公文写作捷径：程序化写作“七步法”

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1、公文写作捷径：程序化写作“七步法”最近知乎上有一个关于公务员的热门话题——“有没有年轻人进了体制后不想升职?”最高赞回答是这样的：“我和楼上那个匿名的差不多，已婚，参公5年了，现在快30了，有1岁儿子，准备二胎。钱并不多，但是自己没啥追求，衣服裤子什么的，几十块就行了。佛系上班，每天事情做好，谁也不得罪，也不去恭维谁，打算一辈子科员。”看到这里我和大家一样，难免会一声叹息：“年纪轻轻不求上进。”但答案里接下来的叙述，让我大跌眼镜，准确地说，是让我重新审视了自己二十余年的体制内生涯。回答中说道：“基层工作量大，人手也不够，扶贫工作，同行都知道，各种数据各种报表，领导也

2、没办法，只会让你抓紧整。”有的同行是没命的干，上班干，下班干，回家找家人帮着干。就这样透支生命的方式干了大半年。某天晚上，我在家里加班报系统，在旁边看韩剧的老婆一边嗑瓜子头也不抬的对我说，“你怎么现在干工作累的跟狗一样，回来还要干，你考的啥公务员哦，是不是临时工哦，你平时打游戏那么喜欢挂机，盯着屏幕都能盯一天，就不能想想办法吗？”老婆一下就把我点醒了，我开始各种学习按键精灵、excel的VB语言，虚拟机什么的，一发不可收拾，刚开始的脚本效率不如人工操作，后来熟练了，能马上根据工作需求设计自己需要的脚本、函数，后来发文、讲话的稿子什么都直接用数据库（我自己慢慢积攒的）

3、根据自己需求来生成一个大致的文稿框架，最后再修改一下。每年把一些重要的会议文稿精神收藏到数据库，以便随时调用，不停的维护更新，现在可以自动生成一些模式化的申论文章，最后掌握一些基础数据，填写报表的时候直接调用。制作了一个自己的工作电子台账，带超链接，自动分类，可以说是和别人交接工作的时候几乎不用再多说一句话，只要把这套资料传给他，他就能一目了然把我的工作接手并做下去。可以说是工作效率突升猛进。”读完之后，油然而生敬意和叹服。我从中悟到了一个心法：“通过对工作任务建立私人化流程系统，把纷繁复杂的工作内容流程化、规范化、标准化，最大限度提升工作效率和质量。”再进一步思索

4、，在公文写作领域，是否也存在这样的“捷径”？笔者经过长期实践和反复试错，归纳出如下一套系统化的公文写作流程，从拿到写作任务开始到最终完成复盘，每一个步骤和环节都尽量程序化，虽然还达不到上文所述“高手”那样运用程序软件解决问题，但认真执行这套程序确也在写材料的螺蛳壳里做出了道场。程序化材料写作，就犹如一次长途跋涉的旅途，一共分为七步：一、分类——明确目的地善于思考总结的笔友不难发现，党政机关日常使用频率最高也最重要的公文类型，其实并不是《党政机关公文处理工作条例》中15种公文种类，而是领导讲话稿、调研报告、工作汇报（总结）、述职报告、经验介绍材料、理论性研讨文章等。在

5、拿到写作任务的第一时间并不是埋头找素材甚至提笔就写，而是根据材料的轻重缓急和领导重视程度将写作任务加以区分。（1）如果是常规的“通知、报告、请示、函、主持词”等，直接按照“找模板、换内容、审细节”的简单流程最快速度搞完收工。这类文体的特点是变化性不强，只需要准确简洁的说清楚事情即可，但在替换内容后一定要仔细检查一遍，以免出现张冠李戴、文不对题等情况，闹出笑话。笔者推荐使用“公文格式标准生成器”，这个程序在百度很容易就能找到，花一下午时间按照GB2012的格式和本单位具体要求自制一套格式模板，等需要用的时候直接生成，方便快捷。（2）如果是重要的“讲话稿、工作报告、领导

6、的心得体会”等则进入下一步流程，而本文也主要围绕这类文稿进行讨论。二、追问——拿到指南针追问就是对写作背景、写作意图、写作要求等方面刨根问底。领导一般都比较忙，布置写作任务的第一时间可能没有完整清楚地表达写作意图，也可能被其他事务打断，此时我们一定不能想当然地开始写，而要“追”着领导问清意图。与此同时要查上级通知，问清具体要求；要查同级活动，问清注意事项；要研究系统动态和行业趋势，问清楚当前任务。遇到专业性较强的材料，还应多请教专业领域的专家学者。总之，开始动笔之前的“追问”，既是明确写作方向的过程，也是深入学习研究的途径，这一步骤就像是“指南针”，确保了接下来每一

7、步的正确性。三、占有——带上工具占有就是围绕既定写作方向最大限度“占有素材”。笔者与材料打交道11个年头，近年来一直对材料写作中的“占有素材”和“形成套路”推崇备至。年轻的时候也总想“一鸣惊人”，认为条条框框束缚了自己展示才华，与材料接触的时间越长，越能隐约感受到公文写作的内在规律。占有素材的过程需要搜自己平时建立的素材库、搜百度、搜单位新闻、搜邮箱网盘等，利用一切可以接触到的渠道，发现并占有相关材料，不论是高度类似的材料还是启迪思路的材料，只要能“为我所用”，就把它们统一放入文件夹。占有素材越广泛，写作过程就越游刃有余。重点推荐几个笔者常用的占有素材的“独家渠