《电子邮件使用技巧》PPT课件

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1、电子邮件使用指南张健Email:zhang80jian80@gmail.com目录电子邮件概述电子邮件使用技巧管理好电子邮箱设置电子邮件客户端案例讨论电子邮件概述电子邮件(Email)是一种最重要的职场沟通方式企业用户电子邮件的用途主要体现为：日常工作交流传递公司的产品与服务信息获取外界信息展示企业形象等电子邮件概述现代企业工作强度大，工作量大领导没有那么多时间面对面听取工作汇报而且领导也更健忘，需要邮件提醒据统计不少企业工作完全依赖电子邮件80%的职场人，每天上班要做的第一件事，就是打开电子邮箱收发邮件70%的职场人，下班前的最后一件事是查看邮箱，确认没有尚未处理的紧急邮件30%的

2、职场人，即使下班或周末在家休息，也要强迫症式地登录电子邮箱，查有没有漏掉紧要的任务电子邮件概述电子邮件基本目的：明晰责任如果当面说或者在电话里讲，对方左耳听右耳也许就忘了，许多事情从此“死无对证”。电邮存在邮件服务器上，白纸黑字，谁也赖不掉QQ虽然直接，但是存在多终端登录（手机、PC、平板等）的情况，对话记录不易保存和整理电子邮件的作用使所有参与方对于所讨论的论题、事实根据和结论，以及达成的共识一目了然，并保持跟进直至工作完成能准确及时地记录事项进程、讨论内容以及行动细则，并充当了作为每个工作项目历史档案的功能充当意见不和、起争端时的证明。Email能帮人关注于事实而不是感受，或其他

3、个性和工作风格上的差异，并以合理的方式解决意见不和以及争端电子邮件使用技巧需要发送邮件的情况正式工作报告部门之间事务往来通知知识推荐和信息传递没有见面交流条件的其他交流内容难以简单用口头表达说明清楚的事项电子邮件使用技巧邮件格式邮件一定要注明标题通常人们会根据主题判断邮件的重要性标题应尽量写得具描述性，或是与内容相关的主旨大意一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便日后整理电子邮件使用技巧邮件格式邮件一定要注明标题以下主题是否恰当？无主题X总，关于您2月7日提出的XX影城洗手间水池台面存在积水问题的回复王经理收关于XX影城电梯维修、销售提成政策、《雷神5》超前点映以

4、及相关纪念品抽签派送等问题的回复RE……邮件标题应符合以下要求：一定不要空白标题，这是非常不专业的表现标题要简短，不宜冗长标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题一封信尽可能针对一个主题，不在一封信内谈多件事情，以便日后整理可适当用使用大写字母或特殊字符(如“*!”等)来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题标题千万不要出现错别字电子邮件使用技巧邮件格式如果不是经常交流的对象，记得写邮件抬头称呼对方，以示礼貌，并引起主要收件人的关注结尾签名对方可以清楚的知道发件人信息Email末尾加上签名档

5、：可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多电子邮件签名是一个公司品牌形象的组成部分正规公司在邮件签名（尤其是对外部联系的邮件）都有统一的格式设计，这样体现了公司品牌形象，尤其是当多个人员或者多个部门都需要与用户发生通信联系时，这种效应更加明显电子邮件使用技巧邮件格式如何设置结尾签名-以QQ邮箱为例1、进入QQ邮箱2、点击【设置】3、进入【邮箱设置】页面，该页面内容较多，往下找电子邮件使用技巧邮件格式如何设置结尾签名-以QQ邮箱为例4、找到【个性签名】5、点击【添加个性签名】6、进入【新建个性签名】编辑器，在此可以编辑自己的邮箱签名。然后点击【确定】该编辑器的

6、使用方法，与Word基本相同，可以设置字体、大小、颜色等等签名应直观明了、简洁干练，体现职业性电子邮件使用技巧邮件发送对象的选择工作计划的发送对象经理人的工作计划主送(To)工作计划的下达对象，抄送(CC)直接上级、间接上级、部门内部相关经理人为保持部门内部计划对外的一致性，部门内部计划原则上只有一个计划可以跨部门传达，特殊情况可以根据需要处理项目通报类的邮件主送给项目小组成员抄送给项目小组成员的直接上级、项目主要领导寻求跨部门支持的邮件一般主送给寻求支持的人，抄送给他的直接上级，同时抄送本部门的直接上级。这样往往可以获得支持部门的更好的支持电子邮件使用技巧邮件发送对象的选择小心使用

7、抄送（CC）/密送（BCC）功能CC是指发送给收件人的同时，也让其他一或多人收到该邮件，并且也让收件人知道这种情况BCC的功能也差不多，区别是收件人并不知道你把该邮件发送给了其他人（当心接收方回复这封信！）将CC人数降至最低，确认收信对象是否需要收到这封信，以免造成不必要的困扰和“垃圾”“全部答复”可能产生一大堆不必要的邮件如果我给12个人发送了邮件，请问他们是否能在某时间出席会议应该是只有我收到12封回复，而不是大家收到12×12=144封！回信时注意保