山东春季高考文秘专业秘书基础

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1、秘书基础基础部主讲：朱晓艳秘书工作及其发展趋势1.秘书以及秘书工作的含义现代的“秘书”是一种职称或职务，是一种社会职业，是指直接协助各领导机构和领导人或私人处理日常工作的人员。在国际事务中责之一种外交官的职务，如一等秘书、二等秘书、三等秘书等。秘书工作是直接为机关或部门负责人提供综合性服务的辅助性管理活动，由秘书或秘书部门承担此项工作。秘书基础2.秘书工作的基本属性（1）辅助性秘书工作本身是处于从属地位的辅助性管理活动，其本质就是为领导服务，不仅是领导体力的辅助，而且是其脑力的辅助。（2）政治性秘书工作

2、的政治性主要取决于领导的政治性。主要体现在三个方面：①鲜明的阶级性②明确的政策性③高度的机要性（3）服务性秘书工作具有多层次的服务对象。我国党政机关的秘书部门历来坚持“三服务”的宗旨，即为领导机关服务，为各部门服务，为人民服务。秘书工作具有收录整理、录入打印、信息传送、会务服务、事务管理等多种服务手段。秘书基础3.秘书工作的主要任务根据秘书工作的各项具体任务的性质，可分为“政务”和“事务”两类主要任务，俗称“办文”、“办会”、“办事”。秘书基础4.我国秘书工作的发展趋势秘书基础（1）参谋职能强化趋势新时

3、期秘书工作参谋职能强化趋势，主要原因有两方面：一方面是飞速发展的经济建设的客观需要；另一方面是领导决策由经验决策向科学决策转变的需要。（2）秘书工作管理科学化趋势（3）办公手段现代化趋势所谓办公手段现代化，就是把计算机技术和现代通通信技术、系统科学和行为科学应用于办公室。对办公室内数量庞大而且无规律的业务活动进行智能化、电子化、自动化处理。秘书工作的基本原则、特点和作用秘书基础1.领导、领导活动、领导活动的要素、领导意图的含义领导有两个基本含义：作为名词，它指担任领导职务的个人或群体，可以是领导人，可是

4、是领导班子，也可以是领导机关；作为动词，它是指率领、引导、组织、指挥人们实现某一特定目标的行为过程。领导活动是在领导环境确定的一定范围内进行的一种有向性的人的综合活动。秘书基础领导活动的要素一般可概况为三个最基本的方面，即领导者、被领导者和作用客体。（1）领导者是领导活动的主体，是领导活动的核心，是一定群体或集团利益的代表者，对群体活动起着率领、引导、组织、指挥的作用。领导者的行为、活动受被领导者和领导环境的约束。领导者必须认识和顺应社会历史发展的客观规律和必然趋势，理解和符合被领导者的共同要求，体现群

5、体、集团的共同愿望。秘书基础（2）被领导者即领导活动中被领导的一方（个人或群体），是相对于领导者而言的。领导者与被领导者同处于一个大系统中，二者相互依存。一方面领导者应反映、代表、符合大多数被领导者的要求，否则将失去其从事领导活动的基础和后盾。另一方面，被领导者是领导者决策、意图的实施者、行动者，应自觉地成为领导活动中积极的、主动的力量，不能仅仅作为被动的一方。（3）作用客体领导者与被领导者共同的工作对象，即作用客体，在领导活动中也是不容忽视的重要因素。在领导活动中，领导者与被领导者共同对某一自然物作用

6、，产生出特定的产品（成果），这种自然物就是领导活动作用的客体。领导意图指领导者（领导人、领导班子、领导机关）领导社会组织实现其目标所提出的确定意见。领导意图——秘书工作的核心2.领导意图的形成秘书基础（1）领导意图是马克思主义普遍真理与各项具体管理实践相结合的产物。（2）领导意图是上级指示与本组织的具体情况相结合的产物。（3）领导意图是领导与群众的智慧相结合的产物。（4）领导意图是管理活动规律与相关业务规律相结合的产物。3.秘书工作在领导活动中的作用秘书基础（1）枢纽作用秘书部门处在组织的中心位置，因此

7、成为上情下达、下情上报、沟通左右、联系内外的咽喉：一是领导的决策指令要通过秘书部门传达下去；二是下面的问题、要求，包括下级的请示、报告，以及群众重要的来信来访，都要通过秘书部门递送上去；三是面上的情况、动态，以及经验教训，要经过秘书部门反映到领导手中；四是内部的计划、部署，要经过秘书部门传达到执行部门去。（2）助手作用秘书人员和秘书部门辅助领导工作的具体内容，有以下五个方面：a文书处理b筛选文件c文字把关d事务处理e督促作用（3）参谋作用（4）辅助协调作用（5）“不管部”作用凡是其他职能部门不管的事，领

8、导都可以安排给秘书部门去做，内容大致有以下四个方面：a围绕中心工作产生的任务b临时发生的突击任务c带全面性的人物或活动d为领导服务的其他事项（6）“窗口”作用4.秘书工作在领导活动中的特点依附性综合性服务性机密性政策性秘书基础秘书基础（1）依附性依附性是秘书工作的一个本质特征，在秘书活动中表现为辅助性。必须注意两点：一是只能为领导提供材料、政策依据、建议、情况、汇总及分析等，决不能越俎代庖，自作主张，强加于领导；二是不能反客为主，随意插手、