资料整理与编目

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1、资料整理与编目老科学家学术成长资料采集工程馆藏基地2012年5月10日采集成果2目录■资料分类■资料整理■资料著录■资料数字化■资料验收标准2010-07-16国防科技信息集成服务平台分类概念及方法分类法“分类法”也称分类表，是由许多类目按照一定的规则组织起来的，每一个类目都包括一个“类名”，并相应地设定一个编码，叫做“类号”，同类事物可以用同一个“类号”。例如：KS表示口述类资料2012-5-10老科学家学术成长资料整理与编目分类概念及方法老科学家学术成长资料分类依据档案分类法每个老科学的资料作为一个全宗全宗内的分类方法:按其构成方式可分

2、为单式结构分类法和复式结构分类法。复式分类法通常由年度分类法与其他分类法组配而成。年度分类法年度分类法与组织机构或问题分类法组配是档案管理中比较常见的分类方法法法。法。。。2010-07-16老科学家学术成长资料整理与编目分类概念及方法档案分类法目前，国内档案管理所用的全宗内档案分类方法很多，归纳起来有以下几种类型：（一）时间分类按文件的产生时间分类，具体形式有：1.年度分类法2.时期分类法（二）来源分类按文件的来源分类，具体形式有：1.组织机构分类法。2.作者分类法。作者可以是机构或个2010-07-16培训分类概念及方法档案分类法（三）

3、内容分类按文件的内容分类，具体形式有：1.问题（主题、职能）分类法。《中国档案分类法》即属于这类分类法2.实物分类法。如粮食、木材、服装、电器等3.地理分类法。如华北、西南、东北、山东、江西、陕西等（四）形式分类按照文件的类型和载体分类，具体形式有：1.按文件的种类或类型分类，如账簿、会计凭证等2.按文件的载体形态分类。如录音带、录像带、照片等，并辅以载体形态分“老科学家学术成长资料分类”依据文件的类型分类法类法来进行类目划分。2012-5-10培训老科学家资料分类原则“老科学家学术成长资料分类”依据文件的类型分类法，并辅以载体形态分类法来

4、进行类目划分。我们将所采集的每个老科学家的资料分为12大类，其中音像资料下又分8个子类目。2012-5-10培训老科学家资料分类（1）KS——口述录音整理资料（2）ZJ——传记类。（3）ZS——证书、证章类（4）XJ——信件类；（5）SG——手稿类（6）ZZ——著作类（7）BD——报道类（8）PJ——同行学术评价类（9）YX——音像类（10）DA——档案类（11）TZ——图纸类（12）QT——其他与老科学家学术成长过程有关的资料2012-5-10培训老科学家资料分类（9）YX——音像类。包括：光盘、录音带、唱片、录像带、胶卷、平片、幻灯片、

5、照片等不同介质的音像资料。这些音像类载体代码如下：12照片（实物照片）13录音带14录像带15幻灯片（老式幻灯片）16磁盘17胶卷、平片18光盘19其他介质2012-5-10培训分类举例111...口述资料：：口述访谈中可能产生以下资料：口述访谈中可能产生以下资料资料清单2012-5-10培训老科学家资料分类2：数码照片保存在光盘上，其分类应归入YX12，还是YX18？冲洗的照片，同时有底片应如何分类？（YX17）3：媒体报道的录像带，其分类应该分入BD，还是YX14？4：报告或申请，其分类应分入ZZ还是SG，QT？看内容而定。学术报告，申

6、请出国的申请书，专利申请书等2012-5-10培训5.5.5.报纸杂志13目录■资料分类■资料整理■资料著录■资料数字化■资料验收标准2010-07-16国防科技信息集成服务平台老科学家资料整理—整理流程整理流程组件与装订分类分配档号编制件号编制目录装盒2012-5-10培训老科学家资料整理—件的划分与装订件的划分件的划分“件”是每一个全宗卷中的基本组成单位，如何划分“件”显然十分重要。一本书或是一篇文章，都有从起草、修改、定稿到出版、复制的过程，这个过程中形成文献资料有着密不可分的相关性，将这些有着密切相关性资料集中在一起，组成一“件”，

7、可以保持其内容的一致性和完整性。还有像每份资料的正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，请示与批复为一件，来文与复文为一件；一次会议或一次活动形成的文件为一件。2012-5-10培训老科学家资料整理—件的划分与装订件的装订非正式出版物未装订成册的，如手稿、文件、来文和复文、请示和批复、信息、简报等需要整理和装订，装订以“件”为单位。每“件”文件材料的具体排列顺序如下：正文在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复件在后；转文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后。采集小组暂不装订，将每一“件”资

8、料用纸袋或其他装具装在一起。2012-5-10培训老科学家资料整理—分类件的分类依据分类细则对每件资料进行分类。注意：分类过程中可能会遇到这样问题：有些资料内容相同，但是由于载体