账务处理系统初始设置(三)

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1、期初余额录入3.2(三)四、期初余额录入为了保证新系统的数据能与原系统的数据相衔接，保持账簿数据的完整性，在应用总账进行日常业务处理之前，需要将一些基础数据输入到系统中。首先将各账户的年初余额或启用月份的月初余额，以及年初到该月的累计发生额计算清楚，然后输入到总账系统中。这个过程称为数据的初始化过程。比如：如果总账系统的启用日期为2006年1月1日，则只需要将2006年年初的所有会计科目的期初余额录入到总账系统中；如果总账系统的启用日期为2006年9月1日，则需要将2006年年初的所有会计科目的期初余额以及2006年1-9月份所有会计科目的累计借方发生额

2、和累计贷方发生额录入到总账系统中。期初余额录入包括两个方面的内容：一是输入所有会计科目的年初余额或对年初余额进行调整（由上年度数据自动结转形成新年度年初数据时，可对年初数据进行调整）二是核对期初余额，并通过试算平衡来检验是否满足“所有会计科目的借方余额是否等于所有会计科目的贷方余额”以及“所有会计科目的借方发生额是否等于所有会计科目的贷方发生额”两个等式。(一)录入期初余额期初余额录入界面有三种颜色显示的会计科目，分别为白色、深灰色和浅灰色，如图3-9所示。白色显示的会计科目可直接输入金额；深灰色显示的科目为父级科目，其金额由所属的下级科目金额汇总而来，

3、不可直接输入；浅灰色显示的科目为具有辅助核算的会计科目，其金额也不可直接输入，而需要进入相应的辅助核算输入界面才能录入金额。有外币核算或数量核算的会计科目，需要同时输入外币金额或数量。在录入期初余额时，发现会计科目的方向错误，需要进行修改时，可在期初余额录入界面，选中要修改余额方向的会计科目，如坏账准备科目，单击鼠标右键，在右键下拉菜单中选择“调整余额方向”即可，也可以单击上方〖方向〗按钮进行余额方向的调整，系统弹出对话框如图3-10所示。如果某科目为数量、外币核算，可以输入相应的数量及外币余额，但要注意：输入外币核算会计科目的期初余额时，必须首先输入本

4、位币余额，再输入外币余额。示例3-7：录入应收账款科目期初余额。该科目为客户往来科目，2005年12月28日销售给客户博大贸易商品127500元，货款未收，记账凭证号为36。操作步骤：1.在期初余额录入界面，选择会计科目“1131应收账款”，双击其后的“期初余额”栏，系统弹出“客户往来期初”录入界面。如图3-11所示。2.在“客户往来期初”界面，单击上方〖增加〗按钮，输入日期“2005-12-28”，凭证号“记-36”，摘要栏输入“销货款”，方向为“借”，金额栏输入金额“127500”。3.点击〖退出〗按钮返回期初余额录入界面，系统将应收账款余额1275

5、00元带入应收账款科目的期初余额栏中。具有部门核算、个人往来、供应商往来、项目核算的会计科目录入期初余额的方法与上述方法一样。不再详述。故障诊断室故障：输入有项目辅助核算会计科目的期初余额时，如111账套中当输入“121101原材料及主要材料”的期初余额时，系统弹出错误信息提示：“该科目没有定义项目大类！”原因分析：出现此错误提示的原因在于“项目档案”设置中没有为“原材料项目”大类指定核算科目。解决方法：回到“项目档案”设置中，将“原材料项目”大类指定的核算科目从待选科目列表转入已选科目列表并点击〖确定〗按钮保存后即可。(二)对账及试算平衡期初余额录入完

6、毕后，可以通过对账及试算平衡的功能来检验期初余额录入的正确与否。对账的主要内容包括：总账上下级、总账与部门账、总账与客户往来账、总账与供应商往来账、总账与个人往来账及总账与项目辅助账的核对。试算平衡的目的主要是检验期初数据是否满足会计等式的要求。1.对账示例3-8：对北京宏远科技有限公司111账套期初余额录入结果进行对账，并查看对账结果。操作要点：在期初余额录入界面，单击上方〖对账〗按钮，弹出期初对账界面，单击〖开始〗按钮，开始进行对账并显示对账过程，如图3-12所示。对账完毕，如有错误，可单击下方〖显示对账错误〗按钮查看对账错误信息。2．试算平衡示例3

7、-9：对北京宏远科技有限公司111账套期初余额录入结果进行试算平衡，并查看试算平衡结果。操作要点：在期初余额录入界面，单击上方〖试算〗按钮，弹出期初试算平衡表窗口，当显示“试算结果平衡”时，表明期初数据录入基本正确，否则需要进一步核对期初数据，如图3-13所示。友情提示：1．期初余额试算不平衡，不能记账，但可以填制凭证。2．已经记过账，则不能再录入或修改期初余额。