內部控制制度《採購及付款循環》

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1、內部控制制度《採購及付款循環》文件管制等級: □管制文件 □非管制文件文件履歷紀要頁文 件 發 行 單 位文 件 管 制 等 級管理代表□管制文件□非管制文件文  件  履  歷  紀  錄版次修 訂 內 容核准權責編撰日期0第1版(新發行)總則1.1.制定目的為促使本公司「內部控制」(InternalControl)之「採購及付款循環」(Purchase)程序,能有所遵循,特訂定本文件,俾利各相關單位遵循。1.2.適用範圍凡本公司有關「內部控制」之「採購及付款循環」作業程序與控制重點,悉依照本文件之規範辦理。1.3.權責單位資材、財會單位為本文件之權責單位,權責單位主管經承認

2、單位授權,負責本文件之管制,並確保依據本文件之規範作業。2.採購及付款循環2.1.循環圖【見】(資料1)「採購及付款循環圖」。2.2.循環作業本循環之各項作業:1)請購作業(CP101),另訂之。2)採購作業(CP102),另訂之。3)進口作業(CP103),另訂之。4)驗收作業(CP104),另訂之。5)與合約不符作業(CP105),另訂之。6)付款作業(CP106),另訂之。7)差異分析作業(CP107),另訂之。3.附則3.1.制修廢與頒布實施本文件屬於管理文件,經『經營會』審議後,呈請董事長核准承認後,交由權責單位頒布公告實施;修訂或廢止時亦同。3.2.編號、版本、日期

3、、頁次/頁數本文件之項類、標題、編號、版本、實施日期、公司名稱、文件頁次/頁數等項,見本文件之頁首與頁尾。3.3.附件3.3.1.相關資料(資料1)「採購及付款循環圖」(資料1)「採購及付款循環圖」預算CP101------→請購

4、├--------------┐

5、↓↓

6、CP102CP103

7、採購進口

8、

9、├--------------┘

10、↓

11、CP104

12、驗收

13、

14、

15、

16、↓

17、是否合格否CP105

18、------→------→與合約不符

19、

20、

21、

22、↓

23、是

24、

25、

26、

27、

28、├--------------┐

29、↓↓

30、CP106入庫

31、付款

32、

33、↓

34、CP107

35、差異分析←---------┘第1節作業程序1.

36、提出需求1.1.調節性採購依市場行情、用料變動等採購之原物料,由資材部單位視經濟未來走向、市場狀況及預計用量等因素,決定訂購時機及數量種類,交由採購單位採購。1.2.預算採購依銷售預算或「客戶訂單」之進度,由生管單位填具「請購單」,經單位主管核准後再交給採購單位,並將請購核准紀錄填入採購預算內。預算採購,包括下列二種採購:1)直接材料(常用材料)係指直接耗用之材料。2)間接材料(常用物料)係指間接耗用之材料,但不可缺之物料,其需用時間與數量也無法預知。可憑用料單位之需料通知單現用現購。2.檢查庫存採購前應先檢查存貨是否具有下列情形:1)目前存量尚未達請購點/安全庫存。2)請購之

37、商品品名、規格、廠牌有庫存品或替代品可供替代。3)申請之原物料是否仍具採購價值,還是已失經濟性。3.臨時需求緊急採購由需求單位提出,經過庫存檢查後須採購者,經製造單位主管核准後,逕交採購單位購買,惟事後仍須補填「請購單」。第2節控制重點1)「請購單」必須詳細註明廠商、規格型式及需用日期等內容,如申請物品須採用特別運送及保存方式者,應加注意事項。2)「請購單」必須經先作庫存審核,核准時應遵照核決權限辦理。1)緊急採購不應經常發生,事後應補開「請購單」,追究原因是否為不可抗力,有無改善計畫。2)應定期檢討「請購單」,有無延遲採購情形,請購數量應符合經濟採購量要求。第2節相關資料銷售

38、預算、「客戶訂單」、「請購單」等。第1節作業程序1.查詢供應商資料1)準備採購。2)調閱「供應商資料/廠商料件基本資料報表」,了解過去採購及詢價紀錄。3)向廠商詢比議價。2.決定購買方式依材料管理規定,決定應用下列何種方式購買:1)詢價金額較小,不須書面比價,但仍以詢價方式向最低價廠商採購者。2)議價採購人員經詢價後,如已知市價有下跌趨勢時,或有報價高於前批採購價格,或請購規格明確,但請購量較前批大等之情形者,仍應予以議價。3)比價若為特殊規格或供應廠商家數較少者。4)牌價收購根據核定之收購價格收購者。5)長期合約採購向簽訂長期供應合約,或專案報准之買賣合約廠商採購者。6)招標

39、採購之材料如有三家以上可供應,且其預估採購金額較大達招標金額時,以公開招標為原則。3.決定訂購事項由承辦人員備妥資料及預擬訂購之廠商、數量、辦法等,經採購單位主管核准後採購。4.更新紀錄將不同購買方式之訂購及詢價資料,填入「供應商資料/廠商料件基本資料」內。第1節控制重點1)詢比議價資料平日應注意收集,須詳實完備,保持最新時效,供應商資料廠商料件基本資料亦應隨時更新,保持正確紀錄。2)「請購單詢比議價單」必須經主管核准後,方得辦理採購。3)辦理比價、議價、招標等作業應符合公司規定,外購進

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