档案的保管与保护

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1、档案的保管与保护湖北省档案科技推广中心吴志军第一节档案保管与保护工作的含义、任务和要求档案的保管与保护是档案管理中的极其重要的基础性工作。档案保管是档案管理中一个相对独立的工作环节，其质量高低，对档案能否很好地永久保存具有重要的意义。档案保管主要包括档案的库房管理和档案的安全防护。一、档案保管与保护工作的含义档案的保管，是指根据档案的成分和状况所采取的存放和安全防护措施。档案保管工作的内容主要包括三方面:一是档案的库房管理，即对库房内档案科学管理的日常工作;二是档案流动过程中的保护，即档案在各个管理环

2、节中的一般的安全防护。三是保护档案的技术措施。档案的保护，是保管工作内容之一，是保护档案的专门措施，是为延长档案的寿命而采取的诸如复制和修补等各种专门技术处理的一项工作。档案保护工作的内容，主要包括“防”与“治”两方面:一是改善档案保管条件，即采取一定措施防止或减缓自然环境中各种有害因素对档案的破坏。二是档案的修复，即对已经损坏或存在有不利于永久保存因素的档案进行处理，尽力恢复其历史面貌，提高其耐久性。二、档案保管与保护工作的任务维护档案的完整与安全，是整个档案工作必须遵守的基本要求，更是档案保管工作

3、的中心任务。档案损毁的原因主要有两个方面，一个是人为因素，另一个是自然因素。人为因素的损毁，主要表现在三方面:一是由于政抬斗争及其他各种原因，对某些档案文件进行有计划、有意识的破坏。二是由于档案工作人员或利用档案等接触档案的有关人员疏忽大意，或玩忽职守，或不遵守规章，以及缺乏科学知识等导致的管理或使用不善造成的档案丢失、损毁。三是在档案管理和利用过程中，难以避免发生的档案老化。自然因素的损毁，主要表现在两个方面:一是内在的因素，即档案本身制成材料，如纸张、字迹材料和胶片、磁带等载体材料及其他附着材料，

4、这些因素的变化会直接影响档案的寿命。二是外在的因素，即档案所处的环境和保管档案的条件，如不适宜的温湿度、光线、灰尘、虫、鼠、水、火及机械磨损等因素对档案的破坏。（一）档案保管工作的任务档案的保管工作要做到四不：不散（不使档案分散）、不乱（不使档案相互混乱）、不丢（档案不丢失不泄密）、不坏（不使档案受到损害）。具体来讲有如下三个方面的任务：1.建立和维护档案的存放秩序2.防止档案的损坏3.维护档案的完整与安全(二)档案保护工作的任务采取专门的技术措施，对已损坏的档案进行修复、复制，最大限度地减少档案的损

5、失，延长档案的寿命。三、档案保管与保护工作的要求(一)档案保管工作的要求1.账物相符。2.突出重点，兼顾一般。3.处理好“管”与“用”的关系。(二)档案保护工作的要求1.满足不同载体档案材料的特殊保管要求，确保其安全，延长其寿命。2.以防为主，防治结合。采取有效措施，预防档案损毁，一旦档案受损，要及时进行妥善治理。四、档案保管与保护的工作原则档案资源是不可再生资源，档案保管作为档案工作的一项重要内容，思想上要重视，措施上要落实。因此，档案保管应遵循以下工作原则:（一）档案保管的工作原则1.以管为主，管

6、用并举：要处理好档案保管和档案利用之间的关系，既要有利于保护档案实体安全，又要保证档案当前和长远利用的方便。不能厚此薄彼，要管用并举。2.加强重点，兼顾一般：档案有价值大小和重要程度高低之分，对重点档案要采取特别措施予以控制，并在投入的人力、物力、财力上有所偏重。抓好重点，带动一般。3.建立应急预案，有备无患：对突发事件和灾害破坏，有针对性地预设防范措施。(二)档案保护的工作原则档案保护的发展体现了三个主要特征，一是由载体保护研究向信息安全稳定研究方向转变;二是由过去静态的库房保存为主体的体系向现在动

7、态的、多方位、多环节的体系转变;三是由单一因素管理向多元化、综合性并举的模式转变。因此.档案保护应遵循以下的工作原则:1.以防为主，防治结合。采用各种必要的设施和科技手段，尽量避免档案损害的发生是档案保护的最终目的。因此，对档案保护来说，首先是防止虫、霉、光、尘、水、气等对档案侵害的发生，变被动为主动;其次才是发现问题及时解决和治理，改善档案保管条件，修复受损档案实体。要无“病”先防，防治结合，才可以更有效地提高档案的保管质量。2.积极吸收相关学科的成果，理论与实践结合，研以致用，实现档案保护的良性循

8、环。3.重点加强对现有档案的保护，以一种积极的态度，督促有效的档案保护体系运转，以利于保持档案原貌，维护档案的文化特色。第二节档案的保管一、档案保管工作的条件做好档案保管工作，需要有一定的物质条件，如档案库房、库房设备、档案装具、档案包装材料等都是保管档案的基本物质条件。(一)档案库房档案库房作为不同于民用建筑、办公用房的一种特殊建筑，有以下要求:1.要有足够的使用面积。2.库房围护结构要具有隔热、防潮、防雨的性能。在楼层安排上应避免“顶天立地”，即尽可