档案管理系统的完善和改进

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1、档案管理系统的完善和改进孙雪华(华东电力设计院，上海200063)摘要：本文对引进的企业档案管理系统在应用的过程中，在某些环节上所碰到的问题进行了分析，提出了解决方法。完善和改进后的档案管理系统投入使用后，取得良好的效果。关键词：档案查询；档案催还；档案预约；完善和改进。中图分类号：G275文献标志码：C文章编号：167卜9913(2009)05—0078—03PerfectingandImprovingofArchiveManagementSystemSUNXue．hua(EastChinaElect

2、ricPowerDesignInstitute，Shanghai200063，China)Abstract：ThisarticleanalysestheproblemsinapplicationsoffetchedCorporationArchiveManagementSystemandworksoutasolutionfortheproblems．CorporationArchiveManagementSystemwhichisperfectedhadabe~erapplicationefect．Ke

3、ywords：archivelocation；archivereturningspeedup；archivereserving；perfecting；improving．随着信息技术的飞速发展，企业档案信息统，本文就解决这些问题作一些探讨。化管理也越来越普及，就电力勘测设计行业而1档案查询子系统的完善和改进言，基本上都以引进的企业档案管理系统对本单位的档案进行管理，华东电力设计院(下称网络查询档案，是为借阅人员提供的一种本单位)也是其中之一。毋庸置疑，引进的企方便、快捷的查询方法。引进的企业档案管理业档

4、案管理系统是比较专业、功能比较齐全的系统可提供两种网络查询档案方式：终端安装系统，但同时它又是一个商业软件，不可能适查询浏览和IE浏览。本单位采用IE浏览方式。用于所有的单位。本单位在应用过程中碰到了进入引进的档案查询子系统，选择工程档一些问题。例如，借阅人员在查询档案时，无案类型进入到某一工程卷册级的条目信息。法获知该档案借阅信息；档案管理人员在档案通过查询所得到的信息有：档号、卷册名催还管理时无法按部门按档案类型批量打印催称、检索号、条目详细等等，其中档号和检索还单；等等。有些问题虽然比较小，但给应

5、用号栏目中的内容正好相反，往往借阅人员查询人员带来了不少的困惑，使档案管理人员工作到所需档案后，将档号栏目下的检索号抄于借起来不是那么顺利。为了解决这些问题，笔者阅单上前往借阅，此时档案管理人员就必须通设想，能否放弃引进的企业档案管理系统中的过检索号查询到档号才能完成本次借阅。这是某些功能或子系统，另辟蹊径，利用其后台数因为档号是本单位档案管理的唯一标识。据结构，重新构建符合本单位需求的管理子系当借阅人员查询到所需档案前往借阅时，收稿日期：200809—04作者简介：孙雪华，高级工程师，华东电力设计院档

6、案处。78．2009~-10N第5期甘'lⅡ：八_-L有时候会被告知该档案已被借走，而被谁借走会感到困惑。了需要档案管理人员查询后通知借阅人。还需按档案催还，可以进行条件检索，即可以要加以辅助的手段来完成档案管理工作，应当按人按档案按日期等进行检索，举例如下：加以完善和改进。m⋯⋯⋯一⋯一完善和改进后的档案查询子系统，同样＼、0}～一—。。“。—一I。～一I～一

7、“_．“＼选择工程档案类型进入到某一工程卷册级的条借阕日期；串应归还日}目信息，档号和检索号栏目中的内容是完全正二巷1总论‘～丽8：21_l一

8、第五告lO00kV~流输电2006-8-2612007-2-22，第穴卷工程投资估算石2006-8-2612007-2-22}确的，同时查询到的内容还增加了借阅人和应第七卷专题研究报告主．2006—8-2612007—2-22第七畚专题研究报告鼻．2006-8-2612007-2-22还日期。在检索条件方面增加了时问范围的检索，等等。图2按人按档案检索催还单本单位在应用档案查询子系统时，允许匿从图2可以看出，该催还单是按借阅人、按名登入进行查询，在完善和改进后的档案查询档案进行检索，所列清单比较清楚，某

9、借阅人子系统中对个人借阅信息查询和网上预约的功某种档案类型借阅尚未归还。但该借阅人所属能分别进行了改进。部门不清(按借阅人催还和按日期催还同样存在个人借阅信息查询，只要输入工号，就能这样的问题)。按照这种方式催还，全单位这么得到个人所借阅档案的所有信息。多人谁借阅了档案?又是借了什么档案?这些2档案催还子系统的完善和改进信息该从哪里获得?假设可以得到这些信息，那么档案管理人员就必须一个一个地进行检索众所周知，档案催还是档案管理工作中的打印催