工程造价咨询档案管理-副本

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1、黄建价[2013]4号关于进一步规范建设工程造价咨询档案管理工作的指导意见各有关咨询单位：为了规范我市工程造价咨询服务信息化和档案管理工作，明确工作责任，维护各方合法权益，提高造价咨询质量，根据国家和行业档案管理的有关规定，结合我市实际情况，就进一步规范建设工程造价咨询档案管理工作提出如下指导意见。第一条工程造价咨询档案是指咨询企业从接受委托、调研、取证、编审、合议、复核、审批到出具报告书全过程中形成的具有查考和保存价值的文件和材料。第二条工程造价咨询企业完成咨询业务后必须建立档案。造价咨询档案原则上由项目负责人负责整理归档，项目负责人必须在

2、咨询报告出具后30日内将完整的档案资料移交档案室；档案管理员负责造价咨询档案的接收、装订立卷、保管、提供查阅等工作，档案管理人员必须在档案移交后30日内将档案装订归档，并保证归档后档案的完整、安全。第三条造价咨询档案立卷必须遵循以下原则：一、遵循工程造价咨询文件材料的形成规律，保持卷内文件材料的系统联系；二、按委托项目分别立卷；三、卷内文件材料应真实、完整，审批和签章手续完备；四、卷内文件材料的制作和书写必须规范、清晰，益于长期保存和查阅。五、造价咨询项目档案的过程文件自归档之日起，保存期应为3年；成果文件自归档之日起保存期应为5年，咨询合同

3、约定有特殊要求的可定为长期或永久；第四条造价咨询档案归档材料主要由成果文件和过程文件两部分组成，其中过程文件又细分为项目资料文件和工作过程文件两类。应按照咨询项目的类别分别制订文件目录并装订成册。一、咨询成果文件主要内容和排列：1、咨询报告书正本原件；2、签发人签发的报告书底稿；3、必要的附件。二、项目资料文件主要内容和排列：1、项目建议书或批件（投资估算编审）；2、设计方案及初步设计文件（设计概算编审）；3、工程招标文件（含工程量清单）、图纸会审记录、招标答疑（工程量清单、招标控制价、投标报价、结算编审）【存档时，如与造价有关的文件在本企业

4、招标代理档案中已存的，只需在卷内文件目录备注说明并写上存档编号】；4、工程承包合同、中标通知书、投标文件及其附件、补充协议（结算编制、造价控制）【投标文件可存电子文档】；5、送审工程概、预、决算书；【可存电子文档，其中盖有单位公章和编制人执业印章及签字的封面存纸质文档】6、竣工验收报告及相关的竣工验收资料，工程结算书及完整的结算资料（结算审核）；7、工程的洽商、现场签证、变更设计、索赔记录、会商纪录等书面协议或文件（结算编审）；8、施工过程中甲方确认的材料、甲供材料、设备价款、设备清单（结算、决算编审）；9、会议纪要、文函；10、其他材料：各

5、种调查材料、采集数据、取证资料等。【可存电子文档】11、承包人的营业执照及资质等级证书复印件等。工程施工图和竣工图一般不纳入归档范围，如设计变更单和施工签证较多，可用清单形式归档，原件由委托方保存。三、工作过程文件主要内容和排列：1、工程造价咨询合同或司法鉴定委托书；2、工程造价咨询项目相关资料交接清单（附样十六）；3、工程造价咨询项目实施方案（附样十三）；4、项目咨询基本资料（含造价会商记录（附样十五）、施工现场勘查记录（附样十四）、工程量核实记录（附样十七）、材料设备价格核实记录（附样十八）等）；5、造价咨询项目校审记录表（附样十九）；6

6、、与咨询成果文件相关的计算底稿（可存电子文档）；7、造价咨询项目征询意见回访记录表（附样二十）；【3000万以上项目提供】8、项目备案资料。第五条工程造价咨询档案电子文档格式要求：一、按单项工程建成文件包，文件包名称应包含时间、项目名称、咨询类型，如：20120801省建大厦工程清单编制（“20120801”指出具咨询报告书日期、“省建大厦工程”指咨询项目名称、“清单编制”指咨询业务类型）；二、项目文件包内可分别设定咨询成果文件（与最终版咨询报告书一致）、项目资料文件（电子图纸、图片文件）、工作过程文件等分项文件包，具体可由各咨询企业自行规范

7、格式，便于企业管理及相关部门检查。三、各咨询企业所存电子包内容需格式统一，规范管理。除统一保存在安全硬盘中外，每一项目电子包还应刻录成光盘放在本项目纸质档案内（在封二上做一纸袋插入）第六条工程造价咨询成果文件应包括报告书封面、签署页、目录、报告书正文、工程造价签署确认表和相关表式。一、报告书封面（附样五）应包括项目名、档案号、编制单位名称和编制日期，并应加盖工程造价咨询企业执业印章。成果文件名称应为××工程造价咨询报告书。二、签署页（附样六）应包括项目名称及编制人、审查人、审定人和法定代表人或其授权人的姓名。编制人、审查人、审定人应在签署页签

8、署执业（或从业）资格专用印章，法定代表人或其授权人应在签署页签字或盖章。三、报告书目录（附样七）包括序号、文件内容、文件作者、页码、备注等内容。四、咨询成果报告书格