员工档案信息采集整理总结

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1、2014员工档案信息采集整理总结一、员工档案采集原因首先，公司最近一次组织全员信息采集的时间是2007年，距今已六年多，档案里员工信息采集表过于老旧，并且很多信息没有体现，同时部分员工档案资料也已经过期（如身份证复印件等）。这种情况导致很多人事行政工作无法顺利的进行。虽然在日常档案管理工作中，档案管理人员也对员工信息进行一定的更新和整理，但这主要还是建立在员工主动进行更新的情况，如果员工没有意识到更新自我信息的重要性和及时性，档案管理人员也是无法做到及时更新档案资料的。其次，因公司人员信息很多项目没有进行电子存档和统计，公司在查找和利用相关项目时还需要手动翻阅纸介档案，工作比较繁琐，浪费

2、了很多不必要的人力资源和时间。基于上述两种情况，为了维护员工档案库，建立健全的公司员工档案系统，保证员工档案信息的完整性、可靠性、准确性，同时方便各部门更好的了解和追踪员工个人信息，方便员工个人异动和培养等发展需要，公司于2014年2月组织了一次全员信息采集。并对员工信息档案进行了统一的审核管理，对员工档案中的缺失材料进行了系统的排查收集，对不完整材料进行了有效的补充完善，并对部分档案重新进行了系统编码归档。二、员工档案信息采集实施过程时间安排1月29日发通知并明确信息采集要求及注意事项；总部/物流-各部门接口人；直营门店-石萌；外埠/华联-周铮2月10日-2月17日收集采集表：总部/门

3、店-电子表格物流-纸介表格2月18日-2月25日更新汇总：更新原员工信息表；将物流纸板信息照照片电子存档2月26日-2月28日收集缺失档案：主要集中在身份证复印件的收集一、员工档案信息采集结果分析1、信息采集情况：部门采集率完整率总部100.00%91.67%门店97.98%82.75%物流93.97%80.77%注：完整率，主要考察身份证有效期、最高学历、联系电话、在京地址、工作经验、教育经历、家庭信息、紧急联系人等。员工档案采集（不含中高层），应采集433人次，实际采集423人次，采集率达到97.69%，主要是值班人员、小时工和请假人员没有进行及时采集。排查身份证复印件/照片收集应为

4、62人次，实际收集59人次，占应收人次的95.16%，预计在3月底将身份证补充齐全。另外补充收集资格证书复印件/照片24份，主要针对门店高级以上证书的收集。1、档案更新情况：主要新增内容对档案管理系统的帮助身份证有效期实时监控员工身份证复印件有效期，方便及时提醒员工更新，保证员工档案的完整。个人邮箱地址手机/电话外的联系方式，方便联系员工，进行沟通（主要是总部人员）。第一学历/教育经历为统计上报数据做准备，同时有效了解员工学习意识和自我学习能力。工作经历为统计上报数据做准备，同时了解员工工作任职情况，为其晋升、调岗提供有效的数据依据。家庭信息有效的了解员工家庭成员，方便联系和关心员工。主

5、要更新项目对档案管理系统的帮助联系方式/紧急联系人及时更新，方便有效及时的联系员工。在京地址了解员工最新居住地，特别是门店员工，为调店安排提供一定的支持。最高学历更新员工学历，有利于提高公司整体的文化水平。婚姻情况了解员工的生活情况，同时对公司相关福利的兑现提供相应的帮助。员工档案在进行系统的排查整理中，鉴于以往门店员工档案整理和借阅查找比较困难，此次特重新将门店档案编码存档，主要将其分为以下4部分：直营门店在岗职工——“门-Ⅰ-编号”；门店退休返聘人员——“门-Ⅱ-编号”；华联门店在岗职工——“门-Ⅲ-编号”；外埠门店人员——“门-Ⅳ-编号”。一、建议1、将总部员工档案信息上OA系统，

6、优点在于方便员工及时更新个人档案。同时OA系统只能看到本人档案，因此不必要考虑因档案公开导致的一些后果。2、员工档案信息加入合同到期时间、独生子女证信息、供暖费报销类型和金额等。3、建立电子员工档案资料，并在员工信息表中建立相应的连接，方便以后查阅。