接待工作技巧

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1、文秘和办公室工作学习资料（第49期）张家口市人口计生委办公室2006年12月25日接待工作的技巧　　一、言辞得体“一句话可令人发笑，一句话也可使人暴跳。”运用不同的接谈语言，产生不同的接谈效果。对于秘书来说，得体的言辞则是打开上访者心扉和信访僵局的金钥匙。　　　　要使接谈的言辞得体，除了要讲究语言体式自身的完美与统一外，更要注意语言表达对象——上访者有关的各种客观因素。具体来说就是要做到：一要表意准确，逻辑性强，富有感染力。二要认清对象，到什么山头唱什么歌，见什么人说什么话，腔调不能千篇一律，不能一味迁就上访者丧失原则。三要讲究分寸。判断要有根据，定论要下准确，说话要留余地；既

2、不夸大，也不缩小；既要合情，又要合理，起到疏导、劝解、宣传、教育的作用。二、因人制宜不同的上访者具有不同的气质。对于不同类型气质的上访者，首先要察颜观色，具体分析，区别归类，对号入座，然后揣摩其心理，对症下药，采取不同的接谈方法。一般来说，胆汗质的上访者，情绪兴奋性高，行为发生快。这类上5访者，一般头脑灵活，情绪易变，接待者的解释不合他们的心情和口味时，就会不高兴，甚至痛哭流涕，但稍加安慰，即可破涕为笑。对这类信访者，要坚持用党的政策和国家法律循循善诱，耐心劝说，真诚开导，引导他们一分为二地看问题，使他们克服片面性和盲目性，心情舒畅，意念回转，雨过天晴。粘液质的上访者一般就不要

3、以冷对冷或求之过急，要允许他们有考虑问题和作出反应的充分时间，以热情、诚恳的态度接待他们，以求得好的效果。抑郁质的上访者一般是多愁善感，情绪表现持久而深刻，能注意到别人容易疏忽的细节。对这类上访者，要认真听取他们的申诉，对他们提出的问题要心平气和，好言相劝，做出符合情理的解答，使其气消恨平，切忌火上添油，公开责备，出现顶牛情绪。三、动之以情情，是接谈工作的桥梁和催化剂。动之以情，就要求接谈工作者对群众有深厚的感情，真正做到急群众之所急、忧群众之所忧、想群众之所想，使群众感到亲切、愉快和温暖，取得群众的好感，依赖和信任，与接待人员在感情上产生共鸣，得到沟通和融洽，顺畅地接受宣传、

4、解释和教育，起到春风化雨、启迪心灵的作用。以情感人的基本途径是：文明接待，平等待人，说好“三话”：　　一是接谈开始时，要说好“欢迎话”。5上访者带着呼声、愿望和要求从基层而来，他们来时或气或怨、或怒或恨，或哭或闹，或胆怯或犹豫，或不平或满腹牢骚。不论对哪种情绪的上访者，接访者都要文明、平等对待，设身处地地为他们想一想，将心比心，改变“门难进、脸难看、事难办”的衙门作风，真心实意地捧出我们的“见面礼”——“你好！”、“请座！”、“请喝水！”，主动创造热情、和谐、亲切的接谈氛围，消除上访者的恐惧、拘谨、不安情绪，冲淡怨气和怒气，铺好通向上访者心扉的桥梁。对于重访者，因为彼此较熟悉，

5、为缓和气氛，一开始也可聊聊家常：“最近身体怎么样？”有的还可以开一两句玩笑话，但一定要注意分寸，不能由此产生不好的效果。　　二是在接谈过程中适时说好“定心话”。上访者陈述问题的过程中，说到激动之处，往往控制不住自己的情绪，或粗暴蛮横，骂骂咧咧；或急躁不安，言语吞吐；或痛哭失声，寻死觅活……接访者在因人制宜搞好接谈的同时，还要把握“火候”，不误时机地说定心话，不论对哪种上访者，都不妨说一说：“事情既已发生，必将得到解决。请相信我们会进行认真调查，作出圆满的答复和处理。”关键时刻的一粒“定心丸”，能使上访者心灵得到慰籍，情绪得到稳定，即使上访者的要求没有立竿见影地化为现实，也会使其

6、心满意足。　　三是在接访活动接近尾声时，接访者切忌因成功在即而掉以轻心，如释重负，还必须一鼓作气，趁热打铁，讲好“希望话”。一番生动、形象、对症下药的希望话，往往能在上访者的心灵深处打上深刻的烙印。5　　需要指明的是，讲情的目的是为了更好地与来访者交流情感，增强宣传、教育和疏导效果。讲情不能放弃原则，不能以感情代替政策，不能不顾事实和政策规定乱表态、乱许愿。迁就来访群众的无理要求和错误行为，乱开“空头支票”、乱开“绿灯”。这种作法虽然能图得眼前之平安，却为今后埋下了长期的不稳定的疾痼。四、以事为本事实不清是影响接谈效果的一个重要因素，实践证明，客观反映情况的上访者居多，但也有反

7、映情况真假掺杂，无中生有，捏造、歪曲事实，以达利己之目的。为去伪存真，掌握真相，在接谈中不访采用如下几种方法：一是启示法。即在听取上访者陈述之前，要严肃讲明客观反映情况和提供确切证据对于解决问题的重要性，以及歪曲事实、造谣中伤所要担负的法律后果，以提高陈述事实情节的客观程度。二是提问法。有的上访者事先经过周密准备，能把问题讲得清晰流畅，但猴子的尾巴是藏不住的，即使是高明的编造者也难免露出破绽，接待者应针对破绽提问，穷“问”不舍，使其由“理直气壮”向“理屈词穷”转化，迫其说出真实的细节。三是知