数据库原理与应用(Access) 朱定善 第七章 建立Access报表

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1、第七章建立Access报表本章学习目标窗体可以把计算机处理的数据库表信息送屏幕显示，以方便用户阅读和修改。但若要把信息通过打印机打印出来，则要使用数据库的报表对象。本章我们主要讲述报表的定义、结构和视图，建立报表的各种不同方法，以及如何对报表中的数据进行分组、排序、汇总和计算等操作。通过本章的学习，应该掌握建立报表的各种方法，特别是掌握如何对报表进行排序与分组，如何建立子报表和多列报表等。7.1报表的基本知识跟窗体一样，报表对象是数据库中的一个容器对象，在报表中可以包含各个报表控件，而设计一个Acc

2、ess2003报表对象也就是在报表容器中合理地设计各种报表控件。通过报表定义可以建立报表和其他数据源之间的连接，报表中的大部分数据都是从基表、查询或SQL语句获得的，它们是报表对象的数据源。与窗体不同的是，利用报表不仅可以创建计算字段，而且可以对记录进行分组，并对各组数据进行汇总，报表作为重要的数据库对象，在打印和汇总数据方面获得了广泛的应用。一般来说，报表应该具备以下一些功能。◆报表不仅可以打印和浏览原始数据，还可以对原始数据进行比较、汇总和小计，并把结果也打印出来。◆报表可以生成清单、标签和图表

3、等形式的输出内容，从而可以更方便的处理商务数据。◆报表输出内容的格式可以按照用户的需要定制，从而使报表更美观、更易于阅读和理解。◆在报表上可以添加页眉和页脚，还可以利用图形、图表帮助说明数据的含义。7.1.1报表的结构报表对象的结构与窗体对象的结构十分类似，也是由五个节组成。分别是：报表页眉、页面页眉、主体、页面页脚和报表页脚组成，如图7-1所示。◆报表页眉：报表页眉是整个报表的首部，通常称为首页，出现在报表的最上方，只在报表的第一页的头部打印一次。可以使用报表页眉显示公司徽标、报表标题或是打印日期

4、等项目。◆页面页眉：页面页眉位于报表页眉之下，出现在报表每一页的顶部，主要使用页面页眉来显示列标题等信息。◆主体：报表的主体节包含了报表数据的主体部分，可以使用工具箱将各种控件放置在主体节中，以显示数据表中的数据内容。◆页面页脚：页面页脚出现在每一页的底部，主要用来显示页号、制表人员、审核人员或打印日期时间等相关信息。◆报表页脚：报表页脚只在报表的最后一页末尾显示，其中存放的数据位于末页的页面页脚之前，主要用来显示有关数据统计信息，如总计、平均等。图7-1报表的结构7.1.2报表的视图报表主要包含设

5、计视图、打印预览视图和版面预览视图。设计视图主要用于创建报表或修改报表的结构。打印预览视图，可以显示报表打印时的样式，同时运行所基于的查询，并在报表中显示出全部数据。版面预览提供了报表基本布局的快速查看方式，它与报表的打印预览窗口几乎完全一样，它近似地显示报表打印时的样式，能够很方便地浏览报表的版面。7.2创建报表Access2003中，可以使用不同的方法来创建报表，主要分为下列五种：◆使用“自动创建报表”创建报表；◆使用“报表向导”创建报表；◆使用“标签向导”创建报表；◆使用“图表向导”创建报表；

6、◆使用“设计视图”创建报表。使用报表向导可以加快创建报表的速度以及减轻用户的工作量，所以一般来说，建立报表时尽量使用向导来实现，如果使用向导创建的报表不满足需要，可以在此基础上在设计视图中进一步修改。7.2.1使用“自动报表”创建报表“自动创建报表”方法可以创建“表格式”和“纵栏式”两种类型的报表报表。实例7-1：在“学生信息”数据库中建立一个以“教师”表为数据源的纵栏式和表格式报表。操作步骤如下：(1)打开“学生信息”数据库，在“数据库”窗口中，单击“对象”下的“报表”，然后单击工具栏上的“新建”

7、按钮。(2)打开“新建报表”对话框，选择“自动创建报表：纵栏式”，在“请选择该对象数据的来源表或查询”中选择“教师”表作为报表的数据源，如图7-2所示。图7-2“新建报表”对话框(3)单击“确定”按钮，创建的“纵栏式教师”报表如图7-3所示。图7-3自动创建纵栏式教师报表如果在（2）中选择“自动创建报表：表格式”，创建的“表格式教师”报表如图7-4所示。图7-4自动创建表格式教师报表7.2.2使用报表向导创建报表使用“自动报表”所创建的报表格式比较单一，仅有“纵栏式”和“表格式”两种方式，在创建报表

8、时，使用较多的是利用报表向导建立报表，使用报表向导建立报表可以按照向导一步一步定制符合自己要求的报表，可以从多个表或查询中选择字段，并可以对报表中的记录进行分组和汇总等操作。实例7-2：在“学生信息”数据库中，以“学生成绩查询”作为数据源，使用“报表向导”建立按照“课程名称”字段分组输出各门课程成绩的报表。操作步骤如下：(1)打开“学生信息”数据库，在“数据库”窗口中，单击“对象”下的“报表”，然后单击工具栏上的“新建”按钮。(2)打开“新建报表”对话框，选择“报表向