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1、XXXXXXX有限公司文件编号:BSCI-019版本:A0页次:1/2共2页BSCI管理程序文件对内对外沟通程序XXXXXX有限公司BSCI管理程序文件文件名称:对内对外沟通程序文件编号:BSCI-019制订部门:行政部文件版本:A0文件页数:Page2生效日期:2017-1-4XXXXXXX有限公司文件编号:BSCI-019版本:A0页次:1/2共2页BSCI管理程序文件对内对外沟通程序1.0目的为了规范公司对内对外信息沟通,确保体系的有效运行,特制定本程序。2.0适用范围 本程序适用于公司所有对内
2、和对外有关BSCI行为准则/SA8000社会责任的信息沟通的活动。3.0职责3.1行政部负责与内部员工、当地政府、工会和其他外部利益相关者的信息沟通。3.2采购部负责与供应商和分包商的信息沟通。3.3业务部负责与客户的信息沟通。3.4管理者代表应提供指导和支持,必要时报高层经理批准。3.5其他各部门和工人代表应支持和配合对内对外信息沟通。4.0工作程序4.1总则4.1.1信息沟通可以采用口头或书面形式,也可以采用其他适当的方式,如电话、传真、电子邮件、座谈会、研讨会和新闻发布会等。4.1.2对内对外信
3、息沟通均应保存适当的记录和证据。4.1.3一旦收到有关质疑、质询和投诉信息,应忙核实质疑和投诉人的身份(包括姓名、职位、服务机构和联络电话等),查清质疑或投诉的原因。4.1.4应针对质疑或投诉的问题解释公司政策和程序,妥善处理质疑和投诉事件,并及时作出反应。重大问题应报高层经理批准。4.1.5一旦发现在违反公司政策、法律法规或SA8000标准的事项,应及时采取补救和纠正行动。情况严重时,应及时报告总经理。4.1.6信息沟通过程中,应注意保护个人隐私和公司商业秘密。4.1.7若有员工向外部提供公司资料,
4、应解释公司内部投诉和申诉程序,不得采取惩罚或歧视性措施。4.2对内信息沟通4.2.1公司社会责任政策、管理体系运行情况,由行政部负责及时传达到公司各部门及员工。4.2.2社会责任管理体系运行中产生的信息资料,应根据政策和程序要求及时传达到人员,并记录其内容和处理结果。4.2.3员工的咨询、质疑和投诉,由工人代表或行政部收集,并负责答复。4.3对外信息沟通4.3.1与供应商和分包商的信息沟通由采购部负责,与客户(买方)的信息沟通由销售部负责,与当地政府,工会和其他外部利益相关者的信息沟通由行政部负责,管
5、理者代表应提供指导和支持,必要时报高层经理批准。XXXXXXX有限公司文件编号:BSCI-019版本:A0页次:1/2共2页BSCI管理程序文件对内对外沟通程序4.3.2公司任何人收到来自外部的文件、电话、传真或其他信息资料,应转交上述责任部门,由他们根据情况处理。4.3.3当地政府、工会或其他外部利益相关者提出的检查、参观或访问要求,由行政部接待,并报管理者代表协助。4.3.4外总利益相关者提出的意见、建议、投诉或质疑,应由责任部门负责调查核实情况,妥善处理,及时回复,并报管理者代表备案。4.3.5
6、管理者代表定期访问本地利益相关者团体,征求他们的意见和建议,通报公司实施BSCI标准的进展和效果,提供相关的数据和资料,包括管理评审和监督活动的结果。4.3.6如果有合同要求,管理者代表应对利益相关者提供合理的资料和取得资料的渠道,以核实公司是否符合BSCI标准的要求。如果合同有进一步的要求,公司应该透过采购合同的条款,要求供应商和分包商提供上述安排渠道。5.0相关文件(略)6.0记录(略)
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