英文信函写作格式与规范

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1、英文信函写作格式与规范英文信函写作格式与规范  2.dateline中文书信的日期写于落款之后，而英文信函的日期位于信端之下，信内地址之上。根据英美不同的习惯，日期可有两种写法。如2003年5月20日可写作：20May2003（英式写法）May20,2003,或May20th,2003（美式写法）注意：月份应用英文写出，不以阿拉伯数字代替，因此，上例日期不可写成2003，5，20。此外，美式英语要求月份与年份之间用逗号隔开，但英式写法在月份与年份之间一般无逗号。(4)称呼(Salutation)称呼自成一行,从信纸的左边顶格写起。通用的称呼是“Dear…”，其后接逗号。采用何种称呼应根据写信

2、人与对方的关系及认识的亲疏程度。①一般性的称呼有：DearMr.…，（用于男士）DearMrs.…，（用于已婚妇女）DearMs.…，（用于女士，已婚未婚均可，尤用于对婚姻状况不确定者）DearMiss…，（用于未婚女士）“Mr.”，“Mrs.”，及“Ms.”之后可加缩约号“.”，也可不加；但“Miss”之后概不加标点。“Dear”之后接收信人的姓氏，如“DearMr.Smith，”注意：不写成：“DearMr.John，”亦不写成：“DearMr.JohnSmith，”习惯用法是：“DearJohn，”或“DearMr.Smith，”②较正式、尊重的称呼也可采用头衔或职务，如“DearPr

3、of.Smith，”“DearDr.Smith，”等。③在收信人为不知名者的公务信函中，称呼可用：DearSirs，（当收信对方为单位/公司，而非某人时）DearSir，（当收信对方为不认识的男士时）DearSir/Madam，（当收信对方为性别不明的陌生人时）Gentlemen，（只用复数形式，且之前不加“”，属美式英语用法）④称呼偶尔也用“Messrs.”，表示收信人为两位或多位男士（如Messrs.J.Smith&R.White），但在更常的情况下表示收信对方是以人名命名的公司。⑤收信人为熟友，可直称其名，如：“DearMary，”，“MydearJohn，”……等。(5)信的正文(B

4、odyofLetter)正文是信的主体，一般由开场白—主体段—结束句/段组成。17在开场白中，应该直截了当的陈述写信的目的：是致谢？道歉？祝福？咨询？建议？批评？请求？……。这与中文书信的习惯不同。在中文信中，我们常用诸如“你好！”，“近况如何？”等客套话开头。在写英文信时，应避免受此影响。切记不要把最重要、最醒目的第一句或第一段浪费在诸如“Howdoyoudo？”，“Howareyou？”等无关紧要的词句上。信的主体部分可根据需要，分段叙述。表达应做到准确、简要、得体。准确指的是内容（包括数字、人名等细节）准确无误；简要首先应避免使用老式八股套话（诸如“Ibegtoacknowledger

5、eceiptofyourletter.”等）；得体指的是表达符合英文习惯，措词与语气适合通信双方的亲疏关系。如公文信函做到语气礼貌但不谦卑，直接但不粗鲁，简洁但不唐突。(6)结束敬语(ComplimentaryClose)结束敬语是写信人对收信人的一种谦称，最通常用的结束敬语是：①Yoursfaithfully，（英式用法）Faithfullyyours，Trulyyours,（美式用法）（用于收信人为陌生人的正式公务信，对应于称呼用“DearSirs”，“DearSir”，“DearSirorMadam”，的正式信函。）②Yourssincerely，（英式用法）Sincerelyyour

6、s，（美式用法）（用于称呼为“Dear+姓氏”的正式或非正式书信。）结束敬语第一个词的开头字母要大写，末尾用逗号。应该避免使用诸如“Weremainyoursfaithfully”，“Respectfullyyours”，等老式结束敬语。(7)签署(Signature)签署是写信人自己的签名。署名不加头衔，即不在自己的名字前加“Miss”、“Mr.”、“Prof.”之类的头衔。若因业务需要，必须让对方了解自己的性别或职务，可在签名下行用括号标明，如：Yoursfaithfully,Yoursfaithfully,____________或__________________LeslieArc

7、her(Ms.)WangWei(SalesManager)(ManagingDirector)即使是打印的正式信函，签名也应用手写，之后再于手写的签署下面打印姓名。代表某人签名应该在自己的签署下行写下所代表的人名，之前加“pp.”（即拉丁语perpro的缩略形式，表示“forandonbehalfof”），如：Yoursfaithfully,----------------SophieLeepp.BobTay