酒店业存货管理存在的问题及对策

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1、酒店业存货管理存在的问题及对策虽然存货在不同规模和星级酒店中所占流动资产的比重不同，但它作为流动资产的一个重要项目，关系着酒店资产运作的效率和财务管理的水平。一、酒店业存货管理中存在的突出问题（一）一级库管理不到位，造成账账不符、账实不符很多酒店的管理层重视物品采购环节，侧重于把好原料和物品的价格关，但存货购入后的管理却不到位。较常见的表现是：不对存货进行盘点、存货盘点周期过长或不及时处理盘点结果。这既有管理者重视不够的主观原因，也有财务人员专业素质不过硬、不擅长处理棘手问题的客观原因。同时，目前很多酒店将酒水、干货、印刷品、客房布草、一次性用品、化学用品等作为一级库

2、管理，由财务部门进行明细账务核算和实物管理。但由于使用的账务处理系统和物流系统兼容性不强，两者之间仅靠打印出来的报表和数据进行手工对账，存货品名、品种、规格繁多，核对的难度较大，容易造成财务部门的账目和物流系统台账之间账账不符；或者账务处理模块和物流系统模块虽然同属一个软件系统，但系统间的转账功能没有加以充分利用，模块之间的数据不统一，也容易造成财务部门的账目和物流系统台账之间账账不符。除此之外，由于品种和规格太多，很多酒店对库存的酒水、干货、低值易耗品等不进行定期盘点；或者仓库管理人员流动快，交接手续不规范，账账、账实不符的原因不清、责任不明，无法及时进行账务处理，

3、造成财务部门的账目与实际库存金额不符，久而久之，财务部门的账目与物流系统台账、财务部门的账目与实际库存实之间的差异越来越大。（二）二级库管理混乱由于酒店的工程用品、餐饮餐具和客房一次性用品等单位价值较小、品种和规格较多，很多酒店的财务人员不愿意将其作为一级库管理，而是作为二级库管理。即在购入工程用品、餐饮餐具和客房一次性用品等物品时，财务部门增加一级库库存；同时由工程部、餐饮部和房务部一次性将购入的物品申领完毕，在其他场所另行将其作为各自部门的物品储存进行二级库管理；财务人员则减少一级库库存，将其计入相关费用账户核算。由于酒店业二级库的仓库管理人员大多是兼职，又缺乏财

4、务专业知识，对工程用品、餐具用具和客房一次性用品的管理往往不到位，容易出现如下现象：物品出入库记录不全、领用后实际配备与否无可考证、报废和报损手续不严格等。（三）外购材料审批程序不健全，采购价格随意性较大在很多酒店，中高级管理人员一般将精力用于酒店营销、发展等方面，采购物品市场价格的调研工作抓得不够细致，酒水、干货和餐饮原料的采购价格审批程序不健全，随意性较大。物品的采购价格往往由采购人员与供应商直接协商确定，凭供应商开具的发票报销、入账，采购员与供应商容易共同舞弊。有的酒店尝试对采购价格进行审批，但又认为市场价格波动频繁不易掌握，审批价格的时间间隔较长，一般一个月甚

5、至一季度才制定、审批一次。当市场价格在节假日或季节变化出现较大波动时，与审批价格之间就会出现较大偏差，导致价格控制形同虚设，达不到控制成本和降低费用的目的。（四）内部控制制度不严格，实物管理不规范一是很多酒店存货的采购、验收和保管由采购部及所属仓库管理人员一并完成，缺乏权限的相互制约。尤其是采购经理（主管）一人领导原材料或物品的采购、验收和保管等职能的情况下，缺乏有效的内部控制容易使内部人员，特别是采购经理（主管）利用和供应商的默契获取个人利益，给酒店造成不必要的损失。二是验收制度和先进先出制度执行差。其普遍表现是仓库管理人员验收不彻底，尤其是体积较大的货物不愿开箱或

6、开包检查，货款支付完毕后才发现质量或数量问题；仓库货架上的货物摆放不规范，体现不出先进先出原则，延长了货物的出库时间，饮料、干货容易出现过期现象，增加了物品损耗；或者出库时检查不仔细、领出后上架销售因质量和有效期等造成客人投诉，影响酒店的服务质量和社会形象。（五）直拨蔬菜、冻货、海鲜等鲜活类原料管理不到位，降低了出净率酒店的直拨蔬菜、冻货、海鲜等鲜活类原料，一般都由供应商直接送入餐饮粗加工间。海鲜、冻货等鲜活类原料的金额较高，其质量好坏直接影响菜品的出净率和餐饮食品成本率。而财务人员实际上往往不将其作为存货管理，派出的验货人员碍于情面，或者共同利益驱使，难以对数量、质

7、量和价格进行有效的控制。（六）缺少较为成熟的供应商队伍有的酒店过分依赖少数集中供货的供应商，虽然减少了市场调研的成本和费用，但供货价格容易受制于供应商，不利于成本和费用控制，同时供货时间也难以持续保证；有的酒店又过分不相信供应商，频繁更换供应商，影响了与供应商之间稳定供应关系的建立和保持，同样难以有效控制采购成本和费用，甚至可能出现原料不能及时供应现象，从而影响服务质量。二、解决酒店业存货管理中存在问题的具体措施（一）将财务系统和物流系统的数据对接在保障财务数据安全的前提下，酒店可以独立或与软件供应商一起对相关系统软件进行二次开发，建立物流系统和账务