(CPA16)文档管理控制程序D

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1、收文单位：集团各部门一、目的二、范围三、特殊定义四、流程图五、职责六、说明七、流程关键KPI八、支持文件九、记录十、附件REVISION/AMENDMENTHISTORYTSSUEDATEREV.PAGEDESCRIPTIONOWNERFEB,28,2009AALL新版应丽飞MAY,18,2009B3-8更改：六、说明部份；七、关键KPI部份；十、附件。赵雪峰JULY,15,2009CALL按组织架构更改部门及岗位名称，去掉6.2.3文档管理职责相关性列表，具体见蓝色字体部份质量管理部总监JUNE,20,2010DALL1、按纽织架构更改部门名称；2、将6.4.1中的文档管理员由

2、三个级别改为两个级别，去掉平台级，只分为部/处级和公司级3、优化《文档稽查模版》《文档管理员清单》4、“6.3.2.4文档存放安全要求：”屮增加电了档的保存耍求5、更改《文档清单》的审批节点企划部总监一、目的为了规范集团文档管理，实现知识的积累与传承，提高工作效率，特制定本规定。二、范围本规定适用于记忆集团各部门及各类专项机构（如项目组、管理委员会等）的文档管理。三、特殊定义文档：是指集团在经营管理过程中所形成的数据统计、分析等资料以及实施或改进过程管理所形成的资料，是集I才I经营管理活动的重要资料，是监控集团经营管理活动健康水平的重要证据；文档属性定义：对文档的信息、密级、权限

3、、制作岗位、保存地点、输出频次和时间、审批等特性进行定义;文档属性定义完成审批后将作为文档管理的依据之一。四、流程图：N/A五、职责5.1体系管理主管：5.1.1负责制订并维护文档管理规范；5.2文控助理：5.2.1对公司的文档的存档的完整性进行监控；5.2.2对公司的文档的管理状况进行监督检查；5.2.3对各部门的文件管理员进行文件管理的培训与指导；5.2.4负责工程文件为体系文件、集团司发文件的统一管理；5.5.5负责组织人员对公司的文档管理进行稽查；5.3人力资源部：5.3.1负责对公司的整体的人员信息进行管理，包括员工的人事信息、薪酬信息、培训信息以及绩效考核、个人能力发

4、展信息、岗位异动信息、健康信息等与个人相关的信息；5.3.2负责员工劳动合同的统一管理；5.3.3公司培训教材的统一管理；5.3.4负责文档管理工作落实到干部评价或考核屮，落实到文件管理员的考核屮；5.4企划处：5.4.5负责对公司级、部门级项II的文档进行收集并管理；5.4.6负责公司规划材料的管理；5.5信息系统管理部：5.5.1负责对公司信息系统进行统一的管理，并建立数据库定期备份的管理制度。5.6风险控制部：5.6.1负责对公司合同/协议（除员工劳动合同）的统一悸理；5.7财务部:5.7.1依据国家财务法律法规及制度规范的要求进行财务相关单据的管理；5.7.2对于会影响到

5、财务数据的准确性的数据录入的相关环节进行整体的策划与控制，保证财务数据及经营分析数据的准确性；5.7.3负责财务预算材料的管理；5.8各部门经理/总监：5.8.1确认/审核本部门的文档属性定义表；5.&2负责确定本部门的文档管理员；5.8.3负责监督并指导员工按照文档管理规范婆求进行文件的管理；并确保文件管理信息的有效传递：5.9各部门文档管理员：5.9.1贯彻执行《记忆集团文档管理规定》，针对本部门进行全员培训，使每一位员工明确规范与流程；5.9.2负责木部门文档的编号管理、格式统一、以及文档清单的维护；5.9.3负责指导、监督本部门的文件管理工作。5.10所有员工：5.10.

6、1所有文档制作完成后提供文档清单的相关信息给部/处文档管理员；5.10.2接受文档的稍核；5.10.3学习并执行文档的管理制度。六、说明6.1文档分类：6.1.1基础信息采集类（记录类文档）：特指仅限于基础信息或基础数据的采集类文档，一般情况卜•不能作为运作监控或管理用途，需要进行统计/加工方可用于管理。1）系统文档：公司的应用信息系统的输入、输出文档；如SAPERP系统中使用的原始单据、不同部门之间传递信息的打印的系统表单等；2）应用系统数据库：存放于应用信息系统屮的数据，一•般以数据库的形式存在；3）苹础信息记录表：用于记录经营管理活动过程中产生的数据或信息;是报表数据的统计

7、源；4）订单：客户方向我方订购产品的凭证或是我方向供应商订购物料、材料的凭证；5）人员信息：包括员工的人事信息、培训信息、界动信息、健康信息等与个人相关的信息；6）财务单据：指财务的报销凭证等；6.1.2管理/运作监控类文档：1）技术报告：在公司研发或制造部门产生的技术创新或技术总结类的报告；2）分析报告：对公司的经营管理活动的各项运营指标进行监控并分析、提出改善计划的报告，或是产品的失效分析报告；如经营分析报告、质量月度分析报告等；3）业务报告：指与部门的业务直接相关联的不能包