档案整理、保管细则

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1、档案整理.保管细则二0一五年八月18目录一、项目资料的收集与保管3二、资料室的资料统计与保管4三、具体相关规章制度：43.1归档档案相关规定：43.2、收发文规定：53.3档案归档时的相关要求：63.4、档案的收集和归档93.5、其他相关要求103.6、档案、资料、图书借阅制度103.7、日常资料检查要点：11四、档案的保管、统计与鉴定134.1档案的保管条件和防护措施134.2档案的保管方法144.3档案统计144.4档案鉴定154.5档案的销毁16五、建设工程建设单位文件165.1工程准备阶段文件1

2、65.2施工单位档案中我司需提供的文件1818武汉尚文工程管理公司WUHANSHANGWENREALESTATEDEVELOPMENTCO..LTD档案整理、保管细则为了做好基本建设项目档案资料管理工作，充分发挥档案资料在工程建设、生产（使用）管理、工程维护和改建扩建中的作用；根据《中华人民共和国档案法》结合基本建设工作的具体情况，特制定本暂行规定。基本建设项目档案资料是指在整个建设项目从酝酿、策划到建成投产（使用）的全过程中形成的、应当归档保存的文件，包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决

3、策、计划；测设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产（使用）等活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式与载体的文件材料。建设项目的档案资料工作要与项目建设进程同步，项目申请立项时，即应开始进行文件材料的积累、整理、审查工作；项目竣工验收时，完成文件材料的归档和验收工作。一、项目资料的收集与保管1.1项目所有收发文、图集、规范等必须登记台帐；1.2工程施工过程中所形成的文件分类保管（按文件形成单位与日期）；1.3文件保管期间档案盒必须有统一的编号（脊背），盒内必须有卷内目录；1.4项目部

4、进场时要求提供企业资质（1份），便于施工过程中质量监督部门的检查，还需提供（3份）项目机构（监理、施工单位）图和负责人名单，由现场移交至公司（以便交挡）；1.5在项目正式开工前，要求施工单位将本项目施工组织设计、专项施工方案报监理、甲方审批，将审批合格后的施工组织设计、专项施工方案交项目现场1套；监理单位将本单位审批签字后的监理规划、监理细则报送现场1套；181.6在施工过程中询问、检查施工、监理资料同步完成及保管情况；项目完工交房后办理竣工结算前，监理单位移交1套装订成册的城建档案于我司；施工单位（幕

5、墙、桩基、总包）同样必须移交1套装订成册的城建档案于公司（消防、水电、电梯、栏杆等由总包统一汇集入册）。另外相对应的单位提供2套建筑总竣工平面图、绿化竣工总平面图、道路竣工总平面图、地下管线、给排水竣工总平面图、智能竣工总平面图。在资料编制过程中涉及的单位对应的资料（节能、消防、建管站备案的）多准备1份。1.7要求现场各参建单位建立与工程档案资料工作任务相适应的管理机构，配备档案资料管理人员，制定管理制度，统一管理建设项目的档案资料。二、资料室的资料统计与保管2.1收到的文件、下发的图纸、报告、借阅的资

6、料等要有记录。2.2收集项目管理人员的相关资料，填写建设机构及负责人质量责任书。2.3查阅需备案资料的填写、签字、和书写格式、笔是否符合要求。2.4收集有关城建档案交档档案中建设单位需要移交的文件、整理、组卷、编目。2.5未交档的存于资料室的资料分类、编号集中保管。2.6配合办理资料交档、备案及移交工作。2.7参加重点建设项目档案资料的检查验收。三、具体相关规章制度：3.1归档档案相关规定：3.1.1归档的工程文件应为原件。3.1.2属于归档范围的文件材料收集齐全完整。建设工程归档范围按国家标准《建设工

7、程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）执行。3.1.3工程归档文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符。3.1.418归档文件必须采用耐久性强的书写材料（如：碳素墨水、蓝黑墨水），且应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。3.1.5所有的归档文件中文字材料幅面规格宜为A4幅面（297*210mm），采用的纸张应是能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。3.1.6凡合同、协议等文件材料均应为正本（即必须有各方代表符合规定的亲笔签名，有单位盖章栏目的还必须加盖单位公章归档，签字方不能用

8、副本或复印件归档）。3.1.7施工技术记录、工程签证单、试运记录、材料半成品试验单、设计修改通知单（含工程联系单）等表格和数据均应用70g的白色打印纸，如书写其书写材料必须符合要求，并且是原件（如表式为复印件，数据虽用合格材料书写也不能作为原件；验收签证单中的各方人员必须签名齐全，不能以盖章或打印件代替签名）归档。3.1.8调试措施，方案和报告等均应为油印件或激光打印机打印件，不能用复印件或普通色带打印件，以保证字迹的耐久性。3.1.9主送