单位代理档案管理办法

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1、郑州市人才交流服务中心单位委托人事代理档案管理办法（试行）为进一步加强单位委托人事代理档案的管理，确保单位委托人事代理档案的安全性、完整性、合法性，根据《中华人民共和国档案法》、《干部管理工作条例》及国家、省市有关法律、法规，并结合工作实际，制定本办法。第一条单位委托人事代理档案由郑州市人才交流服务中心集中保管。严禁任何个人保管单位委托的人事代理档案。第二条代理单位应认真做好本单位人事代理人员档案材料的收集、整理、利用、转递等管理工作。档案相关业务接受郑州市人才交流服务中心的监督和指导。第三条代理单位应设专职人员具体负责本

2、单位人事代理人员档案的相关事项并协调处理遇到的问题。第四条代理单位应加强本单位人事代理人员档案材料的收集工作。收集的材料，必须经过认真的鉴别，并标注人事代理编号，统一送交人才中心归入档案。第五条郑州市人才交流服务中心根据档案管理的有关规定，健全人事代理档案保密制度、借阅制度，积极为代理单位做好档案的提供利用工作。同时，代理单位在查阅和借用档案时应严格遵守以下规定：（一）不具备人事档案管理资格的代理单位严禁借用档案；任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。（二）查阅或借用本单位人事代理人员档案代理单位应派专人持单位介绍

3、信。单位介绍信须注明查阅或借用事由、内容，办理登记手续。郑州市人才交流服务中心根据规定确定是否提供和提供什么材料。查阅档案仅限现场，不得将档案（档案材料）带离档案室。（三）代理单位查阅非本单位人事代理人员档案的，除持本单位介绍信外，须另持被查阅人个人《人事代理合同》并经本人同意。国家另有规定的从其规定。（四）档案一般不外借。如必须借出使用本单位人事代理人员档案（档案材料），代理单位应填写《单位委托人事代理档案借用登记表》（一式两份）并加盖公章，借用时间原则上不超过两个月。（五）代理单位借用档案（档案材料）到期后应主动归还。

4、拒不履行归还义务的不再借用其他档案（档案材料）。人才中心应主动做好借用档案（档案材料）的催还工作。（六）凡借用档案（档案材料）不得自行转借，不得擅自转出办理入编、入职等手续。（七）代理单位借用和查阅档案必须严格遵守保密规定和阅档规定，严禁涂改、圈划、污损、抽取、撤换、添加档案材料，不得泄露或擅自向外公布档案内容。无关人员不得擅自翻阅。（八）代理单位不得擅自拍摄复制档案内容。因工作需要必须摘抄、复制、拍照档案材料的须经人才中心档案室工作人员请示同意。凡复制、摘抄材料须加盖郑州人才中心人事代理专用印章方为有效。（九）凡批量借用

5、和查阅档案的，代理单位应提前预约告知。人才中心工作人员根据代理单位要求和实际情况尽快将档案备齐并主动反馈代理单位前来借阅。批量借用和查阅的档案实行集中借阅，统一归还。（十）自本规定发布之日起，此前凡借用档案超过两个月的请在十五个工作日内全部将借用档案（档案材料）归还。第六条对违反本规定的代理单位和经办人员，视情节轻重，郑州市人才交流服务中心有权给予批评教育、责令整改、不再提供有关服务等。触犯法律的，依法追究法律责任。第七条本规定由郑州市人才交流服务中心负责解释。第八条本办法自下发之日起执行。以往有关规定与本办法不一致的,以

6、本办法为准。附件：《单位委托人事代理档案借用登记表》