走出“事改企”单位人事档案收集工作困境之我见

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1、走出“事改企”单位人事档案收集工作困境之我见走出“事改企”单位人事档案收集工作困境之我见■H.vE队CEI业界走出”事改企’’单位人事档案收集工作困境之我见周霞近几年,大部分事业单位经过事业单位的分类,剥离,转制等不同阶段,相继完成从事业变企业的”转企改制”工作.在改革层层推进不断深化,企业内部三项制度的改革实施的过程中,“事改企”单位在较短时期内,相对集中的形成了大批量,多类别的人事档案材料.如果及时地将这些新的信息资料收集归档,无疑将给人事档案注入新的丰富的动态信息,为企业的发展提供更好的服务.然而,目前”事改企”单位材料收集工作却举

2、步维艰.主要表现有三难:一难,材料收集不到;二难,材料移交不及时;三难,材料不齐全手续不完备.造成”事改企”单位人事档案材料收集难的原因是多方面的,概括地讲,主要有:其一,档案干部队伍不稳定.档案干部变动■过于频繁,使工作缺乏系统性,连续性,在一定程度上影响档案工作业务建设与发展.其二,归档部门档案意识淡薄.有的部门在材料形成后,将档案材料视为本部门的”小家底”,据为己有,不愿移交.对材料归档工作不重视,不配合.其三,收集网络出现新问题.收集网络由管档部门,形成材料相关部门和联络员构成.每个形成材料部门是收集网络的一个点,而多个点与联络员

3、的”链接”则汇成一个网络.收集网络是收集各类材料一条重要途径,也曾取得了显着的成绩.但自事业单位变成企业后,组织结构调整变化大,员工岗位变化较频繁,导致收集网络散,乱,收集渠道不畅.其四,制度规定没有及时出台.新体制使人非常重要的数据.记录档案要求详细描述文物保护单位的地理位置:除描述经,纬度,海拔高度,行政区域位置外,还需描述河流,峡谷,山脉,山峰,公路,铁路,重要建筑物,大地坐标等情况,记录自然与人文环境:如气候,地貌,地质,水文,土壤,植被,动物,特殊景观,居民,产业,交通状况,环境变化,主要环境问题等.还要进行古树名木登记.3,文

4、物保护单位的编码问题.文物保护单位的档案全宗号,是依据文物保护单位所在的省份,文物保护单位的级别和类别,及排列顺序进行标识的.依据国家标准,文物保护单位在具体时间范围内的档案全宗号具有唯一性.但在实际工作中,一些地区存在文物保护单位身份混乱的现象,即:全国重点文物保护单位,省级文物保护单位和市县级文物保护单位在一处重叠交叉的现象,也就是一个文物保护单位同时具备多种身份.这就要求编码工作必须严格遵守规则:一是,按文物保护单位的级别录入.依全国重点文物保护单位,省级文物保护单位,市县级文物保护单位从高到低的顺序,分别录入EXCEL电子表格中.

5、一个文物保护单位只保留一个级别,即最高一级的级别,这样各级文物保护单位都分别保持相对独立性.既使该处文物保护单位晋级,也不会出现重复交叉的现象,同时也便于核对.二是,在按照文物保护单位的级别录入的前提下,每一级别的文物保护单位再按照文物保护单位的类别(即古文化遗址,古墓葬,古建筑,石窟寺和石刻,近现代重要史迹,实物,代表性建筑和其它等六类)录入.各类保持相对独立性.这样也可避免各类别相互交叉,重复,更便于编号.三是,在每一级文物保护单位的每一类别内,按照公文公布的年代顺序排序编号.在同一公布的年代内,按照文物保护单位的时代排序编号;在同一

6、时代范围内,按文物保护单位第一字母的音序排序编号.这里必须提到的是,文物保护单位编码工作的组织路线,必须由省级行政单位负责统计,审核和确认.(作者单位:长沙市文物局)田业界IH,,c事档案归档材料涉及面更广泛.由于制度规定没有及时出台,归档部门不清楚新的归档范围,对象和要求,很多应归档的人事档案材料仍然散存在归档部门和个人手中.其五,领导支持力度不够.”改企建制”以后,企业以实现更多产值利润为价值取向,人事档案工作淡出企业领导的议事日程.有的领导把人事档案工作看成是不创造产值利润的负担.因而,对人事档案工作在软,硬件方面都缺乏应有的投入和

7、支持.笔者认为,人事档案工作要适应企业变化与持续发展的需要,尽快走出目前收集工作困境,提高人事档案材料归档率,必须从以下几个方面开展工作:第一,重视人事档案工作.在社会主义市场经济社会里,企业间的竞争其实就是人才的竞争.如果一个企业不重视人事档案工作,这个企业也难成为一流的企业.因为一流的企业需要一流的员工,需要一流的人事管理工作,人事档案工作是企业争创一流的重要组成部分.只有把收集工作做好了,把档案管好,用好了,才能从蕴藏丰富人力资源信息的人事档案中,发现人才,培养人才,使用人才;才能使企业在竞争中保持强势,在竞争中处于优势.因此,领导

8、要重视人事档案管理各项工作,把人事档案管理工作作为企业重要的基础工作摆上议事日程,及时研究,解决人事档案工作遇到的问题,使人事档案工作适应单位的战略转型和改革发展需要.第二,用制度约束和规范收