《秘书工作》PPT课件

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1、第二章秘书工作第一节秘书工作的基本内容与特点一、学习目标1、掌握秘书工作的主要内容。2、理解秘书工作的基本特点。第一节秘书工作的基本内容与特点二、案例导入：实力挂帅在台湾，能够找到日系服务的秘书接受访问，并不是太容易，资深绩优而又开朗大方的吴慧玲，在当选为台北台北市秘书书协会第一副会长之后，把个人服务十八年的心得分享大家，是一件难能可贵的经验。以前不知道日系和其他外商有什么不同，但是加入秘书协会这三年，倒是深有所悟。日系人员内敛含蓄，是实力派，其他外商的秘书则比较外向活泼，力求表现。”吴慧玲毫不讳言提到，参与初期，还有人认为她过手矫饰而加以抨击“我倒是后来想通了，只要待人以诚，

2、日子久了，自己的风格才会受人肯定。”二、案例导入：实力挂帅辅仁大学东方语文学系毕业之后，就考上亚航的空服人员只是无法戴隐形眼镜矫正视力，就转向外销成衣公司及清华广告公司担任短期工作。最后，亚航招考地勤人员，因缘际会，还是进入日本亚细亚航空公司。在机场担任服务员四年之后，机场经理有秘书的空缺，调任又做了八年。但是有了孩子之后，觉得回到家八、九点太晚，大胆请求调回台北。倒是公司方面也同意安排一份秘书工作在台北，但不久主管调到日本，旋即又调任会计部门。这时工作压力大，很辛苦，表现又差劲。不得已，越级请教人事最高主管，经他指点，才发现：“太刻板，没有微笑亲切的感觉，给人第一印象不快乐，

3、欣赏度因此降低。”改变之后再出发，吴慧玲找到一个机会。日本总公司某一次有两位人员出差到台湾，因为接驳飞机赶不上，她于是将事前事后的准备工作都安排妥当。不久就因为这个表现获得担任台湾支社社长秘书的职位。二、案例导入：实力挂帅“这时我虽然已在公司工作了十五年，但才发现自己原来所接触的层面很有限。一切再学习，工作忙也踏实。”这时的吴慧玲坦诚已经进入人生的另一个历程。“尤其是由于代表公司赞助机票给协会之后，我也加入秘书协会，认识很多志同道合的朋友。以往在工作公司内部没有更资深的秘书指导，现在总算有了模仿及学习的新对象。”由全然陌生的一个会员，到贡献服务，而今年最高票荣膺第一副会长，其中

4、的改变，只有自己最能体会。吴慧玲形容说：“我好像变了一个人。”“我希望能为别人做一些事，再往前跨一步。”目前担任支社长秘书，除了一般例行工作，也负责部分招考、福利、体检及免费机票等等事情。“公司的日本人主管来台湾上任，安顿家业，我都愿意帮忙。还有日常要倒茶水、洗茶杯，有些人会以为是很委屈，可是我的想法不同。这些是工作的一部分，没有什么贵贱的区分。”吴慧玲非常识趣地说，就算自己是中国人，为外国人多做点事也没有什么不对。二、案例导入：实力挂帅“很多秘书都以为替老板多做一些份外的工作，如板本身或其眷属的私事，就是不该而又讨厌的。其实他们来到陌生的环境，不靠你帮忙要靠谁呢?别人肯相信把

5、事情交给你做，也算是一种肯定。有些事一开始就能欣然接的话,别人也会充满了感激。所以同一件事，往往有不同的结论。”对于这一点不同的看法，吴慧玲充分表示她的担任秘书，第一心要细，设想周到；第二，人际关系要好，不能以老板代言人姿态出现。因为工作不只是与主管配合，需要大家一起帮忙；第三，秘书要有积极的态度。近代女性求知欲很高，无形中提升秘书。能够提供完整资讯的秘书，也往往向上走到管理职级。吴慧玲举例说明，最近十月间曾经与秘协其他伙伴一起往马尼拉参加第十一届亚洲秘书大会，“走前以为大家联谊。去了之后才发现有很多课程需要大家一起讨论，我们不只代表自己协会，还代表国家。”因此，语文能力突然变

6、得很重要。结交的朋友也因而变得多了起来，气势也好像强了很多。工作以外，吴慧玲对艺术、压花、缝纫都很有兴趣。A型射手座的她，也期望有机会到欧洲去留学，只是有家有孩子,一切都要考虑。第一节秘书工作的基本内容与特点三、秘书工作的基本内容1.秘书日常工作和机关行政事务管理工作2．文书撰写与制作工作3．文书档案管理工作4．信息资料管理工作5．调查研究工作6．信访工作：第一节秘书工作的基本内容与特点三、秘书工作的基本内容7．督促检查工作8．综合协调工作9．会务工作10．公共关系事务11．保密工作12．其他临时交办的事项。第一节秘书工作的基本内容与特点董事长秘书和董事会秘书的工作内容比较第一

7、节秘书工作的基本内容与特点2.秘书工作的特点(1)机密性：管好自己的嘴，看好自己的门，收好自己的文。(2)综合性：秘书人员必须具有较高的政策水平、文字水平和理论水平，有较强的参谋能力、调研能力、信息处理能力和办文办事能力，熟悉文书、档案、保密、信访、会务、通信、礼仪等方面的知识，会操作现代化办公设施等等。第一节秘书工作的基本内容与特点2.秘书工作的特点3．服务性秘书部门是各级各类机关和企事业单位的办事机构，承担着协助领导者处理日常事务的责任，以保证组织工作的有效与高效运转,这就决定秘书工作的