发文管理制度

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1、发文管理制度第一条、为规范和严肃公司发文工作，提高发文效率、保证发文质量，保证文书的安全、及时传递，特制定本管理办法。第二条、公司所有文书的呈批和发文由综合办统一管理。第三条、公文的种类公文类别主要有：决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等多种文种第四条、公文格式公文格式一般包括：标题、主送部门（领导）、正文、附件、发文单位、发文时间、抄送单位、文件版头、公文编号等项。1、标题：公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容并标明发文部门、事由和公文种类。2、主

2、送部门：指公文主要送达的单位（领导）或部门，凡是向上级报送均为主送部门；一般只写一个主送部门，不得多头主送。如需要，同时报送另一上级，可以用抄报的形式。3、正式公文的主体：文字简明扼要、条理清楚、实事求是。4、发文单位：写在公文下面偏右，要写全称，如以领导个人名义行文，应冠以职务身份。5、发文日期：公文必须注明发文日期，以表明从何时开始下文。发文日期在发文部门下面向右错开，要写全年月日。发文日期一般以签发人签发日期为准。6、抄报、抄送单位：属上级的列入抄报，平行或下级列入抄送。7、文件版头：正式

3、公文一般都有版头，版头以黑色大写印上“江西丰锦电力科技有限公司”。8、公文编号：一般包括编字、年号、顺序号。9、附件：公文如有附件，应当在正文之后，发文部门之前注明附件名称和件数。10、其它：公文排版要求详见附件。第五条、行文要求1、行文须严格按要求格式书写、排版（具体要求详见附件）；2、明确发文权限。属于全面的，重要的方针政策性问题，以公司名义行文。属于限定方针范围内的日常业务工作问题，以有关部门名义行文。3、公文由主办部门经办人拟稿，经部门主管审核、签字后交综合办登记。由行政部送呈有关领导签

4、发。发文涉及几个部门的，经办部门负责组织相关部门会签后，再上交行政部。第六条、关于公司的公文编字为便于公司公文的使用、保管、立卷、归档和查阅，将公司公文编字明确为：发文部门或人员编字说明总经理***总字1、发文由综合办统一编号；2、发文字号3号仿宋体；序号为3位；年份用六角括号“〔　〕”；如“***总字〔20xx〕第xxx号”；计划经营部***经字生产部***生字财务部***财字人力资源部***人字行政部***行字安全监察部***监字物资部***物字技术质量部***技字资本战略部***资字第七条

5、、发文程序包括拟稿、校对、审核、签发、用印、发文、归档等程序。（一）公文的草拟、打印、校对。1、相关部门经办人负责公文的起草（包括录入、排版）。起草公文涉及的人名、地点、数字、标点符号要准确，时间要写具体的年月日。人名、地名、文件名称、事物名称等，不得用简称。2、起草公文后，到行政部统一打印、输出。行政部负责核对是否符合公文标准格式。（二）公文审核。文件起草后，由经办部门主管审核、签字。如涉及其他部门，经办部门送相关部门会签。把“文件呈批单”（具体格式见附表），同文件一并交行政部。（三）公文的核

6、稿。所有公文呈批前由行政部负责核稿。核稿的主要内容包括：1、文件呈批单是否填写准确，完整。所有相关部门是否都已签字。2、公文打印、排版格式是否符合公司要求；3、公文意思是否得表达清楚、准确。如核稿不合格，行政部签署修改意见后交经办人重新办理。（四）公文的呈批。行政部核稿通过后，在“文件呈批单”上填写公文编号和密级，签署处理意见。由行政部经理根据事情的轻重缓急，按审批权限、业务性质分类，分别呈相关领导审批。行政部不得积压文件，要及时呈批或下发。（五）公文批阅。公司相关领导认为文稿与原意不符，由行政

7、部退回拟稿人重写或修改。拟稿人重写或修改后，再次送签时必须附上修改前的所有原稿。行政部负责核对修改稿与原稿，确保公文严格按领导意见进行了修改，并且由经办人告知相关部门主管。（六）公文打印。公文签发后，交行政部经理。行政部经理审查后交行政部人员登记、打印正式文稿；对于不需要盖章的文件，在打印正式文稿后，由行政部人员填写“发文登记表”后，进行发文，同时将一份正式文件、领导签发的原稿中的终稿、文件呈批单及该文件电子版存档备案。对于需要盖章的文件见下一步；（七）公文盖印、登记。需要盖章的文件，打印后由行

8、政部人员履行盖章手续。“文件呈批单”由综合办人员留存备查，行政部人员须在文件呈批单上签字。文件盖章后，将一份正式盖章文件、领导签发的原稿中的终稿、文件呈批单及该文件电子版存档备案。同时由行政部人员填写“发文登记表”后发文。（八）发文。对外发文要求：1、所有发文需要权限最高管理人员签发。2、需要以信函、特快专递或以电子邮件形式发文的，统一由行政部人员办理。