职位说明书编写指引

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1、职位说明书编写指引一、职位说明书的作用☻有助于人员招聘与解雇：新设职位或原有职位空缺时，应要求该单位的主管出具该职位的职位说明书，依据职位说明书的内容决定运用的资格，避免任凭感觉随意聘用而造成不能胜任的局面。企业对所雇人员解雇时，可以以职位说明书为依据，说明他不能胜任所担任的工作。☻有助于新进员工的个人成长：新进的人员可以依据职位说明书的引导快速进入状态，避免摸索适应的痛苦。同时，职位说明书也可免除主管一一详细解说的痛苦，新人也不必担心一下子记不住所有的细节。另一方面，如果主管对新进的人员仅仅以口头的方式随便告知新进人员几项要做的事，会使新进人员感到泄气，觉

2、得不受重视，或造成公司毫无制度的印象。☻有助于员工培训：职位说明书可以提供有关工作内容和任职人员条件等比较完备的信息，组织可以据此制定出培训计划。☻有助于工作考核与绩效评估：可以依据职位说明书的内容来考核各项工作，同时，依据职位说明书先拟定的成果指标，可较公正的评估各职位的工作表现，避免事后主管任意主观地评价。☻有助于薪酬的公平发放：依据职位说明书的内容，可以确定每个职位对于组织的相对价值，并对不同的职位进行比较，可以确定其职位的报酬基点数。同时，职位说明书中的绩效考核指标也可使报酬的发放更加有据可循，做到更加公平。☻有助于授权：依据职位说明书中各职务的职责

3、内容，可进行较适当的授权，使各级人员不必层层请示而加速工作的进行。☻有助于协调配合：职位说明书订立了权责的划分与工作推行的方式，以它作为基础,可避开单位或人员间的冲突，更强化每一环节之间的互动力，不但有助于协调配合，更可使大家节省不必要的沟通时间及精力。第1页，共6页☻有助于结构调整与评估：通常公司可透过各职位说明书的比较来深入地了解单位内各职位间的工作内容是否重复，甚至发现某些必要的职责无人在做，如此即可对组织结构作必要的调整。建立职位说明书时可让组织再次检查各项工作流程是否合理、是否可再予以简化，以及各职位的工作负荷是否平均。二、填写职位说明书的要求1.

4、基本原则：对职位信息进行分析而非罗列针对的是岗位而非人列举事实而非判断岗位目前的状况而非过去或将来的状况内容完整，不要有遗漏2.填写说明：要求统一以小四号字、常规、宋体来填写。不得修改版面上原有的内容，如不理解，请与项目组或相关负责人联系。除了有说明的空格之外，其它所有空格都必须填写，如无该项内容填“无”。按照培训的时候所规定的要求或参看下面的指引来填写。工作综述：用一句简洁明了的话描述出本岗位的主要职责内容、性质并注意指明职责的范围（不超过40字）。如“负责主管宿舍楼的卫生打扫”。工作职责：表述的是本岗位的各项工作内容，即“做什么”而不能

5、表述为“怎么样做”。业务职责－－指本岗位具体的业务分工。如司机“负责人员的接送”。管理职责－－指本岗位对下属各岗位的领导、培养、激励、监督、考核等工作。如“培训、考核、激励下属工作”。（非管理人员无需填写管理职责）（1）岗位职责尽可能地用“关键行为动词+行为动词+事物”或“关键行为动词+事物”（即动宾短语）的句式来描述。（工作分析）关键行为动词只用这五种：负责、组织、协助、配合、参与（工作分析）普通行为动词可选用的有：计划、分析、协调、指导、完成、办理、处理、监督、督促、执行、拟订、制订、制定、编制、编写、修订、实施、主持、安排、检查、第2页，共6页监控、控

6、制、审核、审定、复核、检验、检测、评价、评审、总结、提交、提出、验收、整理、发放、上报、保管、汇总、统计、登记、发出、收发、归档,以及其它各岗位的专业动词（如“收付”、“签订”）注：“负责”意味着是工作成败的第一责任人，负主要责任，在此特别定义为“本岗位是此项工作的主要计划、协调、执行岗位”组织（在此特别定义为“职责没完成时被作为第一追查岗位，但在该职责的具体工作中不一定起核心的作用”）编写职位说明书不可选择的动词有：开展、推行、提高、推动、达到、改进、学习、领会、搞好、做好、满足、贯彻、保证、确保、建立、健全、策划、掌握、接受、承担（2）在岗位职责和工作任

7、务的描述时关键行为动词不能联合使用，诸如“负责组织”、“组织协助”、“协助配合”这样的行为动词词组是不规范的。（3）如果行动所指的是同一对象(事物)时，可连续用几个普通行为动词来描述职责和工作任务。如“统计、分析、整理、上报和保管部门资料”。（4）在岗位职责中一定要表述清楚此项职责的范围，如会计一部主管的职责范围要清楚表述为“会计一部”而非“会计二部”。（5）每项工作尽量避免用程序性的语言来描述，诸如“制定设备维修计划并实施”这样的句子应当把它表述成“做什么”，可表述为“负责设备的维修”。尽量避免用程序性的工作内容来罗列工作，也就是所罗列的各项工作之间不应当

8、具有时间上的次序关系。（6）职位说明书的表达一定要简