04-档案管理制度

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1、档案管理制度编号：SDDC–版本：2012年第版页码：共9页第9页生效：2012年月日1、目的为规范公司档案管理工作，建立健全档案管理体系，丰富档案资源，加强企业档案工作的业务建设，不断提高企业档案的科学管理水平，充分发挥档案在企业生产、经营、管理等各项活动中的作用，特制定本管理制度。2、适用范围本制度适用于辽宁**地产及相关联公司的档案收集、整理、移交、保管、借阅、利用、销毁工作。财务档案及人事档案不适用本制度。3、档案管理职责3.1公司行政及人事部设立一名专/兼职档案管理员，负责建立健全公司档案管理机制，监督各部门档案管理制度的执行情况。并行使以下职责：A、负责

2、统一管理公司档案，对公司各业务部门文件材料的形成、积累、整理、归档工作进行监督指导。每月对档案进行整理，做好分类、组卷、编目、装盒、排架等工作；B、确定档案归档范围、归档时间、归档方式，以及档案密级、档案借阅利用范围，督促各部门按公司规定及时间向公司行政部档案室移交档案；C、组织档案鉴定销毁，确定档案保管期限，监督销毁超过保管期限的档案；D、研究和处理档案保管利用过程中出现的各种问题。3.2各部门设专职（或兼职）档案管理员。各部门的专职/兼职档案员按本制度之各项规定，对本部门档案进行收集、整理、扫描、归档、组卷保管等。4、档案管理内容4.1企业档案定义：企业档案是指

3、企业在生产经营和管理活动过程中形成的对企业具有保存价值的各种形式的全部档案的总和。包括各种业务、经营活动、企业管理、调研考察、公关宣传等公司重大活动中直接形成的对企业有保存价值的各类文件、工程图表、账册、凭证、报表、技术资料、调研报告、广告画册、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件、有纪念意义的各种载体档案等不同形式的历史记录。4.2企业档案分类办法4.2.1不设全宗号，由公司代号代替全宗号：⑴地产公司编号：LNSDDC⑵物业公司编码：LNSDWY9档案管理制度编号：SDDC–版本：2012年第版页码：共9页第9页生效：2012年月日4.2.2档案分类：一级类目主要

4、分为十二种，即：⑴行政管理档案；⑵经营管理档案；⑶基建档案；⑷工程项目档案；⑸法务档案；⑹客户、营销、策划档案；⑺业主档案；⑻财务档案；⑼人事档案；⑽声像档案；⑾实物档案；⑿合同档案。4.2.3档案应按照《公司档案分类表》（见表DA-01），根据其不同内容进行分类。4.3档案接收管理办法4.3.1各部门在移交档案时，由移交（组卷）部门按类型填写“档案移交清单登记表”（见表DA-02），后附“案卷目录表”（见表DA-03）并同时移交电子文档，档案人员进行检查和办理签收手续；4.3.2各类档案的归档工作要做到及时、定期、有效。对符合接收标准的档案双方在“档案移交清单登记

5、表”上签字办理移交手续；对不符合移交标准的，移交部门依照标准重新整理后再验收移交。档案室管理人员根据“档案移交清单登记表”核对数量，案卷质量，对所接收的案卷进行分类、登记、编目、统计、上架和必要的加工整理；4.3.3各部门根据本身的业务情况，按归档时间要求将需要保存的档案资料整理、登记，附上档案目录清单，经部门负责人审批后移交公司档案室集中管理；4.3.4归档的文件材料必须为原件，字迹清楚工整，纸张及文件格式符合归档要求，禁止使用圆珠笔、铅笔等书写材料，保证归档文件的整洁、完整、系统、准确，印章及签署完整。如文件确无原件而又具备存档价值的，该文件复印件仅列入短期期限

6、的档案管理；4.3.5工程9档案管理制度编号：SDDC–版本：2012年第版页码：共9页第9页生效：2012年月日部保管一般短期资料。对于有关的重要文件、资料、书信、数据或需长期保管的资料数据，工程部应按要求，复制留底后，将原件随时送交给公司行政档案室。项目结束时，须将所存的有用档案资料归纳、整理、分类、登记，附上清单，一并上交所属公司行政档案室，或按要求制作成光盘，交行政档案室；4.3.6本部门员工离职，必须办理档案移交手续后方可离职，部门负责人应做好核查和监督工作。因离职员工未清理或未移交档案而造成公司损失的，部门负责人负直接责任。部门负责人离职的，应作出移交档

7、案的书面说明报告，经公司总经理或主管副总经理审批后，方可办理离职手续；4.3.7声像档案应详细说明拍摄时间、地点、记录内容及拍摄人等信息。4.4档案库房，设备要求4.4.1保存档案必须有专门的档案库房和专用档案柜；4.4.2各档案柜绘制案卷存放示意图，方便清晰查找；4.4.3库房内保持清洁、通风，应有防盗、防火、防尘、防虫、防蛀、防鼠、防潮、防高温、等设施。在条件允许的情况下，使库内温度在14℃-24℃之间，相对湿度在45%-60%之间，并做好定期测试记录；4.4.4对照片、胶片、磁带等特殊载体的档案必须配备特制的设备进行管理；4.4.5档案室应根据工作需要配置