General Dynamics实施电子采购的三个阶段

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1、GeneralDynamics实施电子采购的三个阶段电子采购带来效率的巨大节约正吸引着越来越多的OEM公司在其业务流程中应用这一方法。市场研究公司ARM预计，2008年电子采购将增长到28亿美元，复合年增长率为9%，这一增长率比软件行业总体水平高出50%。美国国防产品制造商GeneralDynamics是电子采购的积极倡导者，早在这一工具刚刚出现之际，该公司的管理层就决定让各事业部考虑如何利用电子商务平台进行公司每年80亿美元的采购。该公司旗下C4系统事业部率先实施电子采购，通过采用Ariba平台和改变业务操作流程，它

2、的采购价格下降5%-15%，且与供应商的交流更加迅速有效，采购时间缩短50%。如今，C4的方案已经在全公司应用，公司整体采购支出平均节约达16%，执行采购业务的周期缩短了25%-50%。选择合适的解决方案在电子采购之前，C4的采购竞标主要是纸面作业，后来升级到Excel表格、传真和电子邮件。采购人员起草符合公司规定的文件，然后将提议发给潜在的竞标者，在接下来的几轮会谈中回答竞标者的问题。投标开始，C4收到来自多家供应商的标书。标书五花八门，采用不同格式，比如一份关于PCB布线的标书可能就附有3,500张图，且文件缺乏统

3、一性。C4系统供应链管理主管BobKane意识到，必须以成本更低、基于网络的流程来取代人工流程。Kane决定在C4系统部进行电子采购的实验，该部门每年花费6亿美元用于直接和间接物料采购，共有雇员2.3万人。Kane的团队用了一年的时间对电子采购工具进行评估。他们研究了数家供应商的产品，最后锁定了3家。Kane表示：“我们必须非常小心，确信所选出的供应商没有退出该项业务的打算，所提供的方案能够被广泛应用于公司多个事业部和所有类型的采购合同。”他们邀请这3家供应商演示产品细节，最终选择了Ariba的解决方案。Ariba是一

4、家专业的电子采购平台提供商，其软件可与ERP系统集成，帮助公司进行直接和间接物料的电子化采购。Ariba的产品分为两部分：监控合同执行情况的AribaBuyer和电子战略采购平台Ariba企业战略采购。由于AribaBuyer要求放弃原有BobKane：我希望能将Ariba软件变成的计算机系统，与后端系统一种标准，基于这一平台不同事集成的工作量巨大，Kane业部之间能充分进行合作和交流。的团队决定先不用该工具，而是将精力集中在Ariba战略采购工具上，首先实现的是反向拍卖、匿名竞标和索取信息等功能。几乎同时，Gener

5、alDynamics实施了一套新的、Ariba软件能够访问的ERP系统，并安装了一套来自Dunn&Bradstreet公司的“支出聚集”工具，这使它能获得公司支出的全部信息。Ariba软件的收费大约为50-75万美元，可提供了多项收费模式，比如按年签署协议。安装系统需要两个月左右的时间。实验阶段，C4尝试地开展了一些电子采购业务，如匿名竞标和反向拍卖业务，参与竞标的供应商能够通过电子方式递交标书，以获得C4的合同；或是C4提出要求，希望为某一元器件或服务支付怎样的价格，竞标者递标以赢得合同。在实验阶段结束时，Kane发

6、现该系统的确为公司节约了成本。它能以比原来低5%-15%的价格采购物料，与供应商的交流更加迅速有效。为此，他决定扩大竞标工具的应用，最大程度地消除与单个供应商协商、签订非竞标合同和长期合同的成本。大规模实施Kane首先对其事业部中150个采购人员进行Ariba系统培训。由于采购人员分散在15个地方，他们形成一个虚拟团队通过Ariba的软件进行交流，学习如何通过电子的方式进行以前的手工工作。Kane说：“他们的业务操作方法变得更加聪明，操作速度不断提高。”由于该软件基于浏览器，学习起来并不困难。培训之后，采购专员能够进行

7、简单的拍卖，在10分种内做出潜在竞标者的名单。对供应商的培训相对复杂一些。最初，供应商都有抵触情绪，他们担心Ariba这样的软件可能会吞噬他们的全部利润。但他们很快认识到，该流程比纸上流程简单得多，而且还能快速收到对其竞标的反馈，“这些知识能帮助供应商不断提高竞争力。”Kane说。供应商收到用户名、密码和网址之后，登陆C4的采购交易系统，注册成为用户，学习如何使用软件进行投标。他们能够下载一份C4的供应商使用指南，指导他们一步步熟悉采购流程，同时他们还能从Ariba获得更多关于系统使用的指导。供应商仍然能够和C4所指定

8、的采购人员进行交流，但必须使用这一系统进行正式信息交换。当一个采购人员启动一项业务时，他使用Ariba工具发送招标意向书，邀请供应商对一个项目进行投标，每个人都能在同一时间获得信息。招标书包括招标细则和期限等信息，在招标过程中没有人能获得特权。为进一步扩大应用，Kane要求其事业部超过2.5万美元的采购必须通过Ariba流程，以确