采购与供应管理-第4章 采购流程

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1、第4章采购流程§4.1传统采购/供应管理过程§4.2低值物品采购（小额订单）§4.3电子化采购2011-12-211学习目标1.概述传统的采购流程2.掌握能够高效处理小额订单的低成本方法3.了解电子采购应用的主要形式4.理解采购电子采购系统的主要优点5.描述对MRO进行电子采购的步骤2011-12-212§4.1传统采购/供应管理过程EarlyProfessionalsInvolvement-EPIEarlySuppliersInvolvement-ESIrequestsforproposals-RFPThepurchasingp

2、rocess.AdaptedfromA.J.VanWeele,PurchasingManagement1994.2011-12-213•采购程序的关键步骤包括：内部顾客¾提出采购：包括发现需求，采购需求对需求进行描述等。¾选择：包括确定供应商并对供应商选择其进行分析，确定价格和采购条件。合同¾订货：签订合同，拟定并发出采购订单。下订单¾跟单、过程控制：对订单进行跟踪/催货，接收并检验收跟单、过程控制到的货物，结清发票并支付货款，维护记录。供应商2011-12-214图4-1采购过程一、提出采购（采购申请）•采购请求一般在采购部门以

3、外提出的，任何采购都产生于企业中某个人的确切的需求。•采购部门的主要职责是代表组织中的其他部门进行采购。•可以使用请购单来向采购部门告知采购需求。请购单一般有三个目的：¾请求采购所需的物品或服务；¾授权支出；¾为审计和参考提供记录。•请购单可以分为：¾通用请购单¾专用请购单：往返式请购单和采购清单2011-12-215请购单申请部门编号预算日期需要数量单位描述需要日期遇有问题时通知特殊发送说明申请方说明：一式两份，原件送采购部门，申请者保留文件副本。2011-12-216二、选择•选择可分为两个阶段：¾选择品牌或规格；¾选择供应商

4、。•采购形式分为：¾重复购买V直接重购V修重购修正重购¾首次购买V报价书价邀请书（requestforquotation,RFQ）V招标等2011-12-217三、订货（合同与订单）•合同是一种商业协定，要求提供物品或服务以便获得一定的报酬。合同是以法律为依据的。¾合同可能包括不止一份订单。比如总部的采购人员所签订的针对许多部门、工厂或分部需求的订货合同。¾长期合同通常包括了一年的采购需求，应该把续约日期错开，这样每个月都可以对一些合同进行分析和续约，而不是在某一个时间把合同集中起来续约。2011-12-218•订单是指要求对方做

5、某事的指示，例如提供货物或者完成某工程。很多情况下，采购订单同时包括订单细节和合同细节。¾通常的做法是规定：除了一些特殊例外情况外，所有的采购都需要使用正式的订单，其目的是明确组织能够接受什么，以防止不正当的商业行为。¾订单一般有多份组成，其副本被分别送往供应商、财务部门、收货部门和采购部门，以及进度科和请购者。2011-12-219四、跟单、过程控制•跟踪和催货•货物的接收和检验•结清发票，支付货款•维护记录2011-12-21101、跟踪和催货¾跟踪是对订单所做的例行追踪，以便确保供应商能够履行其货物发运的承诺。¾催货是对供应

6、商施加压力，以使其履行最初做出的发运承诺。2011-12-21112、货物的接收和检验¾根据规定的可以接受的质量水准（AcceptableQualityLevel,AQL）对交付产品进行检验。对产品进货检验的结果由质量控制部门统计列表，而该结果应提供给采购部门，以便采取相应的措施。¾全部检验VS抽样检验¾不合格的产品的处置2011-12-21123、结清发票，支付货款¾发票上通常有订单编号和每一项物品的单价。发票可能由采购部门或会计部门来核查。¾为了保证支付的货物实际已收到，保证采购经过了授权，就需要对发票、货物接收单及采购订单进

7、行核对。如果这三种表单的内容一致，就可以进行发票结算和支付。2011-12-21134、维护记录¾在完成工程、货物交付、进行验收并按时付款以后，采购部门需要对供应商的绩效进行评估，以便为将来进行如前所述的直接重购或修正重购提供参考。¾评估结果应该被输入和保存到供应商记录单或采购记录单中，以便在下次做出采购决策时使用。2011-12-21142011-12-2115§4.2低值物品采购（小额订单）一、概括订单二、空白支票采购订单三、公司采购卡四、供应商管理库存2011-12-2116一、概括订单（Blanketorder）¾一般包括

8、许多物品，集中签订合同，是一个很好的、可用于小额订货的简单方法。¾适用于MRO物料以及在几个月内要大量使用并频繁采购的生产线上的需求。2011-12-2117二、空白支票采购订单¾也称做凯瑟支票系统（KaiserCheckSystem)Kaiser