复印机、打印机、传真机管理制度

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1、绍东能函字﹝2011﹞33号复印机、打印机、传真机管理制度1目的为降低能耗、快捷高效的使用办公设备，提高工作效率，特制订本制度。2范围本制度适用于公司行政办公区域、生产办公区域。3定义3.1复印机是从书写、绘制或印刷的原稿得到等倍、放大或缩小的复印品的设备。此处的复印机用于日常办公处理文件过程中需要复印、打印的资料。公司配备的复印机具有复印、打印功能。3.2打印机是指将系统输出数据印制在纸张或其他媒体上的设备。公司使用的打印机分为A4黑白激光打印机和A3的彩色喷墨打印机。用于日常办公中处理文件的需要。3.3传真机是应用扫瞄技术，把各种文件、图表、照

2、片等静止图象转换成电信号，通过有线或无线信号送到接收端，以记录形式进行复制的通信设备。此处的传真机是用于公司办公事务过程中的信息工具。4权责4.1文控室：在总经办领导下，具体实施本制度的规定，包括督查、登记、打印、复印、传真的管制。4.2总经办：为公司文控室的主管部门，总体负责文控室设备的统一管理，并负责制度的解释、修订和监督实施。4.3各部门：未经允许，各部门员工不能擅自进入文控室操作或取资料。5内容5.1复印机管理5.1.1部门需复印的资料，申请人须自觉先登记，再交文控员复印，一次复印50份以上的文件资料，需有部门经理或行政主管批准。5.1.2

3、需要复印的文件资料，属于保密级资料的，按规定手续审批后，由档案管理员自行复印，任何人不得擅自复印。5.2打印机管理5.2.1根据个人工作需求，把打印的文件资料统一电子版发给文控员，由文控员操作打印。其间文控员做好登记手续，领取人做好签字确认手续。5.3传真机管理5.3.1传真接收管理5.3.1.1公司配备一根电话专线，作为外来传真的专用接受号码。接收采用电脑无纸接收，置放于文控室。15.3.1.2文控员须定期（每隔一小时）把电脑上所接收到的新传真进行整理归类（删除广告类的传真），然后通过内部通讯系统或邮箱及时转给收件人，并确定收件人已查收。5.3.

4、1.3文控员须对电脑接收机上的传真原件妥善保存，防止病毒侵入电脑损坏文件。所有传真件电子档须妥善保存，并做好防毒工作，于次年初存入档案室，保存期三年。5.3.1.4文控员须做好对传真件的保密工作，对该接收电脑进行密码设置。如有关部门需查询发给本部门的传真是否收到时，原则上须由文控员负责查询，有关部门人员不得自行查询。5.3.2传真发送管理5.3.2.1文控室配备一台传真机，专门用于纸质发送文件。5.3.2.2各部门如须发送传真的，在将待发传真件以及对方的接收号告知文控员后，由文控员负责操作发送。文控员发送后，把发送情况登记到《传真件收发登记表》上，

5、原件退回给发送本人，并签字确认。5.3文控员的管理和监督职责5.3.1节约用纸，打印、复印的所有资料，必须采用双面打印或复印。申请人向文控员提出打印、复印需求时，如有打印要求，需清楚告知文控员，避免交待不清造成纸张浪费。5.3.2每季度将《复印、打印、传真登记表》整理后，分析数据上报总经办，总经办一年归档一次。5.3.3文控室办公设备概不对外，不得操作与工作无关的私人资料，违者扣罚100元/次。5.3.4不得随意传递、复制、遗漏传真收发件，违者扣罚100元/次；私自对外传递公司保密文件的，一经发现，违者按情结轻重处罚100-1000元/次不等。5.

6、3.5下班前关闭文控室设备电源，中途不使用时，要将复印机调至节电模式，违者扣罚20元/次。5.3.6做好办公设备仪器的的清洁、保养和维护工作，出现故障或更换墨粉，及时联系IT信息员维修。不及时处理扣罚50元/次。5.3.7严禁利用传真机拨打私人电话和充值等，一经发现，除所需话费由当事人按双倍赔付外，违者扣罚50元/次。5.3.8文控员有权拒绝与工作无关的、泄漏公司保密资料的复印、打印、传真资料，做好文控资料的监督工作。如有疑义，可向上级部门报告。6附件表1：《复印、打印登记表》表2：《传真件收发登记表》总经办二○一一年十月二十六日2表1：绍兴东方能

7、源工程技术有限公司复印、打印登记表______年_____月表号：DF/Q3.10-2011序复打使用使用规张使用人内容摘要用途备注号印印日期部门格数签名注：1.在“复印、打印”两列中以打“√”形式选择；2.“内容”和“用途”两栏写明大概资料标题内容和用途去向。文控员：3表2：绍兴东方能源工程技术有限公司传真件收发登记表______年_____月表号：DF/Q3.11-2011序收发时间张接收人发送人接收号码发送号码内容摘要备注号接收发送数签字签字文控员：4