文书处理与档案管理

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1、引入案例主要内容本章小结案例分析实践训练学习目标第七章文书处理与档案管理电子教案模版配色（1）通过本章学习，你应能够：1.了解文书处理的原则2.了解文书处理的行文关系及行文方式3.掌握文书处理的收文及发文程序4.了解档案管理的内容与分类5.进行全宗内档案的分类及案卷的排列与编目学习目标第七章文书处理与档案管理某酒店的文书处理工作内容（略，请见教材第180页）引入案例第七章文书处理与档案管理第一节　文书处理第二节　档案管理概述第三节　全宗内档案的分类主要内容第七章文书处理与档案管理第一节文书处理一、文书处理的原则1.及时、高

2、效2.准确、周密3.精简、求实4.安全、可靠第七章文书处理与档案管理第一节文书处理二、文书处理的行文关系与行文方式（一）行文关系1.隶属关系（1）同一系统的上下级单位之间构成的领导与被领导的关系（属行政关系）；（2）同一系统的上下级部门之间构成的指导与被指导的关系（属业务关系）。2.非隶属关系（1）同一系统同级单位、部门之间或不同系统的同级单位、部门之间；（2）非同一系统的非同级单位、部门之间。第七章文书处理与档案管理第一节文书处理第七章文书处理与档案管理（二）行文方式二、文书处理的行文关系与行文方式第一节文书处理三、文书

3、处理程序第七章文书处理与档案管理公文处理的基本程序图请见教材第184页。小知识第一节文书处理三、文书处理程序（一）发文处理程序1．草拟（1）交拟。交拟是指单位、单位的领导或秘书部门的负责人向准备拟写稿件的人交待拟写稿件的任务。（2）起草。文稿的起草要了解领导交待的事情始末，做好调查研究，认真分析各类情况和需要，然后再起草。2.审核审核又称核稿，是指草拟好的文稿在送出去前，由秘书部门负责人对文稿的内容、文种、用词等方面进行全面的检查。审核主要把好行文关、政策关和文字关。第七章文书处理与档案管理第一节文书处理三、文书处理程序（

4、一）发文处理程序3.签发“签发”又称为“会签”，是指单位的领导人对审核过的文稿进行最后的审查，审查无误在发文稿纸上签署意见并注明签发人的姓名及年月日。4.复核复核是发文办理过程中的第二次审核，是在正式的公文印制出来之前，秘书部门对签发的文稿进行复核审查。5.缮印缮印，是根据复核好的文件定稿进行誊清或印制文件。第七章文书处理与档案管理第一节文书处理三、文书处理程序（一）发文处理程序6.校对校对是对缮印出来的文本清样与定稿进行全面的对照检查。7.用印用印是在文件的正本落款的地方盖上发文单位的公章。8.登记登记，是对准备发出的文

5、件进行记录，以便日后核查。9.分发分发，是对印制完毕需要发出的文件进行分封和发送。第七章文书处理与档案管理第一节文书处理第七章文书处理与档案管理发文登记簿小知识三、文书处理程序（一）发文处理程序第一节文书处理（二）收文处理程序1.签收2.拆封3.登记需要登记的文件有：（1）上级单位的指导性的、参阅性的或需要办理的文件；（2）下级单位的请示性、报告性的文件；（3）带有密级的重要资料；（4）单位内部使用的文件、会议文件和音像文件。不需要登记的文件有：（1）领导人的亲启件；（2）事务性的通知、便函等；（3）一般性的简报；（4）公

6、开的和内部不保密的出版物；（5）已经被其他综合性质的文件包括的文件。第七章文书处理与档案管理第一节文书处理（二）收文处理程序4.审核5.传阅6.拟办。秘书人员或经授权的部门在领导批办之前对文件的问题提出如何办理的初步意见，供领导人批办时参阅。7.批办8.承办。就是按照领导人的批示意见执行具体的工作。9.催办。就是文秘人员按照承办时限，对承办部门定期进行检查与催促，防止文件处理被延误。10.注办。是由经办人在文书处理单上对文书的承办的情况和结果进行简要的情况说明第七章文书处理与档案管理第一节文书处理第七章文书处理与档案管理四

7、、文书立卷1.文书立卷的基本原则（1）能正确反映单位工作的历史面貌。（2）保持文件之间的内在联系和完整。（3）便于管理和查找利用。2.文书立卷的方法（1）按文件特征立卷。它包括：作者特征、问题特征、名称特征、时间特征、通讯者特征和地区特征。（2）按照文件的保管期限立卷。案卷的保管期限分为永久、长期、短期三种按通讯者特征立卷实例（1）化工大学关于王兰工作调动的函（2）工业大学关于王兰工作调动的复函（3）化工大学关于刘海工作调动的函（4）工业大学关于刘海工作调动的复函以上案例是按照文件的通讯者相同来立卷的，案卷的标题为：《化工

8、大学与工业大学关于王兰、刘海工作调动问题的来往文书》微型案例第七章文书处理与档案管理第一节文书处理第一节文书处理第七章文书处理与档案管理1．归档范围上级发来的与本单位有关文件。重要的会议材料。单位对外的正式发文。重要的往来文书。本单位及各部门的工作计划、报告及重要的统计材料等。本单位签订的合同、协议书等