办公室日常工作管理

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1、情境三办公室日常工作管理Situation3OfficeRoutineManagement学习目标1课堂导入2课堂开展3小结与练习4学习流程学习目标通过此次课的学习，你将掌握以下内容：1.能够区分办公室布局，理解办公室环境的构成2.能进行办公用品的采购、分发和管理3.能制定值班表和处理值班工作突发事件4.能够进行邮件收发、处理5.理解电话礼仪，能接打各种办公室电话6.熟练操作办公室常用设备7.合理安排个人时间，为上司制定合理形成安排8.掌握现金管理和商务费用报销流程课堂导入问题：1.涉外秘书办公室日

2、常工作有哪些？2.秘书应该怎样做来使得日常工作有序开展？办公室环境的维护与管理硬环境——自然环境：绿化、空气、光线、颜色、声音、设备、安全。软环境——社会环境：办公室人际关系。办公室的布局1、开放式布局2、封闭式布局开放式布局优于封闭式布局：能源成本、建筑成本、空间利用率、面积需求量、重新布局的灵活性、排除交流、沟通的心理障碍。封闭式布局优于开放式布局：空间私密性、声音环境办公室绿化会客室的绿化体现公司形象上司办公室的绿化宁静、宽敞、舒适，色淡香微办公室的空气温度流通湿度清洁办公室的光线柔和节能办公室

3、的声音防止噪音选取适当的办公室音乐办公室的安全对安全隐患采取相应措施，创造和维护健康安全的办公环境。Google的绿色办公环境Google的山景城（MountainView）总部43号大楼Google园区原属SGI，这是当年留下的工作区域，Google将其改造成为了阁楼风格的办公室Google43号大楼里的“帐篷办公室”原型微软MountainView办公室内的绿色植物，地毯中含有可循环再生的材料微软MountainView办公大楼外的露天休息区。微软MountainView办公大楼外的喷泉雕塑墙。G

4、oogle总部开往其它城市的公交车，内有无线互联网接入装置。这是微软MountainView大楼楼顶的太阳能面板。Google总部的电动滑板车和自行车，这里更像是大学校园，而不是办公场所。Google员工可以带着自己的狗狗上班，Google称这可以让他们身心愉快。商务秘书对办公责任区的管理上司办公区个人工作区公共工作区保持办公桌干净整齐的有效办法：除了你手头事情以外，把办公桌上所有其它文件清理掉。所有其他文件都必须放在文件夹里或抽屉里，而且应当放在一个好找的地方。其它文件不要放到你正在进行的工作中去，

5、也不要做其它的很有吸引力的工作。一件工作转手后，再调查一下你的工作安排次序，然后开始做下一件最为重要的事情。早晨你上班前，当天首先要做的那件事所需要的资料都要放在办公桌上。经常查看你的办公桌，保持桌面整洁。办公室用品的管理重要性：办公人员工作效率企业的营运成本企业经济效益（一）办公用品的计划办公用品的分类办公用品的计划与采购办公用品采购计划办公用品采购计划（年月）编号：0074223版本：A流水号：006序号名称规格单位数量申请部门库存实需购买量完成情况1墨盒EPSON750彩个2办公室022回形针盒

6、3办公室033剪刀中把3办公室034台笔支3办公室035茶叶包2办公室02采购要求了解需求适合需要合乎规格及时供应经济合理（二）办公用品的发放建立发放制度：专人负责；定时发放；填写申请；明确紧急领用程序。紧急领用物品时应遵循的程序和步骤：申请表＋特批单＋领导签字节约教育办公用品申请表领用单位领用人领用时间用途部门负责人签字管理部门负责人签字品种数量单价总价发放人签字值班工作值班工作内容1、制定值班制度2、安排值班人员3、制定值班表制定值班制度建立岗位责任制建立信息处理制度严格的保密制度坚持交接班制度值

7、班具体工作接听电话礼貌的语言态度，专业的工作方式做好电话记录接待来访并作记录完成上司临时安排的任务收取邮件及文件并作登记值班注意事项严格执行以下制度：工作岗位责任制信息处理制度保密制度交接班制度邮件管理(MailManagement)Procedure收邮件分发处理邮件登记邮件定时收取邮件清点签收邮件注意事项MAILREGISTER(登记)DATEFROM/DESCRIPTIONMAILREGISTER/DISPOSITION/TODATEFOLLOW-UP部门邮件的分发处理上司邮件的分发处理注意事项

8、接打电话(Telephoning)打电话时间选择充分准备礼貌对人拨打记录Date/TimeToTel.No.DescriptionByRemarks接打电话(Telephoning)接电话三声原则自报家门认真记录Date/TimeFromTel.No.DescriptionByRemarks接打电话(Telephoning)灵活处理打给上司的电话领导不在领导正忙领导不想接听接打电话(Telephoning)手机的使用文明使用信息安全放置到位OfficeE