会务工作汇报——会务不简单

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1、会务工作汇报秘书科一、会务基本情况内涵围绕会议（活动）主题和目的而进行的一系列工作。特点服务性：会务服务于会议，它的一切活动都是为了会议的正常进行。事务性：会务工作具有很强的操作性。综合性：为众多人服务，决定了会务工作的综合性。时效性：会议总是在特定时间召开，所有参与人员都必须具有强烈的时效意识，会务工作人员也不例外。一、会务基本情况常见会议形式座谈会、会办会、调研会、纪念会、追悼会、交流会、报告会、传达会、演讲会、庆祝会、总结会、表彰会、动员会、运动会、协商会、联欢会、招待会、团拜会；党代会、人代会、政协会；宴会、文艺晚会……纪念活动、慰问活动、检查评比活动、参观活动、会谈活动、拜会活动

2、、展览活动、凭吊活动、采风活动……奠基、揭牌、开业、庆典……一、会务基本情况程序确定主题制发通知安排会务检查落实应急准备收尾清理一、会务基本情况程序确定主题制发通知安排会务检查落实应急准备收尾清理一、会务基本情况会务工作者的素质要求基本素质善服务、识大体、守规矩专业知识主要指文字材料方面工作能力指挥能力协调能力应变能力“眼里容不得沙子”的发现问题能力（补位）二、会议的确定目标、主题（必要性）未列入“两办”会议计划的会议不得召开（领导特批除外），能以文件、电话安排的工作不开会。规模和方式宁简勿繁无事无责的人不请、职务可大可小的请小。内容相同、相近的会合并召开，人员相同、相近的会套开或连续召开

3、。该来的一个也不能少，不需要的一个也不要多二、会议的确定时间/时长尽量精简内容、压缩时间。管理学中的“精简与效率原则”，请自行baidu。地点根据会议的目的，选取合适的地点。考虑因素包括但不限于如下内容：是交流还是宣讲、是否需要合影、用餐、交通、住宿等。比如：中共第一次会议的地点前半段在上海法租界望志路一0六号，后半段在浙江嘉兴的一条游船上。再比如：1990年第一次政报协作会议是在武汉至重庆的“扬子江”号邮轮上召开的。我们领导开调研会也经常在考斯特上进行。经费三、会务人员的组成与培训人员类别专职人员外聘专业人员临时人员会务人员的选用原则——因需设岗、人岗匹配会务人员的培训（筹备会）目的：增

4、加对会议的了解、增进人员之间的交流与了解、提高实际业务水平。内容：会议程序、每人职责、每个细节的规范。四、会议通知何时通知如有可能，越早越好，方便参会人员提前做好准备，实在不行，可以发预备通知。关于的XXX的预备通知。一些“紧急通知”本身的内容早就在准备，但等发通知的时候就紧急的了。为什么？市府办部分科室发通知，从来没有提前半天的，正常是提前2-3个小时，甚至半小时。换位思考？如何通知电话、网络、短信通知谁参会人员、会务人员、保障人员效率&证据四、会议通知通知什么主题、时间、地点、人员、任务、职责需要提前研究的会议材料通知信息的反馈地点预约反馈人员（参会人员、服务人员、保障人员）反馈设备反

5、馈（供水、供电、餐饮、车辆等）五、会议材料方案/日程表/会议须知证件/选票代表证、工作证、记者证、司机证、专用票据各类选票通行证、专用物品证时间活动安排地点陪同人员9月12日（周六）14:30迎候高速路出口王艳赵明15:00入住酒店XX国际酒店……五、会议材料各类讲话稿事先一定更要和发言人沟通。材料定稿要有一定的提前量。放在合适的位置，及时提醒。（印度在联合国的发言）其它材料颁奖音乐、视频短片、PPT、宣传资料、新闻通稿等。六、会议场地的布置布置原则气氛适度——配合活动主题，比如婚宴。以人为本——重点突出“人”。方便使用——指示标志、文字说明。右手为上、正对门为上会标：醒目、鲜明、准确，字

6、体规范、端正、大方标语、空飘、气球、烟花徽铭党徽、国徽、军徽、团徽、……旗帜、背景板六、会议场地的布置人员站位引导人员：前进方向左右45°位置会务人员：会场四角，门口设备布置音频：足够数量的话筒、多路信号保障、录音设备视频：要分别考虑台上台下视角问题灯光：不熟悉的场地需提前“彩排”，请专业灯光、摄影人员现场检查，确保效果空调：冬天18℃以上，夏天25℃以下，不能有异味、噪音饮用品：茶、水，毛巾七、吃住行——吃工作餐人员确定多少人来吃，有没有特殊要求（民族、种族），比如：印度教不吃牛、回民不吃猪菜品菜品应符合大众口味，兼具地方特色，不是绝对自信不要做客人的家乡菜形式大型会议尽量使用自助餐的形

7、式桌餐（围餐）要注意席卡摆放。七、吃住行——吃圆桌餐卡原则左为上。方案一：按职务级别，由主到次。比如领导班子会后用餐方案二：按职务级别，与客人交叉而坐。比如接待市府办领导祝酒：入乡随俗。一般对客人不作过多要求。上菜：按照冷菜、饮料、酒水、热菜、汤、主食、点心、水果顺序，人多时要保证上菜速度。七、吃住行——住住地设施要求卫生、基本生活设施、房间设备、餐饮活动场地要求（健身、游乐设施）停车场地要求住宿安排套间、单间、标间、特