慧瑞兴会议管理制度

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1、会议管理1.目的为规范公司各个部门会议管理、提高会议质量，提高公司的执行力，特制订本制度。会议原则：提高效率，节约资源，解决问题。2.范围2.1适用范围：适用于慧瑞兴投资管理有限公司的各个部门。2.2本规定中会议范畴：包括公司总部各中心、各部门。3.职责3.1行政部是会议的统筹管理部门。3.2行政部负责会议的议程安排、议案归纳、议案上会协调。各中心安排兼职人员与行政中心行政部接口，沟通和协调上会议案准备。行政部同时负责会议使用设备、视频设备安排。4.管理制度4.1会议说明4.1.1公司会议体系是公司战略计划执行的重要保障，所有部门/人员须严格执行。4.1.2涉及

2、两个中心以上的议题应先沟通，并提交解决方案建议上会讨论。4.1.3为保证会议效率和质量，会议时间一般应控制在2小时以内。4.1.4会议到时后应立即结束，行政部对到时未结束会议作记录统计。4.1.5有关单位（一般由行政部相关人员）必须作好会议纪要，完整记录所有的决定、建议等要点，以及责任人、完成时间、完成标准。4.1.6参会人员到达会场后应在《会议签到表》上签到，签到表由会议召集单位准备。4.2固定会议形式目前公司固定会议有三种：公司经营例会、日常工作例会、各部门工作总结会。4.3会议主持人会议主持人要对会议的进程进行整体控制，保证会议按时、按会议通知要求进行；会

3、议主持人对会议按时召开、确定参会议题、确定参会人员及会议过程中负责控制讨论的方向、保证达到会议目标负责。主持人通常由单位第一负责人担任。4.4请假4.4.1凡属于参会人员，如不能参加会议或不能按时参加会议，必须提前1小时向会议召集部门请假。4.4.2请假得到批准方为有效，凡不被批准的请假，一律要求申请人按时参加会议。4.5会议纪律4.5.1参会人员应按时到会，无论何种原因迟到，只要没有事先请假都应接受罚款，金额为50元。4.5.2凡会议涉及保密和暂时保密的事项，与会者必须严守秘密，不得泄密。4.5.3参加会议人员不应处理与会议无关的工作。会议期间禁止大声喧哗，开

4、小会或从事其它影响会议秩序的行为。4.5.4凡违反会议纪律的员工，视情节给予50-100元行政处罚。4.6会后管理4.6.1会议纪要的使用要求：会议纪要是公司各级会议的议题议案讨论结果的记录，是各级部门执行会议决定的备忘录，故请会议纪要接收人员认真阅读纪要，执行会议决定。行政中心将定期对会议纪要的执行推进工作进行检查。4.6.1.1紧急会议由专人跟踪、落实，在要求时间内向负责人催答。4.6.1.2会议中形成的明确任务，会后24小时内形成专项任务。4.6.1.3会议纪要由主持人签发，紧急的会后4-6小时内签发，其它会议会后24小时内签发。4.6.1.4会议纪要的核

5、心内容形成摘要，并分类归档。4.6.2总部行政中心行政部是会议纪要的管理单位，公司级的会议纪要必须在总部行政中心备案4.6.3会议形成的专项任务需明确任务的内容、完成标准、责任人、完成时间、预警期等相关内容。4.6.4会议组织部门对会议决议的执行落实情况进行跟踪、推进、督办。5.工作流程5.1会议召集及议题征集5.1.1常规会议由总部行政中心行政部负责召集准备，各部门会议由各主持单位负责召集，各召集单位负责议题征集。5.1.2各部门提报的“经营例会”议题内容应提前准备好。5.2会议纪要会后24小时内必须出会议纪要，并送达有关人员和单位。6.注意事项6.1着装要求

6、:在工作日期间召开的会议按照公司着装规范着装，在周末或休息日期间召开的会议可着便装，如有特殊的着装要求需要明确指出。6.2会议内容保密要求：会议组织者根据会议的性质和内容确定会议内容是否需要保密。如果需要保密，应采取必要的保密措施。6.3对会议文件的要求：会议组织人员根据会议的目的、规模等内容确定是否发放会议资料，一般应采用投影演示方式。