股份公司人事档案管理规定

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1、股份公司人事档案管理规定　1.总则1.1公司人事档案是指记录和反映员工的经历和德才情况的档案。它是对员工任免、调动及管理分析的工具之一，也是人事考核的主要依据之一。为加强人事档案的有效管理，特制定人事档案管理制度。1.2人事档案具有以下特性：真实性，这是员工个人经历和德才情况的真实记录；保密性，它届党和国家的机密；可靠性，它必须具有完备的手续；独立性，它是以个人为立案单位。1.3公司人事档案由党委组织部门归口统一管理。2.人事档案的归档范围2.1组织人事部门应当归档的材料包括：a干部履历表；b中层干部任免、聘任及解聘材料；c科技干部技术职称确定呈报表；d大中专

2、毕业生转正定级表；e各类干部的鉴定材料；f.出国人员审批表及出国人员鉴定表；g学历证明；h干部退休、离休审批表；i干部违纪处分决定、批复等综合材料，以及本人检查、交待、申诉材料；j取消或撤销行政违纪处分决定、批复、平反决定材料及本人申诉材料；k后备干部考核材料及登记表；1工程技术人员和业务管理人员奖励材料；m大中专毕业生、对调和单调干部以及转业干部档案；n发展新党员有关材料，如入党志愿书、入党申请书及入党政审材料和入党转正申请；o中国共产党党员登记表；p公司以上先进奖励材料；q中国共产党党员退党的有关材料；r预备党员延长预备期及取消预备党员资格材料；s中共党员

3、违纪处分决定，批复及处分的甄别材料及平反决定材料。2.2劳资部门应归档的材料主要有：a员工登记表；b各种审批表：如劳动合同制审批表、调整工资审批表、学徒工定级审批表、复职审批表及要害作业岗位审批表；c各类生产工人档案；d工人行政违纪处分决定及本人检查材料；e撤销对工人行政违纪处分决定、平反材料及本人申诉材料；f.退职、退休人员提高待遇审批表；g开除厂籍及解除合同的有关材料。2.3保卫部门应归档的材料主要有：a各种刑事犯罪和政治犯罪的判决书；b刑事处分材料；c劳动教养通知书及教养期满释放有关材料。2.4公司工会应归档的材料主要有：a公司级以上先进生产者(劳模)、

4、先进工作者(劳模)登记表及事迹材料；b干部、工人死亡后组织上写的悼词；c干部、工人非正常死亡的调查材料及善后处理意见。2.5团委应归档的材料主要有：a入团志愿书、入团申请书；b退团申请书及退团登记表；c团员及团干部各种奖励材料；d团员违纪处分材料及撤销处分的决定；e团员各种鉴定材料。3人事档案的管理3.1人事档案归档要求3.1.1归档的材料及名称(或标题)应确切、清楚，并写在材料醒目的位置。3.1.2归档的材料，应钢笔或毛笔书写，字迹工整、清晰。3.1.3归档的材料或表格，一律用十六开纸书写或印刷，如必须用大号开纸印刷，允许按16开折页。3.1.4形成材料的部

5、门要认真填写以下内容：a形成材料的部门应盖公章；b单位负责人应签字；c个人形成的材料，形成材料人应签字；d填写形成材料的年、月、日。3.2人事档案的保管要求：3.2.1对存放档案的库房要求，主要有：a库房清洁、适用和牢固；b有防盗及防火措施和工具；c既能防潮，又能防晒；d有防虫及防鼠措施。3.2.2.按“企业档案分类”规定，必须做到认真鉴别，分类准确编排有序，目录清楚，装订整齐，达到档案、卡片、人员、名册四统一。3.2.3定期与不定期检查案卷的摆放装置，各项安全措施及库房周围的环境情况，若发现问题及时采取措施加以解决。3.2.4经常保持人事档案与登记台帐、案卷

6、存放位置相一致，一旦发现问题及时采取措施纠正。3.2.5每半年进行一次抽查，每年进行一次全面检查。4人事档案的借阅4.1凡因下列需要借阅人事档案，必须办理借阅手续：a调资；b提级考核；c调动工作；d任免事项；e政审；f组织处理；g入党；h出国；I离、退休等。4.2查阅人事档案的手续4.2.1只能由查阅单位的党组织指派党员到档案室查阅，一般不外借；必须外借时，需经有关组织部门领导批准，但不得中途转借。外借档案必须在十五天内归还。4.2.2查阅人事档案人员，对档案应严加保密，不得向无关人员泄密。4.2.3查阅人事档案时，不准在材料上圈划、折叠、涂改、污损、撤换、拆

7、毁、拍照、复印。4.2.4阅档时必须抄录有关材料，需经档案室主管人员同意。4.2.5组织、人事、纪委、保卫等部门查阅档案时，须经本部门主管领导批准。4.2.6单位(部门)或个人需要由人事档案部门出具证明材料时，需履行以下手续：4.2.6.1由有关单位(部门)开具介绍信，说明要求出具证明材料的理由、并加盖公章。4.2.6.2党委组织部门按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料。4.2.6.3证明材料由党委组织部门主管领导审阅，加盖公章，然后登记、发出。5人事档案的转递5.1人事档案转入或转出，人事档案部门要审批手续完备，登记清楚，责任明确。5.2凡员工调动工

8、作，做到人事档案随人走，避免人事档案与