费用报销审批管理制度200804

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1、费用审批报销制度为了加强对公司费用的控制和管理，节约开支，特制定本制度，所有人员必须严格执行。一、总则（一）费用报销必须由本人在所有原始凭证上签字方可报销，严禁他人代为报销。（二）所有费用报销单必须由经办人，上级经理，总经理，财务经理审批签字后方可报销。（三）费用发生的具体事由需用铅笔在原始单据上写明。（四）正规单据和非正规单据分别粘贴。（五）费用报销单及原始单据上不得随意涂改。（六）费用按照费用类别分类粘贴报销。（七）收取发票注意事项：（1）单位名称：济南正讯（2）发票内容：按下列费用类别开具（定额发票除外）（3）费用类别与发票章一致（比如：发票章为某某餐馆，那么费用类别只

2、能为招待费）（八）费用报销单和差旅费报销单一律使用蓝黑钢笔或中性笔填写二、费用类别及审批报销具体规定（一）业务招待费业务费是指因业务需要向客户支付的费用（含实物）。招待费是指公司内部或公司关联人员在餐饮、住宿（非出差）等所发生的招待费用。招待费一律现结，任何人不得在饭店签单。所有业务费、招待费发生前需经上级经理批准，超过500元（含500元）的需提前报总经理批准。（二）差旅费差旅费是指公司人员外出开会、学习、考察、经销商回访等所发生的费用（包含住宿费）及公司车辆的过路、过桥、车辆停泊等费用。公司人员出差必须经上级经理批准，原则上出差人员不得在外住宿，确需住宿的，地市级（含）以

3、下城市住宿费每日不得超过100元，省会城市住宿费每日不得超过150元，超出部分自负。（注：1、总经理室人员除外；2、特殊情况须由上级经理审批。）差旅费报销单应认真填写出发地、目的地及日期。出差误餐补助原则：（1）以车票日期计算出差天数（2）上午出差30元/天，下午出差15元/天（三）运输费用物流费用是指供应商发送货物或其他物品及店面之间调拨商品所发生的运输费用。配送费用指给客户送货发生的运输费用。运输费用按照“谁受益谁承担”的原则计入受益部门。（四）办公费1、各种单据、办公用品由综合管理部集中采购、报销、管理。2、公司领用库存商品作为办公用品的费用；日常办公设备的维修费用；财

4、务部门在工商、税务、银行等单位发生的办公费以及各部门零星的邮寄、快递费用均由经办人办理报销手续。（五）购置固定资产和低值易耗品购置或领用库存商品作为固定资产或低值易耗品的，应先报请总经理批准，由综合管理部负责购置。（六）汽车费用汽车费用是指公司车辆的燃料、停车费用、大修费用、车辆保险费及养路费。（七）广告费广告费是指（1）广告是通过经工商部门批准的专门机构制作的（2）已实际支付费用，并已取得相应发票（3）通过一定的媒体传播。广告费报销需附带媒体宣传的复印件（比如报纸）（八）业务宣传费不符合广告费定义的其他宣传支出列入业务宣传费（九）会务费会务费报销需附带会议预算、会议通知的发

5、文、参会人员签到表、会议纪要等相关可以证明会议事实的资料及发票（十）员工福利费员工福利包括午餐补助、节假日福利午餐补助根据出勤天数进行统计，在当月工资中发放（5元/天）（十一）装修费用装修费用发生前需经总经理批准（十二）促销费促销奖励报销要附带促销方案，并经总经理审批。公司给予公司工作人员的促销奖励，由经办人、上级经理、财务经理、总经理签字后报销。（十三）培训费培训费是指出差部门内部培训学习发生的相关费用；培训费用发生前必须经总经理审批。三、费用控制措施（一）费用报销时间统一为周二、周四，特殊情况以通知为准。（二）费用应在发生后两周内报销完毕；常驻外人员应在费用发生一个月内报

6、销完毕，迟报者处以报销金额10%-100%的罚款。费用发生时间界定标准：水电费、招待费、差旅费、业务费等根据发票或收据日期确定为发生时间；装修费、施工费根据合同验收期确定为发生时间；物流费、配送费根据货运公司结账单据确定为发生时间。（三）上级经理、总经理签字时，须对报销单据严格审核。再审核时发现报销不实，则对当事人、上级经理、总经理处以报销金额至少10%的罚款。（四）财务管理人员审核时，要保证所有报销手续及单据符合公司财务要求、数据准确，如审核不严，则对财务管理人员处以报销金额至少10%的罚款。（五）公司经营分析管理部经理负责每月将公司费用列表分析审核，发现问题将视情节对当事

7、人进行处罚。四、授权审批签字人特殊情况下可授权他人审批，费用签字审批授权原则上只能向上级授权。被授权人在被授权期间不能报销自己任何费用，待授权人回来后可签字报销（因此而造成的时间拖延，不予以罚款处理）。被授权人须向授权人汇报授权签字情况。本规定自发布之日起执行，解释权归财务管理部。济南正讯科技有限公司2008年4月1日