文书档案鉴定整理工作方法的实践

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1、文书档案鉴定整理工作方法的实践紫金山天文台陈赤紫金山天文台是中科院确定的30个首批档案进馆单位之一。紫台历史悠久，全宗库藏档案6712卷。其中文书档案2399卷；科技档案1651卷；会计档案2662卷。1980年前需整理进中科院档案馆1332卷。其中文书档案1177卷；科技档案155卷。经验收合格后向中科院档案馆移交档案（1980年前）共585卷宗，其中文书档案436卷（含紫台前身国立中央研究院天文研究所文书档案20卷），科技档案149卷。在各级领导的重视和档案人员的辛勤努力下，历时两年的档案进馆工作划上了圆满的句号。一、充分准备，保证档案鉴定整理工作的顺利进行1.学习文件，拟定档案鉴

2、定整理工作方案。中科院2001年5月下达了关于印发《中科院档案馆档案进馆暂行办法》的通知等文件，通过对档案进馆工作相关文件的学习，我们初步了解和掌握了档案进馆工作的意义、进馆档案范围、档案鉴定与整理工作的要求，掌握了进馆档案的鉴定整理原则。我主动制订档案进馆工作计划、步骤、要求，拟定了档案鉴定整理工作方案，交给四位台领导和办公室主任每人一份并争得他们同意认可后，由主管副台长蒋耀文、办公室主任戴立峰积极组织实施，多方协调，保证档案进馆工作顺利进行。2．组织落实，成立档案进馆鉴定工作小组。紫台文书档案、科技档案分别隶属于党政综合办公室、科技处。为确保档案进馆工作的顺利进行，我台于2001年

3、12月成立了紫金山天文台档案进馆鉴定工作小组。鲁春林副台长任科研档案鉴定工作小组组长，蒋耀文副台长任文书档案及其他类档案鉴定工作小组组长，科技处长和办公室主任分别任副组长。3．人员落实，聘请档案鉴定整理工作人员。我台档案人员身兼多职，不可能把全部的时间投入到档案进馆工作中去。台领导非常重视档案进馆工作并给予极大的关注，同意我们从兄弟所聘请了两位做过档案工作的退休干部参加档案的初步鉴定和进馆档案的整理工作。4．物质准备，配备档案鉴定整理工作设备。根据档案进馆工作的需要，台领导专拨经费，配备了计算机、刻录机、扫描仪等档案工作专用设备以及鉴定整理档案的办公用具。二、认真鉴定，是做好档案进馆工

4、作的关键1．组织学习，严格掌握鉴定原则。档案鉴定工作人员认真学习档案进馆工作的文件以及《中科院科研单位文件材料归档范围及保管期限》表，把握尺度，保证质量。同时还组织聘请来的两位同志学习进馆工作文件，并将“档案进馆范围细则”和“鉴定整理要求”复印人手一册，以便对档案鉴定的目的、原则、依据做到有章可循。2001年9月鉴定工作正式启动并分阶段进行，2002年6月完成了文书档案的鉴定，2003年8月完成了科技档案的鉴定整理。2003年9月3日院档案馆对我台进馆档案进行了检查验收，认为我台1980年以前的各类档案在进馆范围、案卷整理质量及检索工具编制等方面均符合进馆标准和要求，予以通过验收。2.

5、根据档案情况，选择鉴定方法。我台1980年前的案卷质量和进馆要求相距较大，以文书档案为例，紫台1949年建档，1949-1956年的文书档案过去曾进行过鉴定，而1957-1980年的还未进行过鉴定整理，案卷质量不符合进馆要求。另外还有清理出散放待毁的解放前天文研究所（紫台前身）的文件资料和上海徐家汇、佘山观象台、北京天文台筹备处、天津纬度站、青岛观象台等隶属于紫台时期的散乱文件资料5大麻袋。以上档案主要有以下几个问题：（1）案卷标题一是无标题，二是标题简单且与卷内文件内容不相符。（2）文件目录卷内没有文件目录；有的有目录也是一事一题，不是一文一题。（3）卷内文件A.卷内文件排序混乱，有

6、正文无签发的文稿，同一问题的文件散放在几个卷宗或几年度内；B.卷内文件有的没有文号；有的没有标题；有的作者用3个圈代替；C.卷内文件没有页码；D.重复文件较多。（4）案卷卷皮样式不同，7-8个种类且陈旧破损。(5)案卷用铁丁装订，无装订线并且压字，8开大纸裹装，56年前都是右边装订。(6)案卷号类项排列与80年后的排法不一。以上这些问题的存在，是因为长时间没有专职档案工作人员，每年年终甚至几年集中找人帮忙装订文件的结果。根据这样的情况，我们决定采取二种鉴定方法，一是目录鉴定法；二是文件鉴定法。目录鉴定法，就是对已经过鉴定的档案，案卷质量基本符合要求的，复制目录结合卷内文件进行鉴定。文件

7、鉴定法，就是对案卷质量不行的全部拆卷，逐年、逐卷、逐件审查，直接鉴定，重新整理。具体做法总结为三十个字。三十个字：一粗览二细看三理清四判断五拟写六复审七组卷八录入九装订十标引一揽底工程。一粗览：览全宗、全年、全卷情况，对所有档案进行粗览。了解家底，根据情况决定具体鉴定方法；二细看：联系内容看目录，看目录与内容是否相符；看文件产生时间是否与所在案卷年度相符；看文件内容是否与所在的类别相符；三理清：理清前后文件之间的联系，理清跨年度案卷内文件之间的