书信基本要求及格式businessletterwriting

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1、Letterwriting尽管当今的科技发展已经将我们带进了数字时代，我们的日常生活也越来越离不开电话和互联网等先进的通讯方式，但是我们仍旧经常需要用书信来传达信息、表达情感。在现代商务领域里，书信同样也是一种不可取代的沟通方式。比如，当一家公司向另一家公司订购某种商品时，习惯的做法是在正式成交之前用书面的形式加以确认。另外，在许多情况下，如果你只用口头形式来传达信息就会显得很不正式，也很没有礼貌。比如，当你想要邀请某人在一个非常重要的场合做演讲时，口头的通知或邀请都会显得你没有诚意。这时人们往往会想

2、到用书信的形式来邀请对方，这样做就得体多了。由此可见人类在沟通情感以及进行生意往来时，都是需要书信作桥梁的。一封信是由信头、日期、编号、收信人情况、称呼、正文、主题、结束语、写信人签名、姓名和职位等几个主要部分构成的。---请同时参看Unit2bArrangingacompanyvisit1.Writer’saddressorcompanyletterhead:atthetoporinthetopright-handcorner.Thewriter’snameisnotatthetopofthelet

3、ter.信头:在信的顶端或右上角，写信人的姓名不留在信头部分。一封信的信头包括写信人所在公司的名称、地址、邮政编码以及联系方式等。如果一封信是以个人名义写的，那么写信人可以省略公司名称这一项，只要写上他的住址和联系方式就可以了。2．Date：ontheright.Variousformsofthedatearepossible.日期:在信纸的右端。日期的写法可以采取多种形式。实际上，在很多正式信件中日期的位置是很灵活的。它既可以出现在写信人地址的下面（信的右端）；也可以出现在收信人地址的上面（信的左端

4、）；还可以出现在收信人地址的下面（信的左端）。另外，大家在书写日期时应该注意这样三点：第一，年月日都必须写出来；第二，不许用数字代替月份，而应将月份的英文拼写出来；第三，月份的英文单词不许用缩写形式；比如，你的写信日期是1999年8月3日，你应该写成3(rd)August1999或August3(rd)1999；再比如，你的写信日期是2000年11月15日，你应该写成：15(th)November2000或November15(th)2000。3．Reference:isusefulforfiling

5、.Ittellsyouwhowroteandsignedtheletter(theboss)andthenwhotypedit(thesecretary).Areferencemayalsoincludeafilenumberandadate.编号:这对信件进行分类存档非常有用。它告诉你这封信是谁由起草并签署的（经理），是由谁打出来的（秘书）。编号中也可包括档案号和日期。在日期的下面是编号这一项，即Yourref:…,Ourref:/。比如Ourref:LD/SA，它表示LewisDavison写的，

6、他的秘书SarahAspinal打出来的。LD和SA是他们两个人姓名首写字母的缩写。4．Addressee：ontheleft.Ifyouarewritingtoanothercountry,writethecountryintheaddress.收信人情况:在信纸的左边。如果收信人在国外，那么就应该将收信人所在的国家也写进地址中。收信人情况包括：1)       收信人姓名(nameofaddressee)：如果写信人知道收信人的名字，就可以将他写出来；如果写信人不知道的话，那么这一项就可以省略。2

7、)       职衔(titleofaddressee)：在收信人姓名的下面是收信人的职衔。如果一封信是写给某家机构或公司收的话，那么职衔这一项也可以省略不写。3)       公司名称（nameofcompany）：在写完收信人的姓名和职衔后，下面就应该是收信人所在公司的名称了。4)       收信人地址(addressofaddressee)：在书写地址这一项时，无论是写信人地址还是收信人地址，你都要先写小地址，再写大地址。5.（1）Salutation：Usethenameofthereade

8、rifyouknowit,withouttheinitial.Ifyoudonot,writeDearSirstoacompany,Dearsirtoaman,DearMadamtoawomanorDearSirorMadamifyoudonotknowthesexofthereader.称呼:如果你知道收信人姓名的话，就应该写出来，但是不要写他的首字母缩写。当这封信是写给公司时，应该用DearSirs,当这封信是写给不知道姓名的人的时候，应该写成Dea