区***市林业和草原局业务应用名称*