浅谈新形式下建设工程档案管理的工作创新

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1、浅谈新形式下建设工程档案信息化管理工作摘要：最近，中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，这一文件高瞻远瞩，总揽全局，着眼改革，把握重点，适应全面深化改革的新需要和档案工作发展的新变化，对档案和档案工作的重要性作出了新概括，对各级党委政府和各地区各部门各单位如何重视、支持档案工作提出了新要求，对如何进一步完善档案工作体制、健全三个体系、加大支持力度提出了一系列明确而具体的措施。随着国家出台这样的文件，对于建设工程档案管理又提出了新的要求，现如今如何管理好、使用好建设项

2、目档案成为摆在建设单位面前的一个重要课题。本文就建设项目档案管理谈谈自己的见解，希望能对建设单位的项目档案管理工作有所创新。关键词：建设工程、档案管理、信息化、创新正文：一、建设项目档案的内容及特点(-x建设项目档案的内容：建设项目档案是从项目提出立项、可行性研究、设计、决策、招投标、施工、质检、监理、设备采购安装、试运行、竣工验收等全过程管理中直接形成的，对国家和社会具有保存价值的应归档的各类文字、图纸、图表、声像等不同形式与载体的历史记录。建设项目档案主要包括基建文件、监理文件、施工文件和竣工文件。基建

3、文件是由建设单位在上述项目建设全过程中形成并收集整理的具有归档保存价值的文书档案和各种形式与载体的记录。监理文件主要是监理单位在工程建设监理过程中形成的监理管理资料、施工监理资料、竣工验收监理资料等向建设单位移交的档案。施工文件主要是施工单位在工程施工过程中形成的资料,包括施工技术文件、施工物资资料、施工测量监测记录、施工记录、施工试验记录、施工验收资料、质量评定资料、竣工图等向建设单位移交的档案。竣工文件包括工程规划验收、消防验收、人防验收、环保验收、档案验收文件、工程竣工验收备案文件等。(二x建设项目档

4、案的特点：建设项目档案是一个有机载体，其特点主要有三：(1)成套性。它记载和反映建设活动的全过程和成果，与总体的基建程序和专业内容衔接，构成项目完整的成套性整体；(2)专业性。建设项目档案是专业技术活动的真实记录，包括了从工程的酝酿、决策、设计、施工、竣工到建成使用的全过程；(3)现实性。它具有较强的现实使用性，是全面考核建设工作设计质量、工程质量的重要环节，是竣工验收的依据，是工程建设、使用维护和技术改造的不可缺少的现实性依据。二、当前建设工程档案管理存在的问题当前公司在建的工程项目档案管理信息化程度并不

5、高，甚至有的单位缺乏工程档案数据库的建设，一些档案管理人员对计算机技术在管理中运用不熟悉，对工程项目档案信息化的方法与途径也不了解。具体主要有以下几方面：(-)工程档案管理手段落后目前，一些单位档案管理人员任然采用传统的管理方法，把档案只是作为一种文本资料来保管。工程档案管理人员的工作也仅仅是对档案进行收集和整理。但是，许多项目本身档案文本数量非常庞大,因而在工程建设过程中，传统的管理手段不仅花费了大量人力物力，并且时效性往往较差，很难做到与工程项目建设管理同步。【陈智为等•档案管理学[M]•北京：中国人民

6、大学出版社,2008:514.515.](二)档案信息数据库建设落后目前，公司的档案管理虽然引入了计算机，单整体而言还停留在计算机制表和查阅等初级阶段，没有完全走上信息化管理的轨道。在档案信息数据库的建设上，数据库信息不完整、不准确，一些电子档案失真，从而影响了档案的使用，没有发挥信息化管理本身应有的优势。二、建设项目档案信息化管理的意义中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》中指出「档案作为党和国家各项工作和人民群众各方面情况的真实记录，是促进我国各项事业科学发展、维

7、护党和国家及人民群众根本利益的重要依据。”目前，公司所接触的工程项目大多数规模宏大，参建单位重点，具有建设周期长、投资数额大、社会效益强的特征。在这些项目建设过程中，建设项目档案管理的工作对整个工程能否最终成功起到极为重要的作用。完整的工程项目档案可以使管理者看清整个项目的进程,同时通过对工程档案了解来把握整个工程质量，其不仅是项目总承包单位了解工程进度、项目存在问题的重要依据，也是作为新项目开发的重要参考资料。建设项目档案管理基本方法(-)制定符合实际情况的档案管理规章制度根据建设项目的规模、特点和需要，

8、加强建设项目档案管理制度建设，建立健全项目档案工作各项规章制度，建立切合实际的项目档案工作管理体制和工作程序。制定明确的岗位责任，进行考核并与奖惩挂钩。俗话说“没有规矩，难成方圆”，建设项目由于规模大、工期长、形成资料多，特别是由于其所涉及的单位和环节众多，所以要想在建设项目档案管理中做到规范化、标准化，仅靠建设项目档案管理部门少数几个人的力量是根本办不到的。因此，依据不同项目特点制定符合该项目实际情况的档案管理