客户退货管理流程

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1、客户退货管理流程一、目的：规范经销商和销售业务部门级人员退货程序，完善并强化退货管理体系。二、适用范围：经销商，***********************营销部、生产部、品控部、采购部、财务部。三、执行部门：***********************营销部、生产部、品控部、采购部、财务部。1.退货业务的当事双方及对应产品范畴。1.1退货方：***********************经销商。1.2收货方：***********************。（下文中简称公司）1.3退货产品范畴：由***********************生产的“芝麻官”、“顺发”牌系列

2、产品。2.经销商退货申报程序。2.1经销商（或由公司销售人员代办）办理退货前，需先填报公司定制的《退货申报表》，将拟退回的产品名称、规格、口味、数量、生产日期、退货原因如实填报。2.2填写完毕的《退货申报表》须报本埠大区经理进行核实和确认，大区经理签署初审意见并及时回传到公司营销内勤处。2.3公司营销内勤对收到的《退货申报表》须及时进行复核和登记，并呈送营销副总审批。2.4《退货申报表》经营销副总审批后，直接交办营销内勤向提出申请的经销商（或经办销售业务）回馈、发布审批意见。2.5公司营销内勤和销售业务，在确认营销副总是同意退货的签批意见后，方可通知经销商具体施行实际退货办理；

3、反之，则需在第一时间与经销商进行沟通协调，及时化解纠纷，妥善处理厂商关系，维护公司正常经营秩序和商誉。2.6营销内勤将获准退货的经销商的退货申报明细和对应金额，准确填制在公司定制的《***********************退货清点单》电子版对应栏内（填完锁定相关表格栏），发送给品控部负责人待办接货和实际清点流程。2.7未事先提请申报或已申报但未获准退货的经销商退货，公司相关部门和人员不得擅自办理退货业务，若经销商不遵照本规定程序而将退货先行发出，最终造成货物被拒收而引发的遗弃、丢失、被盗等损失或责任公司不予承担。3.经销商退货办理程序。3.1获准退货的经销商，必须对无外包

4、装的散乱退货进行重新包装或包裹，并随货提供该笔退货的明细清单，办理远程托运时必须在运单上准确填写大包装或包裹的件数；基于对经销商负责的原则，公司不受理并拒收任何无外包装或包裹的散乱退货。3.2坚持实物退货的原则。经销商必须遵守公司以实物形式办理退货的管理规定，公司不受理并拒收任何其他形式的变相退货。3.3营销内勤跟进经销商退货物流过程，在接到物流单位退货到岸通知后，第一时间协调安排公司运输车辆或人员提取。3.4公司委派的提货人到物流单位现场提货时，须对经销商退货件数进行清点并与运单标明件数进行核对，对数量不符的应当场提出异议并在运单回执上注明，发现属散乱货物的应当即予以拒收并通

5、知营销内勤。3.5公司提货人一次提取两个以上经销商退货，除按3.4条规定的步骤执行外，要求装车时必须严格区分各个经销商退货，回公司后通知营销内勤并逐个交接给品控部收货人，严禁因混装致使的后续清点工作困难或混淆，杜绝由此造成的公司与经销商业务往来纠纷事件发生。3.6品控部从公司提货人接收经销商退货，必须存放在公司指定的既定退货存放点，一次接收两个以上经销商退货时必须严格分开堆码严禁混淆，并组织人员在自收到该退货起2日内清点鉴定完毕，将清点出来的分类数据如实填制到《***********************退货清点单》内，生产日期超过保质期的须在退货清点单上逐一注明对应的生产日

6、期。3.7公司各系统或部门对退货处理意见的签批流程：品控部《***********************退货清点单》送交——→生产副总签批——→采购部经理签批——→营销副总签批——→总经理签批。3.8完成全部意见签批程序的《***********************退货清点单》，交办营销内勤在第一时间反馈经销商并请其给予确认，遇经销商异议应迅速通知相关销售大区经理协助，协调处置经销商异议并维护好客情关系，直至退货清算工作顺利完成。3.9营销内勤在获得经销商确认后，即依据清点单上“质量退货”下列各栏数据开退货单并录入公司K3系统，“非质量退货”下列栏是公司不予认可的退货严禁

7、开单；未完成全部意见签批程序的，营销内勤不得开票录入系统，须返回补签流程直至全部完成。3.10营销内勤在退货单财务联后附《退货申报表》和《***********************退货清点单》影印件送交财务部；3.10财务部审核原始票据和附件，对符合本规定要求的分类入账，冲减经销商应收或供应商应付，需追究内部系统或部门工作责任的，区分责任后挂系统负责人以便追溯。4.关于退货的品种、数量、质量清点、界定原则和方式。4.1退货必须以实物形式退回，品种、数量以公司清点的实收数据为准。4.2退货