《11-ifs产品手册-文档》

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1、IFS产品手册－文档管理2-6IFS应用系统－文档管理组件2.6.1文档管理组件概览IFS文档管理系统所管理的文档范围包括:¾需要在计算机上创建、修改、流转、审批、保存和发布的文档；¾需要与对象关联（主要指设备、工单、项目等）的文档；¾需要用模板统一格式的文档（如公文、公函等）；¾需要以电子文档形式保存的文档；¾需要在网上共享的其它文档。IFS文档系统既可以管理实物形式的文档文件，也可以管理电子形式的文档文件。实物文档的属性有文档来源、责任部门、存放位置、借阅部门、借阅人、借阅日期、原始应用程序、版本管理

2、等，该系统可以追踪实物文档的借阅与归还、版本更新等。电子文档即以文件的形式保存在文件服务器中的文件。对文件的管理必须首先对其进行分类，这是进行其他工作的基础。文档管理流程中的文档编辑模板、文档的编号、文档的访问用户、文档的审批流程、文档的分发、文档的查询等环节均与文档类别有关。IFS支持以文档模板创建新文档，文档模板基于文档信息的文档类别、文档格式和文档语言三个字段属性唯一确定。通过该系统可以实现电子文档的创建、上传到服务器、与对象（如设备、工单、项目等）关联、审批、发布、分发、查阅、修订等全过程的管理。

3、同时还支持一些辅助功能，如文件夹方式管理文档、基于里程碑的文件包的管理、文件的父Page2-6—1IFS产品手册－文档管理子结构的管理等。2.6.2文档管理组件的功能与特征IFS/文档管理集成且管理每个IFS模块中所有文件以及与以前安装的OA系统和文件生成应用系统的接口。另外，IFS/文档管理保证了每个文件均被保存、管理和组织，并容易进行适当的修改。IFS文档模块提供了快速创建文件的模板。这可确保每个文件都具有标准格式和外观。而且该模块可兼容任何类型的文件。IFS文档模块可设置新文件和修改文件的批准途径，

4、批准途径不仅节省时间而且高效，同时可增强公司内相关的不同部门之间的合作。可根据身份、作者和作者要求对文件进行分类。例如：可根据部件或客户、属性、修改日期等进行文件分类。分类时设置的参数越多，则可进行的检索选项也越多。分发新文件和修改文件到正确的部门非常重要。该功能可轻松定义如何分配及何时分配的参数。该主动程序支持多种分配方式和介质，包括硬拷贝和在线分发。可用一个数据库存储所有文件。文件被分类后，附上文档文件，该文档可被联接到或联接自IFS应用系统内的任何对象。IFS文档管理的文件包可在包含了文件和相关信息

5、的文件包内组织文件Page2-6—2IFS产品手册－文档管理，可在文件包中添加重大事件和计划完成时数，可轻松创建联接时间、进度和追踪信息的链接。2.6.3文档管理组件与IFS其他产品的联系IFS/文件管理是IFS应用系统的一部分，支持所有的业务处理。应用系统内的所有系统可访问相同的信息，并应用共同的系统规则。应用系统是在开放而灵活的软件结构上以标准化的功能模块而构建，这些结构均基于现代的、经验证的技术基础上。其与IFS其它模块的链接关系如下图：2.6.3.1Page2-6—3IFS产品手册－文档管理2.6

6、.4菜单导航器文档内容查询可以以文档所包含的内容为条件来搜索相关文档，系统会列出包含改搜索内容的所有文档列表。概揽－文档标题列出所有的文档列表，包括文档类、文档标题、文档编码、文档的相关属性等。Page2-6—4IFS产品手册－文档管理文档信息文档信息显示每个具体文档的详细信息如文档类、文档标题、文档编码、文档作者、相关部门、批准路径、历史记录……、文档的相关属性等。用户可根据设定的流程对文档进行批准、作废、下达、分发等操作以及新版本的创建等流程。概揽－文档修订版本以列表的形式显示文档的所有版本情况。查询

7、－文件夹将某一类具有共性的文件用一个相同的属性字段来表示，这就是IFS的“文件夹”。文件夹便于文件的分组管理。对于与流程无关、但同类文件较多时可分配一个文件夹管理这些文件，这些文件即可以是孤立的文件，也可以是已登录系统并与其它对象关联的文件。可以随时往文件夹中添加文件。这特别适用于各分部门管理与设备有关的参考文件。用户可以在此创建文件夹并通过图标进行文件的关联。概揽－对象查询以列表的形式显示与文档相关联的对象如工单、采购订单、设备……，并可切换到相关的对象查看其详细信息。查询－登记退出的文档以列表的形式显

8、示从文档服务器上退出（CHECKOUT）的文档清单。Page2-6—5IFS产品手册－文档管理概揽－对象核准以列表的形式显示需要核准的文档，并可以在此切换查看详细的文档信息并核准该文档。文件包文件包用于可在包含了文件和相关信息的文件包内组织文件，可在文件包中添加重大事件和计划完成时数，可轻松创建联接时间、进度和追踪信息的链接。文件包与里程碑设置关联，同时可关联到IFS的项目管理中。概揽－文档包装栏以列表的形式显示文件包的详细组