Excel基础教程(函数应用)

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1、目录目的2报表两大主要元素（文本、数值）解说2文本（字符串）2数值3常用功能3『转置粘贴』3『数据透视』5『定位填充』9常用公式函数14&14len14Trim14left14right15mid15value15min15max16sum16average16vlookup16功能扩展22『与Access的报表衔接』22『宏编译』22一些使用方法与技巧23将数值金额转换为大写金额23后语23第24页目的在Excel报表大量存在的情况下，通过培训，使员工更加了解Excel表格的使用，同时了解Excel的某些特殊扩展功能，使得员工能发现自身操

2、作过程中的“可优化环节”，为优化提出良好建议，提高工作效率。并为发现工作流中的真正瓶颈打下基础。信不信由你，在工作中，能灵活使用以下函数，你就会被认为是Excel高手。报表两大主要元素（文本、数值）解说在日常报表操作中，通常涉及到对以下两种元素的操作：文本（字符串）如表格抬头、产品型号、备注等其它一些内容，主要是一些中英文字符。对文本的操作主要是“标准化”，即通过各种手段，如连接（加长）、截断（提取部分字符）等，使得文本以统一的格式、特征存在于表格当中，以便于对报表中相关的数据进行其它的查找、透视、汇总等操作。（这段话写得有点牵强，写完后我

3、都看不大懂了。在此可先不管它，在以后的操作当中会很有体会得。呵呵）文本通常是不能做加减等运算的。特例一：有些看上去像数值的也可能是文本。当使用求和【sum】等一些公式对某部分数值进行加减，得到错误的结果时，那些“数值”很可能就是文本。这时候，为了要对“数值”进行计算，就需要用函数将文本转为数值。转换函数为【value】，具体使用方法见《常用函数》部分。特例二：有很多看上去一样的文本实际上是不一样的。例如在型号中经常出现的括号和横杆，在中文输入法（全角）的情况下输入的括号和在英文输入法（半角）的情况下输入的括号是不一样的，但通常很难辨别。这时

4、候，在要对型号或其它一些文本进行统一的时候，通常可以使用『查找替换』的功能，为了满足分析的要求，一般建议将全角（中文输入法）的字符替换为半角（英文输入法）的字符。有部分文本因为两端包含空格而导致不一致。如“BCD－209S/E”和“BCD－209S/E”在Excel表格中看上去完全一样，但实际上是不一样的。这种情况下，在要对文本进行统一的时候，通常可以使用【trim】函数，将两端带有空格的文本中的空格给去除，具体使用方法见《常用函数》部分。数值如表格中的收发存等数据，主要有“0”～“9”第24页十个数字组成，另外，金额实际也是一种数值，只是

5、其表示方式（保留两位小数）和一般数值不大一致而已。数值通常要用来做加减等运算。特例一：有些看上去像文本的也可能是数值。主要出现在一些通过公式将数值转换为大写金额的情况下，发生得不多，而且在单纯使用Excel时不会造成什么错误。在这里只提一下，在『与Access衔接』部分再做介绍。特例二：想输入文本的时候却是在输入数值。目前见得最多的情况是在录入邮政编码或者电话号码的时候，有些地区的邮政编码第一个数字为“0”，这时候，如果直接在表格中输入时，“0”值将不能显示出来，因为Excel里会将数值前面的零值去掉。这样，邮政编码将被表示为一个5位的数值

6、。解决办法有两种：一是在输入之前将单元格的属性（单元格格式）设置为文本格式，然后再输入；二是在数值前面加上“’”一起输入，如要输入“013023”，则在单元格中输入“’013023”，此时Excel便会自动将该单元格设置成文本格式，并且不显示“’”字符。常用功能『显示/隐藏零值』功能：将表格中的所有零值一次性显示或隐藏。主要用途：方便阅读与打印。2、点击“选项”1、点击菜单“工具”第24页4、选择是否需要显示零值，前面打勾表示显示，点击去掉即不显示。确定后，效果如下图所示3、选择“视图”选项卡效果：所有零值已被隐藏『转置粘贴』功能：复制区域

7、的顶行数据将显示于粘贴区域的最左列，而复制区域的最左列将显示于粘贴区域的顶行。即行变列，列变行。主要用途：调整格式与方便其它功能的使用。使用方法：第24页2、右键单击，复制数据1、选定要转置的区域4、点击“选择性粘贴”3、右键单击要粘贴数据的位置第24页5、点击选定“转置”复选框，然后点击确定即得结果，如下图所示。『数据透视』功能：按一定格式将数据进行加总。第24页主要用途：对数据进行汇总统计分析。使用方法：1、打开要进行汇总分析的表格，选择“数据透视表和图表报告”2、点击下一步（在此仅介绍最常用的一种操作，做个引子，其它深入的操作读者按需

8、要自己摸索）第24页4、下一步，继续其它内容选择3、选择涉及分析的数据范围5、点击完成，进入后面的操作4、为了避免分析数据和目前表格数据混淆，可选“新建工作表”，在数据量较少的情