网络视频会议管理实施细则

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1、公司网络视频会议管理实施细则（试行）第一章总则第一条为加强公司（以下简称“公司”）网络视频会议管理，保证会议质量和效果，按照公司会议管理制度，特制定本实施细则。第二条公司网络视频会议按程序化、规范化原则，实行统一指挥，分级管理。第三条本办法适用于公司总部及各分支机构。第二章组织与管理第四条总经理工作部是公司网络视频会议的综合管理部门，负责网络视频会议规章制度的制定和修订，负责网络视频会议总协调，负责监督视频会议运维人员调试视频会议声音质量、画面质量、导播效果。第五条信息技术部是公司网络视频会议系统的技术保障部门，负责网络视频会议技术操作

2、规程的制定和修订。第六条总公司领导主持召开的视频会议由总经理工作部负责组织协调，专业、专题会议由主办部门负责组织协调，各分公司综合管理部门协助办理。第七条：9各参会单位须按照会议要求提前半日布置会场，并主动与会议主办部门联系确认会场是否规范；各参会人员应在在会议开始前10分钟进入会场，按照规定着装，不得出现交头接耳、随意走动、打电话、打瞌睡等与会议无关的行为。第三章会议基本流程第八条会议主办部门制定会议方案，提出会议申请，经总经理工作部会签，公司总经理审批同意后方可组织召开视频会议。第九条会议主办部门应在会议召开前2个工作日通过协同办公

3、系统提交视频会议任务单，协调相关部门进行会场布置，做好会间服务。第十条视频会议任务单审核通过，会议主办部门与运维人员协商确定测试时间等事项后发布会议通知。第十一条会议通知须明确会议名称、时间、主会场地点及参加人员、分会场参加人员、会议议程（含远程发言单位）等内容。主会场与会人员落实由会议主办部门负责，如有请假事宜，按相关管理办法由各单位综合部门办理请假手续，报会议主办部门。第十二条设备调试9视频会议运维人员根据会议通知和任务内容，制订工作落实方案（包括组织方案和技术方案），并进行系统联合调试。一般情况下，重大会议应提前半天时间调试，并在

4、会议正式开始前1小时打开设备，等待会前联调。第十三条视频会议系统具有录像功能，若需要对视频会议进行全程录像，召开会议部门应提前通知视频会议运维人员，并在会议结束后及时将录制的内容从系统中导出。第十四条应做好视频会议电子数据和有关资料的保密工作。未经会议主办部门领导批准，不得对外公布有关信息。第四章附则第十五条本办法由总经理工作部制订并负责解释。第十六条本办法自发布之日起实施。9附件一：公司视频会议设备调试工作规范第一条视频会议运维人员接到会议任务单后，根据任务内容，制订工作计划，并据此组织各分支机构进行系统联合调试。第二条会场布置（一）

5、会议会标：各分支机构会场要根据会议通知要求设置会标和机构名称。（二）着装要求：根据会议通知要求着正装。（三）会场布置：会议召开前各分会场要制作桌签，做到摆放位置规范、恰当。（四）会场布置具体要求1.所有会议室在开视频会议前为避免桌面反光，要求使用颜色较暗的桌布（如深绿色）；会场灯光根据需要全部打开，并采用三基色灯；会场应配备遮光窗帘，避免自然光进入会议室。2.本地摄像机调整到合适位置，高度1.6米以上，且距离第一排2米以上。摄像机不应正对强烈光源（如灯光、窗户、投影机），摄像机采集的图像应为人物正面图像，摄像机画面要充实、饱满；会前应设

6、置摄像机预设位，设置完成后，镜头及显示设备不要进行位置改变。93.主会场操作人员在会议进行时，应在控制室将分公司会场画面进行轮询广播，轮询时间30秒为宜，并根据会议安排对需要点名发言的分公司进行广播。4.在会议进行中，不要频繁遥控摄像机，影响视频质量，如果需要给发言者特写镜头，各分会场操作或管理人员根据摄像机的预设位，对不同发言者进行视频选看。5.发言者不要手持麦克风，麦克风位置应固定，距离0.2米最佳。使用全向麦克风的会场，应将麦克风放在桌面中间位置或第一排桌面。不要背对麦克风讲话，不要把麦克风放在音箱附近。6.分会场无发言时，应将本

7、地会场静音，并将摄像头对准会场全景；分会场有发言时，技术人员应使用终端遥控器打开本地麦克风，并将摄像头对准发言人，如有发言稿，将发言稿远离麦克风，避免页面翻动产生的噪音。发言完毕，主动用遥控器关闭本地麦克风，避免产生杂音，影响视频会议音频效果，扰乱会场秩序。分公司会场也要通过相应操作全盘统筹静音，以保证会议效果。7.各会场技术管理人员应时刻监控设备运行情况，确保随时与主会场联系，根据现场情况及时调整镜头和麦克风。当设备或网络出现故障时，分会场应立即向主会场汇报，在此期间，分会场参加会议人员不得擅离会场；如果故障短时无法排除，在得到主会场

8、的许可后方可撤离会场。8.会议召开期间，除视频会议系统管理人员外，无关人员不得进入设备操作区，不得操作与视频会议有关的设备。99.会议期间，各分会场操作人员要认真做好记录，及时发现问题，并在会议结束后针对问