10记录管理程序

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1、1目的规范记录的格式设计、审定、填写、标识、收集、编目、归档、查阅、保存、维护和清理等要求，确保各项记录满足法律法规标准、客户、法定机构和认证机构的需求。2范围适用于中心质量活动和检测活动中的各种质量记录和技术记录的控制管理。3权责3.1质量管理科负责组织相关人员设计记录格式，质量负责人审批。3.2相关科室负责质量记录和技术记录的填写、唯一性标识以及收集。3.3质量管理科负责记录的编目、归档、保存、检索查阅、维护及清理销毁处置。4内容要求1记录的范围和内容4.1.1在质量体系活动中形成的各类质量记录，包括内部质量体系审核和管理评审报告、不符合报告及

2、纠正和预防措施记录、工作计划、总结、人员培训、考核记录，技术人员业绩档案、客户投诉及处理记录等。4.1.2在实施检测活动中形成的各类技术记录：检测报告存根（包括委托检测协议书、检测样品卡、抽样单、检测原始记录、客户提供的技术资料等），与检测有关仪器设备的档案；检验方法研究，科研项目，标准验证等技术资料；与检测工作质量有关的各种其它记录，如仪器设备使用记录、环境设施监控记录、样品管理记录、报告质量记录、仪器设备计量检定记录、分包档案、供应商名录、外购（指消耗品）资料和软件等；仲裁检验、比对验证检验、新产品鉴定检验资料等。4.2记录格式4.2.1记录格

3、式设计应保证工作过程和结果再现所需的足够信息，以便在尽可能的情况下找出不确定度的影响因素和检测工作不合格来源。记录格式还应包含可以确定检测属于某项具体检测任务的栏目。4.2.2所有经批准的记录表格rh质量管理科统一编码标识和发布使用，并编制记录清单。记录表格格式应受控，但使用发放不必记录，由使用人对照记录清单使用有效记录表格。4.2.3质量负责人每年组织一次记录格式审核，评价其适用性，必要吋进行修改。4.2.4在评审及使用中发现记录格式不适用吋，rfl使用部门重新修订，经审批后发布使用，并rti质量管理科负责通知相关部门和人员，发放新格式样本。4.

4、2.5外来表格（如：客户或上级部门提供要求使用），经使用人员审核、质量负责人/技术负责人审批后宜接采用，编码可使用原表格编码，不再重新编号，但应将其列入记录清单。4.3记录的形成和归档4.3.1中心所有工作人员应严格按照记录格式要求认真规范地填写各种记录。当记录中出现错误吋，每一错误应划改（平行双线），加盖个人印章，并将正确值填写在其上方。4.3.2各类记录的收集由专人负责，如期交资料管理人员验收、立卷、归档，记录移交应办理手续。4.3.3各科室应把技术记录的形成、积累、整理、归档纳入正常管理，科室负责人应经常进行检查。4.3.4各种记录均应清晰、

5、详实，内容准确，包含足够的、必要的信息量。4.4记录的保存期限4.4.1中心质量手册、程序文件、质量记录表格、有关规定、办法、检验标准、方法、细则、法规文件为长久保存，作废的文件经审批后销毁并有记录。4.4.2监测检验资料（包括检测报告存根、委托检测协议书、检测样品卡、抽样单、检测原始记录、客户提供的技术资料等）保存期为三年，与食品相关样品的检验资料保存期为五年，有特殊耍求的按照相关规定保存。4.4.3内部质量体系审核和管理评审报告、不合格报告及其纠正措施活动记录等，保存期为三年。4.4.4人员培训、考核记录及人员业绩档案保存至该人员离开本中心为止

6、。4.4.5仪器设备档案保存至仪器设备报废或转出。4.5记录的查阅4.5.1查阅记录应在本中心内，查阅时应填写“质量体系文件查阅审批农”和“质量体系文件查阅记录”，办理查阅审批和登记手续，特殊情况须经中心主任批准。4.5.2查阅者必须维护档案资料的安全、完整，未经允许，不得擅自复制、摘录、转借他人。严禁撕毁、涂改、划圈、丢失。具体按照“TSCDC/CX03文件控制程序”要求执行。4.6记录的保存4.6.1所有的记录都应安全贮存，对存放记录的档案室采取加防盗门窗、配备灭火器、除湿机、樟脑球、灭鼠药、避光窗帘等有效的措施，达到防盗、防火、防潮、防虫、防

7、鼠、避光等，防止记录损坏、变质、丢失。4.6.2记录的借阅按照《文件控制程序》执行，并为客户做好保密工作。4.7上述各类需耍存档的记录，年终由职责部门负责收集、整理、归档，由档案室统一分类编号，登记保管。4.8记录清查整理，每年一次，超过保存期限的记录档案，由档案室列出清单，经审核报中心主任批准，指定专人监督销毁，并办理有关登记手续。具体按照"TSCDC/CX03文件控制程序”耍求执行。4.9对电子存储的记录的管理按照“TSCDC/CX17微机、自动化设备管理程序”执行。5支持性文件5.1TSCDC/CX03文件控制程序5.2TSCDC/CX02保

8、护客户机密和所有权程序5.3TSCDC/CX17微机、自动化设备管理程序