秘书资格考试指南

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1、秘书资格考试指南四级第一部分应试指导第二部分基础知识第三部分秘书技能第四部分模拟试卷与真题第二部分基础知识第一章文书基础第一章计算机基础第二章沟通基础第三章速记基础第四章企业管理基础第五章法律与法规第三部分秘书技能第一章会议管理鉴定要点与重点提示本章重点提示一、鉴定要点本章的学习内容由会前筹备、会中服务以及会后总结3部分组成．是对五级内容的补充与深化。对于秘书人员而言．会务管理是主要工作之一．通过对本章的学习．使学习者能够明白在会议的各个阶段秘书人员应当完成的工作，掌握协助领导开好会议的方法与技巧。二、本章重点提示一、会前筹备（一）拟订会议议程、日程1、会议议程的制定程序2、

2、会议议程的编制方法3、会议议程的样式（二）会议地点的选择1、会议地点选择的要求2、会议地点选择的程序3、实地考察会议地点的注意事项4、会议地点选择的建议（1）研究和开发型会议需要有利于沉思默想、灵感涌现的环境（培训中心或其它宁静场所最为合适）。（2）学会年会的地点的选择一般根据会员的意见来定（一般选在当前最受欢迎的城市，能提供会议服务的酒店）。（3）举办培训活动的最佳环境是能提供专门工作人员和专门设施的成人教育场所（公司的专业培训中心或旅游胜地的培训点）。（4）重大的奖励、表彰型会议地点的装饰一定要有档次。（5）交易会和新产品展示会，需选择有展厅的场所。最好到达会场及所在城市

3、交通必须便利。（三）布置会场和安排座次1、会场整体布局的要求（1）庄重、美观、舒适。（2）和谐的会场氛围。（3）中大型会议要保证一个绝对的中心。（4）小型会场要注意集中和方便。2、会场整体布局安排（1）确定会场形式（2）合理摆放桌椅（3）布置附属性设备1）音响布置2）声像布置3）其它布置（4）布置装饰2．主席台的座次和场内座次安排（1）安排主席台的座次（2）安排场内其它人员的座次1）小型会场内座位的安排2）中大型会场内座位的安排①横排法②竖排法③左右派列法（四）发布会议信息1、会议信息的内容2、会议信息的类型3、会议信息发布的程序（1）传递会议通知（2）分发会议文件准备→登记

4、→附清退目录→装封→发出4、沟通传递会议有关情况（1）会场内外的沟通与联系（2）办好会议简报、快报传递信息（3）向领导传递信息（4）发布会议新闻5、发布会议信息的注意事项（1）发布会议信息前要进行报审①审核会议新闻稿②审核提供给新闻单位的图片、表格和音像资料（2）要对媒体进行选择①发布会议信息方首先要发掘有新闻价值的信息②发布会议信息的人员在选择媒体时要了解各种媒体需求的重点和偏好。③在选择媒体时要兼顾新闻的覆盖面、受众群、费用和时效。④要尽量邀请与组织关系良好的媒体。（3）发布会议信息的程序会议信息收集→会议信息筛选→会议信息加工（简报）→会议信息报送审核→信息发布（五）安

5、排会议食宿1、安排会议餐饮的程序（1）根据会议的经费和人员情况决定会议的餐饮标准（2）就餐方式可根据会议的规模和性质来定，提倡实行自助餐制和分餐制。（3）事先与提供餐饮的单位确定餐饮时间和地点。（4）事先设计和确定就餐的凭证。（5）要与饭店一起确定菜单，饮食要干净、卫生、美味可口、品种多。（6）事先要准备好干净的饮食用具。（7）给因开会或服务工作误了用餐的人员预留饭菜。（8）做好饮水、饮料的供应。2、安排会议住宿的程序（1）安排方式的选择（2）预订会议住宿的程序（3）确定会议住宿的程序（六）邀请会议嘉宾1、会议嘉宾的类型（1）组织方的上级领导和政府官员。（2）企业的重要客户和

6、各种利益相关方。（3）社会名流和影视明星。（4）对实现会议目标有潜在贡献的人。2、嘉宾邀请的要求（1）要先确定嘉宾名单，并事先与嘉宾沟通确认其能否出席。（2）要发出正式邀请函。（3）要做到有礼貌。（4）要了解嘉宾各自的背景，处理好嘉宾之间的关系。（5）对于难以分辨是否邀请的嘉宾，最好邀请。（6）嘉宾人数不宜过多。3、会议嘉宾邀请的程序（1）会议嘉宾的人选，要开会研究。名单确定之后，邀请嘉宾的工作就由会务组负责实施。（2）拟写并发送嘉宾请柬。（3）要逐一与嘉宾联络，确认其参参会情况。（4）在会议正式召开之际，要再次与嘉宾联系，并确认如何接送。（七）准备会议资料，会议用品1、会议

7、资料和会议用品知识（1）会议资料的类型①来宾资料②会务资料③沟通资料（2）会议用品的类型会议用品和设备分为必备、特殊两种类型。2、准备会议资料、用品的程序（1）准备会议资料（2）准备会议用品①检查空调设备②检查灯光、扩音设备。③检查黑板、白板④摆好姓名牌⑤在每人座位前摆放纸笔⑥多媒体需要安放投影仪、屏幕、录音设备等。⑦如有选举、表决、表彰的议程，还需准备好投票箱、记数设备和奖励用品。⑧会期较长的会议，要安排好茶水饮料，并指定专人服务。⑨如果是电话、广播会议，须提前检查线路，保证音响效果良好。（八）安排会