会议组织流程手册(2)

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1、会议组织流程手册一、会前工作1、接受任务并制定方案工作项目工作内容接受任务明确会议有关要求，了解相关信息，包括会议名称、主题、时间及会期、地点、议程、参会人数、会议代表情况（参会单位、人员情况等）、场地要求等考察会议场地根据会议要求、规模及重要性，初选酒店（可三家）并进行实地考察。了解备选酒店以下信息：酒店会议室、宴会厅、住房情况及档期；预订会议室、客房及相关场地，并了解价格等信息汇报考察情况汇报备选酒店情况，包括酒店总体情况，房间类型及数量和价格，会议室的面积及容纳人数，会议室和价格，餐饮设施，周边环境，交通情况等综合信息

2、，提出会议酒店选择建议报审会议筹备方案编写并报审会议筹备方案，方案包括会议时间、地点、议程、参会人员、会务组织机构、会议预算等2、筹备分工和组织实施①接到会议指令后，大致了解决策层意图，对会议召开的类型、时间、地点、参会人员、会期、规格、标准等有统一认识。②对人员做出分工总负责（1人）会议材料负责（1人）其他活动（旅游参观、娱乐等）（1人）采购、预算、结账负责（1人）交通安排（1人）住房、餐饮、会场负责（1人）总协调（1人）③由（住房、餐饮、会场）负责人寻找、选择好会议地点，经领导确认。在会前至少一周确定好会议地点，并详细了

3、解场地的具体费用标准。④根据询价结果，由（采购、预算、结账）负责人做出详尽预算，报领导审批后提前借款。依据会议的长短及对参会人员情况的确认，做费用明细，包括：会议室费用，住宿费用，餐饮费用，娱乐费用，食品费，交通费，相关费用，不可预见费等。⑤会议通知由（会议材料）负责人草拟并经领导审批后及时下发。•F在会前一周确定本次会议的议程，其中包括汇报的具体时间，主要内容及安排，汇报人，列席人员等事项。•F结合会议议程起草会议通知，其中应注明会议的时间，地点，主持人，议程，会议的注意事项（必须包括着装要求，内容保密要求，会议文件的要求

4、，请假的要求，会议的纪律等）及路线图，并在会前一周发出。⑥在通知规定的时间前，由（交通安排）负责人统计好开会人员的往返行程，同时做好所有人员的参会名单表，要求包括：姓名、性别、单位（职位）、通讯方式。⑦每项工作完成后，由总协调人进行检查。•F在所发会议通知的基础上，结合已确定的参会及预定情况，起草会议的会务通知，要求所有安排确定并详细。应包括时间、地点、主持人、议程、房间安排、就餐安排、车辆安排、活动安排、会务组联系方法及房间、会议注意事项及会址路线图。二、会议组织阶段①住房安排→②餐饮安排→③会场安排→④交通安排→⑤物品的

5、采购及准备→⑥检查工作项目负责人工作内容住房安排（住房、餐饮、会场）负责人确定好房间价格，房间类型，间数，根据不同规格的会议要求配放鲜花水果等，根据不同会议要求规定房间是否可以签单。餐饮安排（住房、餐饮、会场）负责人确定好会议期间多少早餐，多少正餐，落实安排到每一餐饭，统计好用餐人数，定好用餐标准、菜单。•F要结合会议的进程和人数，通知餐厅饭菜的准备情况（人数）及用餐时间。•F要求凉菜在正餐开始前15分钟摆放完毕，热菜在用餐开始时上火。会场安排（住房、餐饮、会场）负责人确定好会场人数，横幅内容，欢迎水牌内容，鲜花的摆放，桌签

6、人数及名称，主席台人数及摆放，演讲台摆放，座位摆放形式及人员顺序，落实投影仪、电脑、话筒、音响及操作人员，提前将发言嘉宾的PPT拷进电脑，茶歇的形式与落实，拍照、摄像、录音人员的落实。（如有颁奖，在会议召开前一天拿到颁奖文件，确定颁奖流程，确定颁奖、领奖人员（考虑到座位的排放），确定礼仪人员，条件允许的前提下尽量进行彩排）交通安排交通安排负责人制定好与会人员的行程表，确定好接送的工作人员，落实到人。•F了解会议日程，根据日程制订车辆使用计划，主要包括公司领导用车、本地参会人员用车、外地参会人员用接待用车、开会期间临时车辆、开

7、会期间外出用餐车辆和会议结束后外地参会人员返程用车等几方面。（1）公司领导用车主要根据公司领导参会人数安排车辆使用，包括车辆安排，几点出发，几点到达和领导的其它用车。（2）本地人员用车安排根据参会人数安排车辆乘员，几点出发，几点到达。（3）外地参会人员接待用车了解外地参会人数，使用何种交通工具、需要派车接待的人数、预估行李数量，如车辆调度不开时需要提前通知参会人员、了解到达机场、车站的准确时间，如有晚点需要临时调整车辆安排，。（4）开会期间临时用车根据会议日程，安排车辆待命。（5）开会期间外出用餐车辆根据参会人员在外用餐的地

8、点、时间、人数来安排车辆。物品的采购及准备采购、预算、结账负责准备好所有参会人员的名单、通讯录，文件袋的准备（会议材料、日程安排、笔、本子、餐券等装袋，并协助拿到酒店），茶歇水果的购买（协助摆放至会场、房间），酒水的购买（并协助拿到酒店），礼品的购买。•F茶歇的采买依据会议的长短，采购相应